新任社長必見！決算期における社長交代の手続きや挨拶状の文面などを解説

日本では、4月から翌年3月までを事業年度とし、3月を決算期としている企業が多くあります。そのため、3月の決算期のタイミングで社長交代を行うケースが少なくありません。
社長交代にはさまざまな手続きが必要です。中でも、取引先への社長交代の通知は忘れてはならない大切な責務の一つといえるでしょう。では、決算期に社長交代を行った場合、どのような形で挨拶状を送付すればよいのでしょうか。
今回は、決算期に社長交代を予定している企業のために、決算期における社長交代の挨拶状の文面などについて分かりやすくご説明します。

決算期における社長交代のタイミング選びと挨拶状の役割

決算期に社長交代を行う場合、決算と社長交代のそれぞれの手続きを進めなければならず、作業は煩雑になりがちです。まずは、決算期に社長交代を行う場合のタイミングや挨拶状の役割についてご説明します。

決算期に社長交代を行うメリットとタイミング設定の考え方

多くの企業では、3月を決算期としています。そのため、決算期に社長交代をすると、新卒社員の入社や人事異動などの人の動きに合わせ、新年度の始まりである4月から新たな経営戦略のもとで事業を進められるというメリットがあります。また、株式会社は、定時株主総会終了後に官報や日刊新聞、電子公告などの方法で決算公告をしなければなりません。大手企業の場合は、株主総会などのスケジュールも踏まえ、4月の社長交代をスムーズに行うための段取りとして、1月前後に社長交代について発表するケースが多くなっています。

挨拶状を活用した円滑な株主とのコミュニケーション

社長交代をお知らせする挨拶状は、取引先に送付するだけでなく、株主にも送付するケースがあります。3月を決算期とする企業は、6月に株主総会を開くケースがほとんどです。株主に対して挨拶状を送付し社長交代を事前に通知することで、株主とのコミュニケーションが円滑になるという効果も期待できます。

社長交代に伴う手続きと挨拶状の作成方法

社長交代の手続きは多岐にわたるだけでなく、手順にも注意を払う必要があります。ここでは、株式会社において社長交代を行う際の手続きの流れや挨拶状の作成方法についてご説明します。

株主総会での決議と承認の流れ

日本では多くの場合、社長は代表取締役を兼ねています。代表取締役が交代となる場合は、法律で必要な手続きが定められており、ルールに則った形で代表取締役の交代を行わなければなりません。社長交代に必要なプロセスは、取締役会を設置しているかどうかで変わってきます。
取締役会を設置している場合は、取締役会において代表取締役、つまり次の社長の決議を行います。取締役会設置会社の場合、代表取締役は取締役の中から選出します。また、取締役の就任にあたっては株主総会での決議・承認が必要です。したがって、次期社長を取締役ではない人物から選出する場合には、株主総会を招集し、株主の議決権の過半数の賛成による承認を受けなければなりません。また、社長選定時の取締役会の議事録は、法務局で社長交代の登記変更をする際に添付書類として提出する必要があります。

一方、取締役会を設置していない会社の場合は、次のいずれかの方法で次期社長を選定します。

• 株主総会で決議をとる
• 互選により選定する
• 定款で代表取締役を指名する

株主総会の決議によって次期社長を選定する場合は株主総会の招集が必要ですが、その他の選出法を選ぶ場合は、株主総会の招集は不要です。

代表取締役の就任・退任時に必要な手続き

新社長の就任にあたっては、前述のように取締役会の設置の有無によって、取締役による決議や株主総会による決議など、必要な手続きが変わってきます。
また、社長交代によって現在の社長は代表取締役の座から離れることになります。取締役の辞め方には「退任」、「辞任」、「解任」の3つがあります。退任とは任期満了に伴い、取締役を辞する際に用いる言葉です。代表取締役の任期は原則として2年、非公開会社の場合は最長10年となっています。任期満了による退任の場合は、登記変更の際にその旨を記載した株主総会の議事録が必要です。
また、辞任とは代表取締役の意思によって辞める場合に用いる言葉です。辞任による社長交代の場合は、辞任にあたって株主総会において決議をとる必要はありません。
最後に、解任とは、会社側から任期中に代表取締役を辞めさせることです。解任の場合は株主総会の決議が必要です。

役員変更に伴う登記と挨拶状の準備

社長交代は役員の変更であり、社長交代時には法務局で登記変更の手続きが必要です。登記変更は、社長交代後、2週間以内に行う決まりとなっています。登記変更が完了しなければ、税務署などで代表者の変更手続きを進めることもできません。そのため、社長交代が決定したらできるだけ早いタイミングで登記変更を申請するようにしましょう。
また、登記変更が完了したら、社長交代を社外に伝える挨拶状の発送に取りかかりましょう。登記変更完了後に速やかに挨拶状を発送できるよう、挨拶状の準備も同時に進めておくことが大切です。

