社長交代と事務所移転の挨拶状の書き方！お知らせの方法と例文も紹介

日本では4月に新年度を迎える企業が多いことから、4月のタイミングで社屋を移転したり、社長交代や人事異動などを行うケースが少なくありません。社長交代は、社内はもちろんのこと、社外に与えるインパクトも非常に大きいため、社長交代時には早急に挨拶状で取引先などにお知らせをする必要があります。また、社屋の移転をした場合や役員の人事異動があった場合も、挨拶状などを送付し、早いタイミングで取引先に通知を行わなければなりません。
では、社長交代や事務所移転、役員の人事異動などを伝える挨拶状はどのように作成すればよいのでしょうか。
今回は、社長交代をはじめとした挨拶状の書き方や例文などについてご説明します。

社長交代の挨拶状を出さないといけない理由

挨拶状を作成し送付するという作業は、手間もかかり多くの時間を費やします。そのため、なぜ社長交代の挨拶状の送付が必要になるのか、疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。ここでは、なぜ社長交代時に挨拶状が必要となるのか、主な理由を4つご紹介します。

取引先と関係者に代表者変更を知らせるため

社長交代時に挨拶状を送付する最大の目的は、取引先や関係者に代表者である社長が交代したことをお知らせすることです。社長が交代したにもかかわらず挨拶状を送付しない場合、取引先や関係者に対し、社長交代という事実を、同時に伝えることは至難の業です。また、役員の人事異動があったり、事務所の移転があった場合も、お知らせをしなければ取引上の不都合が生じる可能性もあります。
このようなリスクを避けるためには、社長交代時、事務所移転時、役員の人事異動時に、挨拶状を取引先などへ送付し、一斉に通知することが最善といえます。

企業の信頼性を保つため

いうまでもなく、社長は企業の代表者です。代表者が変更となった際には、日頃から付き合いのある取引先や関係先にお知らせすることは最低限のビジネスマナーでもあります。社長交代を知らせずに取引を継続していた場合、取引先は第三者から社長交代の話を耳にすることがあるかもしれません。その場合、相手企業は社長交代について通知されなかったことに対して、企業に不信感を抱く恐れがあります。社長交代の挨拶状は、企業の信頼性を保つためにも大きな役割を果たしているのです。

今後も引き続き良好な関係を築くため

挨拶状の送付は、社長交代や事務所移転、役員の異動などを伝えるだけでなく、新体制後の良好な関係の継続をお願いする役割も担っています。ホームページにお知らせを掲載したり、eメールを送付したりするなどして、簡便に社長交代などをお知らせすることも可能です。しかしながら、挨拶状というフォーマルな形式で社長交代などをお知らせした方が、相手に丁寧な印象を与えることができるとともに相手に対し敬意を示すことができます。
挨拶状を送付し、新体制となった後も変わらぬ取引をお願いすることで、新体制変更後も良好な関係を維持しやすくなるでしょう。

新たなビジネスチャンスをつかむため

社長交代の挨拶状は、現在の取引先だけに送付するものではありません。かつては取引があったものの現在は取引が停止している企業や、つながりはあるものの取引までには発展していない企業などに対しても、新体制を報告する挨拶状を送付することはおおいにあります。社長交代や事務所移転などを伝える挨拶状の送付をきっかけとして、ビジネスチャンスを広げることもできるのです。

社長交代と事務所移転のお知らせの出し方｜ハガキでもいいの？

社長交代の挨拶状は、二つ折りまたは三つ折りのカードで送付するケースが一般的です。では、異動や事務所移転について知らせるお知らせはハガキで送付しても問題はないのでしょうか。

異動や事務所移転のお知らせのみならハガキでもOK

社長交代を伴わず、事務所だけが移転した場合は、ハガキでお知らせをしても問題ありません。また、人事異動によって担当が変更になる場合なども、お世話になった取引先などにハガキを用いて挨拶をするとよいでしょう。部署異動の場合などは、後任の担当者と引継ぎをしながら直接対面して挨拶をすると丁寧な印象を与えられますが、急な異動の場合などは、ハガキでお世話になったことに対する感謝を伝えてもよいでしょう。

代表者変更のお知らせも伴う場合は見開きタイプがおすすめ

事務所移転や人事異動に関するお知らせは、ハガキで送付しても特に失礼にはあたりません。しかしながら、企業の代表者である社長交代に関するお知らせについてハガキで送付してしまうと、カジュアルすぎる印象を与える恐れがあります。社長交代の挨拶状は、二つ折りまたは三つ折りの見開きタイプのカードを封筒に入れて送付するケースが一般的です。企業としての品位を示すためには、社長交代の挨拶状は、ハガキタイプではなく、見開きタイプのカードを選択することをおすすめします。

社長交代と事務所移転の挨拶状はどこまで出す？

社長交代や事務所移転、役員の異動を知らせる挨拶状を送付する際に、どのような文面を作成すれば良いのかと頭を悩ませるケースは少なくありません。加えて、挨拶状はどこまで出すべきなのかという点も企業の担当者が悩みやすいポイントです。

基本的にはすべての取引先や関係者に送付する

社長交代の挨拶状は、原則としてすべての取引先や関係者に送付すべきです。社長交代をお知らせしなかった場合、何らかの形で取引先が社長交代の事実を知ることとなります。その場合、相手企業が良い印象を抱くことは期待できないでしょう。そのため、現在の取引先はもちろん、過去の取引先など、可能な限りすべての関係者に社長交代の挨拶状は送付すべきです。

