【式典計画のプロから学ぶ】社長交代式典の挨拶状、どう書く？どう送る？

社長交代の際、外部の関係者へのお披露目と挨拶をかねた式典を開催するケースもあるでしょう。社長交代式典を開催する際には、挨拶状を送付し、出席をお願いすることが一般的です。では、社長交代式典を案内する挨拶状はどのように作成すれば良いのでしょうか。
今回は、社長交代式典の挨拶状の作成方法や送付先の選定方法などについてご説明します。

社長交代式典の重要性や実施方法

社長交代の式典には、どのような意味があるのでしょうか。社長交代式典の重要性と実施方法についてご説明します。

式典の目的と重要性

社長交代の式典は、新しい社長を取引先に知らせると同時に、新しいトップを迎え、会社としての新たな決意や熱意を広く社内外に周知する目的があります。スムーズな社長交代はさらなる企業の成長をイメージさせ、関係者に良い印象を与えるものです。社長交代式典は、取引先等に新体制と今後への意気込みを強くアピールできる絶好の機会となります。

式典計画のプロセス

社長交代式典を成功させるためには事前の準備が不可欠です。式典準備は次の手順で進めましょう。

参加者の選定

まず、式典出席者の選定を行います。普段から取引のある企業やメインバンク、株主などの中から、営業部門はもちろん、各部署にも確認しながら参加者リストを作成していきます。

スケジュールの策定

次に、社長交代式典の開催日時を決定します。株式会社の場合は株主総会にて社長交代が決議されますが、決議後、間が空いてしまうと社長の交代を周知する式典の目的が薄れてしまいます。株主総会終了後、出来るだけ早いタイミングで社長交代式典を開催できるようにスケジュールの調整を図りましょう。

会場の選定

一般的に、社長交代式典はホテルなどを利用するケースがほとんどです。アクセスや収容人数に加え、会場の雰囲気やイメージなど総合的に考慮して、社長交代式典にふさわしい会場を選定しましょう。

社長交代式典に伴う挨拶状の例文とテンプレート

社長交代式典の日時、会場が決定したら、社長交代式典の開催をお知らせする挨拶状を作成する必要があります。また、社長交代式典を無事に終えた後には、出席者にお礼の挨拶状を送付することも忘れないようにしましょう。
社長交代式典に伴う挨拶状の例文とテンプレートをご紹介します。

単カード　社長就任披露　パーティー

謹啓 ○○○の候 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り 深謝申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会において取締役社長に就任いたしました
はなはだ微力ではございますが社業の発展に際し全力を尽くしてまいる所存でございます なにとぞ一層のご支援 ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
つきましては就任披露をかね ご高説を承りたく左記のとおり小宴を催させていただきたいと存じます
ご多用中誠に恐縮ではございますが ぜひともご来臨賜りますようご案内申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

記

一、日時　○年○月○日(○) 受付 ○時～　開会 ○時～
一、場所　○○○○○○○○○○○○○○
TEL○○○-○○○○-○○○○

単カード　社長就任披露パーティー　お礼

謹啓
時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます
さて 社長就任披露パーティーの際は ご繁忙中にもかかわらずご出席いただき 身にあま
るお言葉まで賜り誠にありがとうごいました
当日は不慣れなことで不行き届きの点がありましたことご容赦いただければ幸いです
このうえは皆様のご期待に沿えるよう 鋭意努力いたす所存でございますので 今後ともお力添えを賜りますよう心よりお願い申し上げます
まずは略儀ながら書面をもちましてお礼かたがたご挨拶を申し上げます

敬白

令和〇〇年〇月

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

こちらの記事では、社長交代式典を含め、式典やパーティーの招待状作成時のポイントを詳しくご説明しています。ぜひ、こちらの記事もご一読ください。
【関連記事】【感謝の気持ちが伝わる】周年記念式典・パーティーの招待状作成のポイント

社長交代の重要性と挨拶状の役割

社長交代は企業にとって非常に大きな意味を持つ出来事です。また、社長交代をお知らせする式典と挨拶状には次のような役割があります。

企業における社長交代の意味

企業にとって社長交代とは、経営のトップが変わることであり、事業の転換点となり得るほどの影響を持つ非常に重要な出来事です。社長交代によってさらなる飛躍を遂げるためには、社長交代のタイミングで改めて自社の理念を再確認し、社員の結束を固めることも重要となります。

式典と挨拶状が果たす役割

社長交代式典を開催することは、新たな体制での強い結束を社外に訴える絶好の機会でもあります。
また、挨拶状は社長が交代をしたことのお知らせと式典への出席を依頼する役割があります。メールではなく、正式な書状として送付することで相手への敬意をしっかりと伝えることができます。

挨拶状のマナーと基本的な書き方

挨拶状を作成する際には、ビジネスマナーに則り、相手にとって失礼のない文面を作成することが大切です。挨拶状の基本的なルールについてご説明しましょう。

挨拶状の基本構成

挨拶状は次のような構成で作成します。

前文、主文、末文、後付の意味と目的

挨拶状は、前文、主文、末文、後付で構成されます。それぞれの意味は以下のとおりです。

前文：頭語や時候の挨拶、感謝の言葉など、主文に入る前の書き出しの文章。
主文：挨拶状の本題。前文の後に「さて」や「このたび」などの起こし言葉を続けた後に記述する。
末文：結びの挨拶と結語から構成される、書状を締めくくるための文章。
後付：日付や署名、宛名など。

