初めての社長交代でも安心！挨拶状の基本・文例・書き方を徹底解説！

社長交代の際には、日頃からお世話になっている取引先などに社長が交代した旨と新体制についての報告をする挨拶状を送付するケースが一般的です。社長交代時には挨拶状を送付するという慣例について理解していても、初めて社長交代を行う会社などでは、どのように挨拶状の文面を作成すればよいのか、書き方に悩んでしまう場合もあるでしょう。
そこで今回は、いくつかのシーンに分け、文例を交えながら社長交代の挨拶状の書き方についてご説明します。社長交代の挨拶状を作成する際には、ぜひ参考にしてください。

社長交代時の挨拶状とは？基本知識と重要性を理解しよう

社長交代時の挨拶状を作る際には、挨拶状の基本的なルールを把握しておく必要があります。そもそも何故、社長交代時に挨拶状の送付が必要なのでしょうか。まずは社長交代時に挨拶状の送付が必要な理由と、挨拶状を送付する相手について確認しておきましょう。

社長交代の挨拶状が重要な理由とは？

社長とは会社経営における最高責任者であり、社内のトップであるだけでなく、対外的にも会社を代表するポジションです。社長が交代すれば、経営体制が変わる可能性もあるほか、経営方針や経営戦略などが大きく変化する可能性もあります。経営に関する考え方や事業の進め方が変われば、その影響は社内だけには留まりません。社長の交代は、取引先など外の関係先に対しても大きな影響を与えると考えておく必要があるでしょう。
挨拶状を送付しない場合、社長が交代したことを取引先に迅速に伝えることができません。社長交代時には挨拶状を送付する会社が多い中、第三者から社長交代の事実を知らされた場合は、会社としての信頼性を疑われる可能性も出てきます。社長交代時の挨拶状の送付は、社長交代という事実を知らせるだけでなく、相手に対して敬意を示す行為でもあるのです。

挨拶状を送るべき相手

社長交代の挨拶状の主な送付先は、日頃付き合いのある取引先や顧客などです。ただし、社長交代の挨拶状がきっかけとなり、再び取引が始まる可能性もあります。そのため、現在は取引がないものの、関係性を高めていきたい相手などに対して挨拶状を送付するケースもあります。
また、宛先は取引先の担当者ではなく代表者宛に送付するようにします。送付先のリストを作成したら関係部署にも確認を依頼し、送付漏れや記名のミスなどがないように十分注意しましょう。

社長交代の挨拶状の書き方：基本的なフォーマットと構成

社長交代の挨拶状の書き方には、一定のルールがあります。挨拶状の文章を作るときには基本的なルールを確認して、失礼のない文章で社長交代についてお知らせをするようにしましょう。

挨拶状に必要な情報と構成

まず、挨拶状に記載しなければならないのは、社長が交代したという事実と新社長の紹介です。また、日頃の取引やこれまでお世話になったことに対する感謝の言葉、今後の変わらぬ関係性をお願いする文章も忘れずに加えましょう。

一般的な挨拶状のフォーマット

挨拶状は、拝啓や謹啓といった「頭語」と季節の挨拶による前文から始めます。次に「さて」などの起こし言葉をはさみ、社長交代の事実を知らせる「主文」を続け、関係継続のお願いなどを記載する「末文」で文章を締めくくります。最後に頭語と対になった「結語」で結び、日付と送付者の名前を記載します。

タイミングとマナー：いつ、どのように送るべきか

社長交代の挨拶状の送付は、社長交代の決定から1週間以内に送付すべきだと言われています。ただし、何かと忙しく1週間以内の送付が難しい場合も、1週間が過ぎてしまったからといって送付できないわけではなく、できるだけ早く送付すれば問題はありません。また、挨拶状は手渡しではなく、郵送で送付するようにしましょう。

