社長交代の挨拶状には返信するべき？書き方や注意点も徹底解説！

取引先などから社長交代の挨拶状を受け取ったときに、返信をすべきかそれともしなくてもよいのか、と悩むケースもあるのではないでしょうか。結論からいうと、挨拶状への返信はしなくても相手に対して失礼になることはありません。一方で、丁寧な返信をすると相手にもよい印象を与えられる、と考えることもできます。 そこで今回は、社長交代の挨拶状に返信する際に知っておきたい返信文の書き方や注意点について解説します。

社長交代の挨拶状に返信はするべきか

社長交代の挨拶状を受け取ったときは、どのような対応が望ましいのでしょうか。挨拶状を受け取ったときの基本的なマナーをご説明します。

挨拶状への返信は必須ではない

社長交代があった企業は一般的に、ビジネスマナーとして取引先や顧客など、多くの関係先に挨拶状を送付します。送付側の企業も返信を期待しているわけではないため、挨拶状を受け取った場合も返信はしなくても問題ありません。しかし、親密な取引をしている企業の場合は、挨拶状を受け取ったときには返信をすると相手によい印象を与えられるでしょう。

返信をすることで相手企業の印象に残りやすくなる

挨拶状に返信をしなくても、マナー違反となることはありません。そのため、社長交代の挨拶状を受け取っても返信をしない企業の方が多い 現状となっています。だからこそ、社長交代の挨拶状に返信をすると、丁寧な対応をする会社だという印象を相手に与えることができます。 社長が交代しても取引が継続することを考えれば、特に重要な取引先や関係の深い企業から社長交代の挨拶状が届いた際には、できるだけ早く 返信をすることが得策とも考えられます。

社長交代の挨拶状の返信で気をつけるべき具体的ケース

社長交代の挨拶状を受け取ったら、できるだけ早く返信をすることが相手への好印象につながります。しかし、次に紹介するようなケースでは、返信の内容や発送のタイミングなどに注意が必要です。

前社長がまだ在任している場合

社長交代挨拶状の返信の宛先は、交代によって新たに就任した新社長です。したがって、前社長がまだ在任中に、新社長の就任を祝う返信を送付すると失礼にあたります。 社長交代の挨拶状は、新社長の就任後に送付されるケースが一般的ですが、中には早い段階で挨拶状を送付する企業もあります。社長交代の挨拶状を受け取った場合には、社長交代の日時を確認し、すでに社長交代が済んでいることを確かめたうえで返信を送付しましょう。

前社長の死去による社長交代で新社長が前社長の親族の場合

社長交代にはさまざまな理由があり、前社長が 亡くなり、新たに前社長の親族が社長に就任するケースもあります。この場合は、新社長は個人として喪に服す期間にあたるため、就任を祝うような言葉は避けなければなりません。また、前社長に生前お世話になったことの御礼とお悔やみの言葉を添えることも忘れないようにしましょう。

社長交代の挨拶状へ返信をするタイミングは？

社長交代の挨拶状に返信をするときには、受け取ってからできるだけ早いタイミングで送付するようにしましょう。挨拶状の返信タイミングに明確なルールはありませんが、受け取ってからあまり時間が経過してからの返信は適切とはいえません。せっかく返信をしてもタイミングを逃すと返って悪い印象を与えてしまう可能性もあります。 社長交代の挨拶状に返信をする際には、挨拶状を受け取ってから2週間以内に返信するとよいでしょう。

社長交代挨拶状への返信の書き方

社長交代の挨拶状を受け取り返信する際は、挨拶状と同様ビジネスマナーに則った形で書いて送付することが主流です。社長交代の挨拶状への返信の基本的な書き方は次の通りです。

挨拶文の書き方

正式な挨拶文には、書き方の 基本的なルールがあります。 一般的な挨拶状は、頭語と時候の挨拶から始まる「前文」、相手に伝えたい本題を記載する「主文」、結びの言葉と結語で締める「末文」、日付や差出人名などを示す「後付け」から構成されています。

頭語から記載する

挨拶状はフォーマルな文書です。挨拶状では、本題に入る前に必ず頭語を記載します。頭語にはいくつもの種類がありますが、一般的には「拝啓」が多く用いられています。より丁寧な挨拶状を送付したい場合には「謹啓」や「謹呈」などを用います。 頭語と結語は１つのセットになっていて、組み合わせが決まっています。主文を書き終えた後は、頭語に 呼応した結語を記載することを忘れないようにしましょう。

時候の挨拶を記載する

頭語を書いたら、次に季節に応じた時候の挨拶を入れます。日本は、四季をはっきりと感じられる国であり、挨拶文を書く際にも 季節が感じられる言葉を入れるとより美しい文章となります。 ビジネス文書では、時候の挨拶として季節を問わずに使用できる「時下」を用いるケースもあります。時下は「最近」や「この頃」を示す言葉であり、挨拶状の返信時に頭語として時下を用いることは決してマナー違反にあたるわけではありません。しかしながら、やや機械的な印象となり、あたたかみに欠けてしまう側面もあります。時候の挨拶を記載する際には、季節を感じさせる表現を覚えておくと心のこもった文章の作成に役立ちます。 季節ごとの時候の挨拶としては、次のような表現があります。

