新たに役員が就任した場合、日本では取引先や顧客などに挨拶状を送付する文化があります。しかしながら、昨今では役員就任の挨拶状を送付しない企業もあるようです。では、役員就任の挨拶状を送付することには、どのような意味があり、どのようなメリットがあるのでしょうか。
今回は、役員就任の挨拶状を送付するメリットや挨拶状作成時に活用できる文例を詳しく解説します。
役員就任の挨拶状とは
挨拶状とは、お世話になっている相手に対してお礼やお詫び、そしてお知らせを伝えるための文書のことです 。
役員の変更をいち早く取引先にお伝えするもの
役員就任の挨拶状には、役員が変更されたことをいち早く取引先や顧客などに伝える役割があります。取引先や顧客を実際に訪問し、役員が変更した旨を伝えることもできないわけではありません。しかし、挨拶のために訪問をするとなると多大な時間と労力がかかります。ある企業には役員交代の挨拶に行ったのに、別の企業にはまだ来訪がないとなれば、伝達が遅れた企業は良い印象を抱かないことでしょう。
挨拶状を送付すれば、多数の取引先や顧客にいち早く、しかも同時に役員就任のお知らせができます。
最近では、役員就任の挨拶状を廃止する企業もある
ビジネス上でも電子メール等でのやり取りが増えた今、役員就任の挨拶状を送付しない企業もあります。しかし、メールでの挨拶は手軽に送付できる分、礼を欠いていると捉える企業もあるようです。
今後も変わらぬ取引を希望するのであれば、フォーマルな印象を与える挨拶状を送付して、相手への敬意を示す方が賢明でしょう。
挨拶状を送るメリット
では、役員就任の挨拶状を送付するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。
会社の関係者を整理できる
挨拶状を送付する際には、送付先のリストを精査します。そのため、重要な取引先であるのか、すでに取引が終了している会社であるのか、会社の関係者を整理する良いきっかけともなります。近年は取引が少なくなっている会社や顧客も、挨拶状の送付をきっかけにして再度ビジネスチャンスにつなげられる可能性もあるでしょう。
取引先に丁寧な印象を与えられる
挨拶状を送付しない企業も増えている今だからこそ、手間をかけて挨拶状を送付する企業は相手に丁寧な印象を与えます。挨拶状は、相手に敬意を示す書状でもあるため、ビジネスマナーに則った挨拶状を送付すれば、役員就任についてのお知らせをすると同時に企業としての品格も示せるでしょう。
新体制後の有効な取引につながる
役員就任の挨拶状を送付する際には、相手に対して丁寧にお礼を伝えたうえで、新たな体制での決意を伝え、今後の変わらぬ取引をお願いします。挨拶状なしに新体制での取引を依頼した場合、相手が失礼だと感じるケースもあるでしょう。挨拶状の送付は新体制後の取引にも良い影響を与えるのです。
役員就任や社長交代などに使える挨拶状文例のご紹介
社長交代も含め、役員就任についての挨拶状を送付する際に利用できる、さまざまなパターンの文例をご紹介します。
単カード 社長就任 全役員名入り
謹啓 平素は格別のご高配を賜り 深く御礼申し上げます
さて 〇〇月〇〇日の株主総会ならびに取締役会におきまして左記のとおり役員が選任され それぞれ就任いたしました
つきましては 何卒ご高承のうえ今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます
謹白
令和〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
常務取締役〇 〇 〇 〇
取締役〇 〇 〇 〇
二つ折カード 会長社長就任
謹啓 時下 ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り有難く厚く御礼申し上げます
さて 私儀
このたび代表取締役社長を退任し代表取締役会長に就任いたすことになりました
社長在任中は公私ともに格別のご懇情を賜り誠に有難く厚く御礼申し上げます
なお 後任には〇〇〇〇が就任いたしましたので 私同様一層のご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶かたがたお願い申し上げます
勤言
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役会長〇 〇 〇 〇
謹啓 時下 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り心より厚く御礼申し上げます
さて 私儀
このたび〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任いたしました
甚だ微力ながら社業発展のため全力を尽くす所存でございますので何卒前任者同様のご指導ご鞭撻を賜りますよう切にお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって謹んでご挨拶申し上げます
謹言
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
二つ折カード 社長就任披露 パーティー
謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り 深謝申し上げます
さて 私儀
このたび弊社第〇回定時株主総会において代表取締役社長に就任いたしました
甚だ微力ではございますが社業の発展に専心努力してまいる所存でございます
今後ともなお一層のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