頭語と結語の正しい使い方

前文の頭語と末文の結語は、それぞれ組み合わせが決まっています。組み合わせが間違っていると、知識がないと思われたり相手に違和感を与えてしまったり、時には失礼に当たる行為となるため気を付けましょう。

一般的な頭語と結語の組み合わせ例

ビジネス文書で用いられる主な頭語と結語の組み合わせは以下のとおりです。

	頭語	結語
丁寧な挨拶状の場合	謹啓・謹呈・恭啓	謹言・謹白・敬白
一般的な挨拶状の場合	拝啓・拝呈・啓上	敬具・拝具・敬白

季節に合わせた時候の挨拶の重要性

頭語に続き、季節に合わせた時候の挨拶を書くことで、挨拶状を受け取った相手は季節を感じるとともに、送り手からの心遣いも感じ取り、丁寧な印象を受けるでしょう。時候の挨拶に代えて「時下」を用いることもありますが、より相手への敬意を示したい場合には季節に合わせた挨拶文を用いた方が相手に与える印象は良くなります。

以下の記事では、挨拶状の書き方の基本ルールを分かりやすくご説明しています。ぜひこちらも参考にしてください。
【関連記事】社長・会長交代や就任の挨拶状の書き方を解説！無料のテンプレートもご紹介！

縦書きと横書きの違いと適切な使用場面

社長交代式典の開催をお知らせする挨拶状は縦書きと横書きのどちらが良いのでしょうか。

ビジネス・フォーマルな挨拶状の縦書きと横書き

ビジネスシーンやフォーマルシーンでの挨拶状は、縦書きで作成するケースが比較的多いです。ただし、二つ折りカードやA4三つ折りタイプで挨拶状の作成をする場合などは、縦書きでも横書きでも構いません。

縦書き挨拶状の具体的な書き方

二つ折カードを使用し、縦書きで挨拶状を作成する際には、右側に挨拶文や社長交代の式典の案内を記載し、左側に式典の開催日時や場所、所在地、電話番号などを書き添えます。また、返信ハガキも一緒に同封することも忘れないようにしましょう。

封筒の書き方と漢数字の使用

挨拶状は封筒に入れて送付します。郵便番号枠の右にそろえ、一文字分下げた位置から住所を記載します。都道府県から書き出し、番地などの数字は漢数字を使用します。ビル名や階数なども省略せずに記載します。会社名と部署を住所の横、中央に役職名を書いたら、役職名の下に相手の名前を大きく書きます。
裏面には差出人を記載します。表面同様に、住所は都道府県から書き始め、番地を含めた数字は漢数字を使用します。裏面の中央に住所と氏名を記載することが正式とされていますが、昨今では郵便番号の枠の下に合わせて記載するケースが一般的です。

挨拶状を送付すべき相手と効果的な送り方

社長交代式典の挨拶状の送付先はどのように選ぶべきなのでしょうか。また、挨拶状を送付する際の注意点をご説明します

社長交代の挨拶状を送るべき関係者

社長交代式典の挨拶状は、どこまで送付すべきというルールがあるわけではありません。しかし、社長交代は企業にとって大きな出来事です。株主や取引先、メインバンク、仕入先など、日頃からお世話になっている方たちには必ず送付するようにしましょう。

取引先への挨拶状の効果的な送り方

取引先に挨拶状を送付する際には、主要な取引先を対象とすることはもちろんですが、今はまだ取引がそれほど大きくなくても、これから取引を拡大していきたい相手にも挨拶状を送付した方が良いでしょう。社長交代式典の出席をきっかけに関係性が深まり、ビジネスの拡大につながる可能性も大いにあります。

社長交代の挨拶状を送付すべき相手については、次の記事で詳しくご説明しています。
【関連記事】社長交代の挨拶状はどこまで出したらいい？挨拶状を送る理由についても徹底解説！

自社の状況に合わせた挨拶状のカスタマイズ

社長交代式典の挨拶状はテンプレートを利用すると、簡単にビジネスマナーに則った挨拶状の作成ができます。しかし、社長交代式典の挨拶状を作成する際には、新体制での新たな決意など、自社の状況に合わせた文面を用意すると印象に残りやすくなります。テンプレートを利用する場合も、必要箇所を自社の状況に合わせてアレンジすることをおすすめします。

社長交代式典の挨拶状を作るなら「挨拶状の達人」へ

社長交代式典は、新体制でさらなる飛躍を目指すことを社内外にアピールする良い機会です。社長交代式典を開催する際には、取引先や株主などの関係先に社長交代式典の開催を通知する挨拶状を送付しましょう。
挨拶状の達人では、社長交代式典の挨拶状に利用できるテンプレートを多数ご用意しています。テンプレートを活用すれば、自社の状況を折り混ぜたカスタマイズも簡単です。
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