月	時候の挨拶
1月	初春の候・孟春の候・新春の候
2月	立春の候・晩冬の候・向春の候
3月	春分の候・早春の候・春暖の候
4月	仲春の候・春風の候・陽春の候
5月	薫風の候・立夏の候・新緑の候
6月	初夏の候・夏至の候・梅雨の候
7月	盛夏の候・真夏の候・大暑の候
8月	晩夏の候・立秋の候・残暑の候
9月	初秋の候・新涼の候・秋冷の候
10月	仲秋の候・菊花の候・秋涼の候
11月	深秋の候・立冬の候・晩秋の候
12月	師走の候・霜夜の候・寒冷の候

※時候の挨拶では、旧暦にならった表現を用いるため、立夏や立秋など、現在の季節のイメージとはやや異なるケースもあります。 ビジネスシーンでは時候の挨拶の後に、相手の繁栄や成功を慶ぶ表現を記載します。次に、日頃お世話になっていることへの御礼を述べるようにしましょう。 具体的には 「春風の候　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます」といった具合です。

本文の書き方

時候の挨拶を終えたら本題に入ります。社長交代の挨拶状に対する返信をする際の文章には、一般的に次のような書き方が用いられます。

新社長の就任お祝いの言葉を記載する

挨拶状では、本文を書き出す前には起こし言葉を入れます。起こし言葉は前文から本文に入る際に話題を変えることを示す言葉で、「さて」、「早速ではございますが」、「ところで」などが用いられます。 本文では起こし言葉の後に、新社長の就任を祝うお祝いの言葉を記載します。新社長の就任に対する祝辞にはなりますが、会社によって役職の呼び方は異なります。受け取った挨拶状の文面を確認し、挨拶状に記載されている役職名にならって文面を記載するようにしましょう。代表取締役に就任した場合の祝辞 としては 「さて、この度の代表取締役へのご就任、誠におめでとうございます 心よりお祝い申し上げます」といった具合に書くとよいでしょう。

お祝いの品を送付する場合はその内容も記載する

挨拶状への返信とともに、社長就任のお祝いやお花などを送ることもあるでしょう。その場合には文章の中に 「ささやかながらお祝いのしるしに心ばかりの品をご用意しましたので、ご笑納いただけましたら幸いです」といった内容を加え、お祝いを送付する旨を記載します。

本文最後の書き方

本文の最後は、結びの言葉で締め、頭語に合わせた結語を記載します。

結びの言葉を記載する

結びには、今後の活躍を祈念する言葉も添えるとより一層、社長就任を祝う気持ちが伝わり、丁寧な印象となります。 具体的には、 「〇〇様の更なるご活躍と貴社のより一層の発展を心よりお祈り申し上げます」 「今後ますます多忙の日々となり、更なるご重責を担われることと存じますが、くれぐれもお体にはご留意のうえ、ご活躍されることをお祈りいたします」といった文章が適しているでしょう。 また、最後に 「まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます」 「近日中にご挨拶へお伺いいたしたく存じますが、まずは書中にてご祝詞申し上げます」 このような一文を入れて、取り急ぎ書中での挨拶にて失礼する旨を記します。

結語を記載する

拝啓を使用した場合は「敬具」または「敬白」、謹啓を使用した場合には「謹言」または「謹白」を記載します。頭語と結語の組み合わせを誤ってしまうと失礼にあたりますので、頭語にふさわしい結語を選ぶように気をつけましょう。

挨拶状の返信の際の注意点

最後に、社長交代の挨拶状に返信する際に注意した方がよいことをご紹介します。

新社長宛に送る

社長交代の挨拶状に対する返信は、新社長宛に送るものです。誤って前社長宛に送付することがないよう、返信を送る前にはしっかり社長名を確認するようにしましょう。

プライベートに関することは書かない

社長交代の挨拶状に対する返信は、ビジネス上の文書です。たとえ個人的なお付き合いがある方であっても、他の従業員の目に触れる可能性があるため、挨拶状の返信にはプライベートに関わることを記載するのは控えましょう。

前社長、新社長に関するネガティブなことは書かない

社長交代の挨拶状に対する返信は、新社長の就任を祝う文書です。お祝いの文書の中では、前社長や新社長の評価を下げるような話題には触れないようにしましょう。

【まとめ】挨拶状には丁寧な返信をして友好な関係を築こう

社長交代の挨拶状を受け取っても、返信が必須なわけではありません。しかし、新社長就任に対するお祝いのメッセージを含めた返信を送付することは、相手に好印象を与える絶好の機会にもなります。 挨拶状を受け取ったら、今後も円滑な取引ができるようにできるだけ早いタイミングで返信をすることをおすすめします。 挨拶状の達人は、創業70年を誇る挨拶状印刷の老舗です。社長交代をお知らせする挨拶状の作成も承っています。社長交代の挨拶状を作成したい場合は、文例を多数記載したこちらの記事もご参照ください。