つきましては就任披露をかね ご高説を賜りたく左記のとおり小宴を催させていただきたいと存じます
ご多用中誠に恐縮ではございますが ぜひともご来臨賜りますようご案内申し上げます
謹白
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
記
日時 令和〇年〇月〇日（〇）午前〇時～〇時まで
場所 〇〇〇〇〇 〇〇〇〇
所在地 〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇－〇〇
TEL 〇〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇
なお 誠にお手数ながら〇月〇日までに同封のはがきにて ご都合のほどをお知らせくださいますようお願い申し上げます
単カード 社長就任披露パーティー お礼
謹啓 時下ますますご清栄の段お慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます
さて 社長就任披露パーティーの折はご繁忙中にもかかわらずご出席いただき身に余るお言葉まで賜り誠にありがとうございました
当日は不慣れなことで不行き届きの点がありましたことご容赦頂ければ幸いです
このうえは皆様のご期待に添えるよう 鋭意努力いたす所存でございますので今後ともお力添えを賜りますよう心よりお願い申し上げます
まずは略儀ながら書面をもちまして御礼かたがたご挨拶を申し上げます
謹白
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
単カード 社長就任披露 パーティー
拝啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます
さて 私儀
このたび弊社第〇回定時株主総会において取締役社長に就任いたしました
甚だ微力ではございますが社業の発展に際し全力を尽くしてまいる所存でございます
何卒一層のご支援 ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
つきましては就任披露をかねご高説を賜りたく左記のとおり小宴を催させていただきたいと存じます
ご多用中誠に恐縮ではございますが ぜひともご来臨賜りますようご案内申し上げます
敬具
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
一、 日時 〇年〇月〇日（〇）受付〇時～ 開会〇時～
一、 場所 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
TEL 〇〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇
単カード 社長就任退任時株主総会
謹啓 〇〇の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素はひとかたならぬご厚情にあずかり深謝申し上げます
さて 私儀
令和〇年〇月〇日開催の第〇回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
もとより浅学菲才ながら今後社業発展に誠心誠意精励する覚悟でございますので一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
早速拝眉のうえご挨拶申し上げるべきところまずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶申し上げます
謹白
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
単カード 社長就任前社長逝去
謹啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて 私儀
このたび弊社代表取締役社長〇〇〇〇の逝去に伴い 後任として代表取締役社長に就任いたしました
あらためて前社長が賜りましたご厚情に心より感謝いたします
今後は故人の遺志を受け継ぎ微力ながら社業発展に尽くす所存でございます
何卒倍旧のご指導ご懇情を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶と代えさせていただきます
謹白
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
単カード 社長就任前社長永眠
謹啓 貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
去る〇月〇日弊社代表取締役社長〇〇〇〇が永眠いたしました
ここにあらためて故人への生前のご厚誼に不弱御礼申し上げます
さて 私儀
このたび 故〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任することとなりました。
つきましては微力ながら皆様のご期待にお応えできるよう今後一層精進じてまいる所存でございます
何卒一層のご指導とご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます
謹白
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
単カード 社長就任株主総会
謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます
さて 私こと