挨拶状による社外コミュニケーションの強化

社長交代にあたり、取引先などに社長が交代した事実を伝える必要があります。社長の交代は企業のトップの交代を意味します。社長が交代したにもかかわらず、取引先にその事実を伝えなかった場合、相手はその会社に対して不信感を抱いてしまう可能性があります。挨拶状は社長交代をお知らせするツールとして、大きな役割を担っているのです。

社長交代時の挨拶状作成ガイド

社長交代の挨拶状を作成する際には、発送先リストの準備、挨拶状の文章の準備が必要です。また、挨拶状はカード型の用紙に印刷し、封筒に入れて発送するケースが多くなっています。
社内で挨拶状を印刷することも不可能ではありません。しかし、社長交代という大きな出来事を通知するに相応しい書状として企業の品格を示すためにも、社長交代の挨拶状はできるだけフォーマルな形式で発送したいものです。多くの企業では、印刷会社に依頼して挨拶状を作成しています。
挨拶状の作成には手間と時間がかかります。特に忙しい決算期に社長交代を行う場合は、ミスなく美しい挨拶状をスピーディーに発送するためにも、印刷会社の活用をおすすめします。

プレスリリースと挨拶状の使い分け

社外に社長交代を知らせる手段としては、挨拶状のほかにプレスリリースを利用する方法もあります。プレスリリースとはメディアを通して、外部にメッセージを伝える手法です。社会全般に伝えることができるため、広く社長交代を知らせたい場合にはプレスリリースも活用した方がよいでしょう。
しかしながら、プレスリリースを活用したからといって、確実に記事として配信されるわけではありません。また、取引先や関係先などにプレスリリース内容が届かない可能性もあります。日頃から取引がある企業などへは、確実かつ誠意を込めて社長交代を伝えるためにも、挨拶状をきちんと送付する方がよいでしょう。

適時開示制度と挨拶状の役割

投資を行ううえで必要となる会社の情報を適切なタイミングで投資者に伝えるため、取引所は上場会社に対して、会社に関する重要な情報の開示（適時開示）を義務付けています。代表取締役の変更も重要な情報に該当し、株式を上場している企業は代表取締役を変更した場合、直ちにその内容を開示しなければなりません。
適時開示は投資家に対し、会社の重要情報を伝えるために実施するものですが、株主には挨拶状で社長交代お知らせするとより丁寧な印象を与えることができるでしょう。

決算期における社長交代を伴う挨拶状の文例

決算期に社長交代を行う場合の挨拶状の文例を3つご紹介します。社長交代の挨拶状を作成する際には、ぜひ参考にしてください。

社長交代の挨拶状文例①

謹啓
平素は格別のご高配を賜り深くお礼申し上げます
さて○○月○○日の株主総会ならびに取締役会におきまして左記のとおり役員が選任されそれぞれ就任いたしました
つきましては役員一同今後とも社業の発展に努力いたす所存でございますので何とぞご高承のうえより一層のご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹言
令和〇〇年〇○月〇日
株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

記

なお 取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました
在任中に賜りましたご厚情に対し厚く御礼申し上げます

社長交代の挨拶状文例②

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有り難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として○○○○が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇○月

〇〇〇〇

謹啓
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇○月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

社長交代の挨拶状文例③

謹啓
○○○の候　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて私儀　

このたび弊社第○回定時株主総会において代表取締役社長に就任いたしました
はなはだ微力ではございますが社業の発展に専心努力してまいる所存でございます
今後ともなお一層のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
つきましては就任披露をかね　ご高説を承りたく左記のとおり小宴を催させていただきたいと存じます
ご多用中誠に恐縮ではございますが　ぜひともご来臨賜りますようご案内申し上げます

謹　白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

記

まとめ：挨拶状作成のご依頼はぜひ挨拶状の達人へ！

決算期に社長交代を行う企業は少なくありません。しかし、決算期に社長交代を行う場合、決算報告の準備なども忙しく、社長交代の挨拶状の準備に十分な時間を確保できないケースもあるでしょう。挨拶状を効率よく作成し、着実に準備するならぜひ挨拶状印刷の老舗である「挨拶状の達人」にお任せください。
リーズナブルな価格で美しい仕上がりの挨拶状を作成いたします。また、宛名印刷や封入代行、投函の代行まで、挨拶状の発送にまつわる、あらゆる業務の代行も承っています。社長交代の挨拶状印刷をご検討の際には、お気軽に挨拶状の達人にご相談ください。