特に重要な送付先一覧

社長交代の挨拶状は、すべての取引先や関係者への送付が基本です。しかしながら、時間の関係や人員の関係などから、すべての取引先や関係者に送付することが難しいケースもあるかもしれません。そのような場合は、特に重要な以下のような送付先だけでも挨拶状を送付するようにしましょう。

会社の株主

株式会社の場合は、会社の所有者は社長ではなく、株主です。したがって、株主にも社長交代の挨拶状を送付する必要があります。

大口の取引先

大口の取引先には必ず、挨拶状を送付し、社長が交代したことをお知らせするようにします。社長交代についての挨拶状を送付しない行為は失礼にあたるものです。挨拶状を送付しなかったことで会社の信用を失い、取引に悪い影響を与える恐れもあります。大口の取引先には、忘れず挨拶状を送付するようにしましょう。

メインバンク

事業を営むうえでは、金融機関との良好な関係性の維持も重要となります。メインバンクにも忘れず、社長交代の挨拶状を送付するようにしましょう。

重要な仕入れ先

取引先とは、取引の相手のことです。取引先と言う言葉には、商品を販売する相手を連想させるケースも少なくありませんが、材料や原料などの仕入れ先も重要な取引先であることには変わりありません。大口の仕入れ先にも社長交代時には挨拶状の送付を忘れないようにしましょう。

社長交代と事務所移転の挨拶状を出すタイミングは？

社長交代や事務所移転、役員の異動があった場合は、できるだけ早く、取引先や関係先に新たな体制をお知らせする必要があります。したがって、社長交代の場合には、登記変更手続きの完了後1週間以内に発送することがマナーとされています。また、事務所移転のお知らせは、移転の1か月前を目安に送付するとよいでしょう。
しかしながら、社長交代や事務所移転のタイミングでは、さまざまな手続きが必要になるため、挨拶状の発送が遅れてしまうこともあるかもしれません。その場合でも遅くなってしまったからといって挨拶状を出さないのではなく、遅れた場合でもできるだけ早く送付することが大切です。ただし、挨拶状の送付が遅れたことでビジネス上の弊害が生じる恐れもあるため、計画的に準備を進めるようにしましょう。

社長交代と事務所移転の挨拶状の例文・無料テンプレートを紹介！

社長交代や事務所移転の挨拶状を送付する際には、相手に対して失礼がないようビジネスマナーに則り、丁寧に文章を作成する必要があります。しかしながら、フォーマルな文章では日常生活で使用しない表現を用いることが多いため、敬語の使い方に誤りがないか、相手に失礼がないかの確認が必要となり、作成までに時間を要するケースも少なくありません。
そのため、社長交代や事務所移転の挨拶状を送付する際には、無料で利用できるテンプレートの活用をおすすめします。ここでは、社長交代や事務所移転の挨拶状に利用できる例文をいくつかご紹介します。

社長交代と役員の異動を同時に知らせる挨拶状の例文

謹啓
平素は格別のご高配を賜り 深くお礼申し上げます
さて 〇〇月〇〇日の株主総会ならびに取締役会におきまして左記のとおり役員が選任され それぞれ就任いたしました
つきましては 役員一同今後とも社業の発展に努力いたす所存でございますので 何とぞご高承のうえより一層のご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹言

令和○〇年〇月

株式会社〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

記

なお　取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました
在任中に賜りましたご厚誼に対し厚く御礼申し上げます

新社長・前社長の連名による挨拶状の例文

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を機に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有り難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として○○○○が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇○月

〇〇〇〇

謹啓 時下　ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇○月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

事務所移転をお知らせする挨拶状の例文

事務所移転のお知らせ

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り誠に有り難く厚くお礼申し上げます
さて この度 弊社事務所は左記に移転することになりました
つきましては これを機に従業員一同さらに専心努力いたしご期待にお応えする決意でございます
今後とも皆様のご支援ご指導を賜りますよう伏してお願い申し上げる次第です
まずは略儀ながらご挨拶かたがたお願い申し上げます

敬具

令和〇〇〇年〇月

〇〇〇〇〇株式会社
代表取締役〇〇〇〇
〒000-0000
〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号
電話（〇〇〇）〇〇〇-〇〇〇〇

写真入りの事務所移転についての挨拶状の例文

事務所移転のご案内

拝啓　〇〇の候　貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てにあずかり厚く御礼申し上げます
さて この度 左記へ事務所を移転し業務を行うこととなりました
これを機に より一層の精進に努め 皆様のご期待にお応えして参りたいと存じますので 今後とも倍旧のご支援ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
お手数かと存じますが住所録等のご変更をお願い申し上げます
右　略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇〇年〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役　〇〇〇〇

社長交代と事務所移転の挨拶状の注文は「挨拶状の達人」へ

社長交代や事務所移転、役員の異動などがあった場合には挨拶状を送付し、取引先や関係先に新体制についての報告をします。丁寧な挨拶状の送付は、相手に対する敬意を示すことにもつながります。取引先などと良好な関係を維持するためにも、社長交代や事務所移転を行った際には、必ず挨拶状を送付するようにしましょう。
挨拶状の達人では、社長交代や事務所移転の挨拶状に利用できる無料のテンプレートを多数ご用意しています。例文の中から自社の状況に合った内容をお選びいただけるため、簡単に挨拶状を作成することができます。また、オリジナル文章の挨拶状の作成も可能です。
社長交代や事務所移転、役員の異動などの挨拶状を作成する際には、ぜひ挨拶状の達人にお任せください。

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