このたび 第〇回定時株主総会及び取締役会により〇〇〇株式会社代表取締役社長に選任され 令和〇年〇月〇日をもちまして就任させていただく運びと相成りました
甚だ浅学菲才の身ではございますが 前社長の方針を受け継ぎつつ更なる社業の発展に全力を尽くしてまいる所存でございます
何卒一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略式ながら書面をもって就任のご挨拶を申し上げます
謹白
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
単カード 社長就任
謹啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り心より御礼申し上げます
さて私こと
このたび代表取締役社長に就任いたしました
つきましては微力ではございますが社業発展に一意専心してまいる所存でございます
なにとぞ前社長同様のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
拝眉の上ご挨拶申し上げるべきところでありますが略儀ながら書中をもちましてお願いかたがたご挨拶申し上げます
謹白
令和〇〇年〇〇月
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
単カード 社長就任(有限会社)
謹啓 〇〇の候 いよいよご清祥のこととお慶び申し上げます
さて 私儀
このたび有限会社〇〇〇〇代表取締役社長に就任する運びとなりました
甚だ微力ではありますが 十五代目としてのバトンを受けた者として先人の功績を受け継ぎ社業の発展のため一層精励してまいる所存でございます
今後とも何卒みなさまのご指導とご鞭撻を賜りたくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶いたします
謹白
令和〇〇年〇〇月
有限会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
就・退任 役員交代文例 役員連名
謹啓 〇〇の候 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
さて私ども
このたび〇〇法人〇〇〇〇〇〇理事長 専務理事を退任いたしました
在任中は公私共に格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます
なにとぞ今後とも倍旧のご厚誼のほどお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって御礼方々ご挨拶申し上げます
謹白
令和〇〇年〇月〇日
〇〇法人〇〇〇〇〇〇
前理事長 〇 〇 〇 〇
前専務理事 〇 〇 〇 〇
謹啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
さて私ども
このたび〇〇法人〇〇〇〇〇〇理事長 専務理事に就任いたしました
微力ではございますが ご期待に副うべく専心努力いたす所存でございますので なにとぞ今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
誠に略儀ながら書中をもって就任のご挨拶を申し上げます
謹白
令和〇〇年〇月〇日
〇〇法人〇〇〇〇〇〇
理事長 〇 〇 〇 〇
専務理事 〇 〇 〇 〇
就・退任 役員交代文例
退任のご挨拶
謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて私こと
このたび〇月〇〇日開催の定時総会を持ちまして〇〇〇〇〇〇会長を退任いたしました
在任中は公私にわたり格別のご厚情ご指導を賜りましたことを厚く御礼申し上げます
今後とも当機構への変わらぬご支援ご協力を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちまして御礼と退任のご挨拶を申し上げます
謹白
令和〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇〇〇
前会長 〇 〇 〇 〇
就任のご挨拶
謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて私こと
このたび〇〇〇〇会長の後を受け〇〇〇〇〇〇会長に就任いたしました
つきましては誠心誠意その職責を全うし社業発展のため最善の努力を尽くす所存でございますので今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶を申し上げます
謹白
令和〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇〇〇
会長 〇 〇 〇 〇
就・退任 社長交代文例
謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて私儀
去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会をもちまして代表取締役社長を退任いたしました
社長在任中は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます
なお後任には〇〇〇〇が就任いたしましたので私同様お引き立てのほどお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます
謹白
令和〇〇年〇〇月
〇 〇 〇 〇
謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて私儀
去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会ならびに取締役会におきまして〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任いたしました
つきましては 微力ながら社業の発展のため精励いたす所存でございますので何卒一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白
令和〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
単カード 社名変更に伴う社長就任
謹啓 〇〇〇の候 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
さて 弊社 令和〇年〇月〇日を持ちまして先のように社名を改称致すこととなりました
また私こと
このたび〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任致しました
業界を取り巻く環境が一段と厳しさを増す折からその責務の重大さを痛感致しております
つきましては今後全社員一致団結して社業発展のため専心努力いたす所存でございますので一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは書中をもちましてご通知かたがたご挨拶申し上げます
謹白
令和〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
単カード 役員交代と社名変更
謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素より格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます
さて このたび第〇回臨時株主総会ならびに取締役会にて社名変更と役員の選任が決議されましたのでお知らせいたします
これを機に 社員一同新たな決意をもって努力してまいる所存ですので今後も倍旧のご愛顧を賜りますようよろしくお願いいたします
略儀ながら まずは書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白
令和〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇〇〇（旧社名□□□）
代表取締役社長〇 〇 〇 〇
記
代表取締役社長 〇 〇 〇 〇
取締役 〇 〇 〇 〇
取締役 〇 〇 〇 〇（新任）
役員就任の際の挨拶状は挨拶状の達人まで！
役員が代わり、新たな体制で会社が進み始めるときは、取引先や顧客など、日頃お世話になっている方々へ役員就任の挨拶状を送付します。
ビジネスマナーに則った挨拶状は、相手に敬意を示す書状でもあります。挨拶状を送付しない企業も増えている中、丁寧な挨拶状の送付は相手に好印象を与えるでしょう。しかしながら、挨拶状の送付は、文章の作成から用紙の用意、文面や宛名の印刷、封入、発送とかなりの手間が生じます。
挨拶状の達人は、挨拶状印刷の豊富な経験から、スピーディーに美しい挨拶状を作成しております。封筒印刷から封入、発送まで、挨拶状の発送をワンストップで支援していますので、役員就任の挨拶状を送付する際は、挨拶状の達人にお任せください。
■監修者 大川 ユカ子のコメント
役員改選が行われ、新しく役員就任となった人物の紹介や役員交代のお知らせは、封書で挨拶状を送付することが一般的です。会社が役員を変更し、新体制となることは取引先や関係者にとっても大きな出来事であり、今後の関係に影響を及ぼす可能性もあります。役員交代は会社にとっても重要な節目と捉え、取引先や関係者には速やかに礼節をもってご報告する必要があるでしょう。
時代の流れとともに最近では役員交代のご案内をメールやS N S等で手軽に済ませる企業もありますが、手軽さゆえに先方は「簡単に済まされた」、「軽くあしらわれた」と受け取ってしまうかもしれません。改まった気持ちで送る挨拶状は、相手に敬意や誠意を示す書状として大きな役割を果たします。取引先や関係者のことを大切にしている姿勢を伝えるためにも挨拶状の送付は欠かせないと言えるでしょう。
役員交代の挨拶状の送付は単なる人物紹介に留まらず、新たな気持ちで企業責任を果たすべくより一層事業に邁進する意思を伝えるための絶好の機会でもあります。役員交代の挨拶状送付は会社のさらなる発展と企業価値を高めるツールにもなり得ると捉え、上手に活用すると良いでしょう。
■監修者プロフィール
一般社団法人スマートマナークリエイト
代表理事 大川 ユカ子
学習院大学卒業後、全日本空輸株式会社（A N A）客室乗務員として国際線チーフパーサーや政財界のV I Pフライト、ファーストクラスパーサーを担当する。のちに一般社団法人スマートマナークリエイトを設立。代表理事として企業研修や医療接遇、接客指導、マナー講師、幼児マナー教育を中心に活動を続ける。セミナー受講者数のべ12,000人以上。
〈メディア〉
日本テレビ 「news every 」出演 ／ ビズアップ総研 「場の空気の読み方」D V D出演 ／ 気持ちよく引き受けてもらう「頼みかた」D V D出演 ／ フラワーラジオ定期出演 ／ 雑誌 「ネイルＵＰ！」（マナー特集）／ 小学館 美レンジャー（WEB記事）／ 美容業界季刊誌 「ガモウニュース」連載／ 書籍「おもてなしの教科書」 ／ 電報のマナー（冊子） （ほか多数）