社長交代の挨拶状の文例集：シーン別に紹介

続いて、社長交代の挨拶状の具体的な書き方をシーン別にご紹介します。自社の状況に合わせてアレンジをすれば、簡単に挨拶状を作成することができます。

新社長就任の挨拶状の文例

謹啓 時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて　私こと

このたび　第○回株主総会および取締役会の決議により○○○株式会社代表取締役社長に選任され 令和○年○月○日をもちまして就任させていただく運びと相成りました
はなはだ浅学非才の身ではございますが 前社長の方針を受け継ぎつつ 更なる社業の発展に全力を尽くしてまいる所存でございます
なにとぞ一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます
まずは略式ながら書面をもって就任のご挨拶を申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

前社長逝去による社長交代時の挨拶状の文例

謹啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて　私儀

このたび弊社代表取締役社長〇〇〇〇の逝去に伴い 後任として代表取締役社長に就任いたしました
あらためて前社長が賜りましたご厚情に心より感謝いたします
今後は故人の遺志を受け継ぎ 微力ながら社業発展に尽くす所存でございます
何卒倍旧のご指導ご懇情を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶と代えさせていただきます

謹　白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

新旧社長の連名による挨拶状の文例

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有り難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として〇〇〇〇が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇

謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

挨拶状の印刷と発送のポイント：プロに頼むべきか、自作すべきか

社長交代の挨拶状を印刷、発送する際には、自社で製作から発送までを行うか、プロに依頼をするかという選択肢があります。印刷業者に依頼する場合のメリットや自社で作る場合の注意点などについてご説明します。

印刷業者を利用する際のポイント

社長交代時には、法務局の登記変更手続きや税務署、都道府県税事務所、年金事務所などでの変更手続き、法人口座の代表者の変更手続きなどが必要になります。また、自社ホームページや会社案内のパンフレット等に記載されている代表者名も変更しなければならないなど、多くの作業が必要になります。
そのような中で挨拶状を自社で作成するとなると、挨拶状を印刷するための用紙を選んで発注し、文章を考案し、用紙に印刷をするという手間が必要になります。また、封筒への宛名印刷も必要となり、担当者にかかる負担は大きくなるでしょう。
一方、印刷業者に挨拶状の製作を依頼すれば、用紙を選び、テンプレートを使って文面を整えるだけで、手間をかけることなく、美しい仕上がりの挨拶状の作成が可能です。初めての社長交代であれば、挨拶状の印刷経験を豊富にもち、しっかり文章の校正ができる会社を選ぶことをおすすめします。万が一、挨拶状の書き方が間違っていた場合でも、挨拶状の印刷実績が豊富な会社であれば、しっかり校正してもらえるため、相手に失礼な挨拶状を送付してしまう心配もありません。
また、印刷業者によっては、宛名の印刷や封入作業、投函作業まで代行するところもあります。挨拶状の送付に携われる従業員が少ない場合や早急に挨拶状の送付が必要になる場合などは、封入や投函の代行までを依頼できる印刷会社を選ぶとよいでしょう。

自作する際の注意点とコスト

コストがかかるから挨拶状は自作した方がよいのではと考える方もいらっしゃるでしょう。しかし、必ずしも自作した方が印刷コストを下げられるとは限りません。なぜなら、挨拶状を自社で作成する場合、大量のトナーやインクが必要になるからです。トナーやインク代は決して安いものではない、ということを、日々の業務の中で実感している方も多いのではないでしょうか。
さらに、通常業務に加えて挨拶状の印刷が必要となれば、残業が発生し、人件費もかかります。また、自社で印刷する際には、印刷の位置や向きなども間違えないように設定しなければならず、きれいに印刷できるレイアウトに調整するためには何度もやり直さなければならない可能性もあります。印刷ミスが増えれば、その分、インクや用紙のコストも無駄になってしまいます。自社での印刷を検討している場合は、用紙代だけでなく、従業員に支払う残業代やトナー・インクの代金も考慮することが大切です。

よくある質問：社長交代の挨拶状に関するQ&A

社長交代の挨拶状を製作するときによくある質問とその答えをご紹介します。

社長交代の挨拶状を出すタイミングは？

社長交代の挨拶状の送付時期は、社長交代が決定してから1週間以内が目安です。また、取引先によって受取日が大きく変わることがないよう、挨拶状は何回かに分けて送るのではなく、同じタイミングで一斉に送付するようにします。

社長交代の挨拶状はどこまで送るべき？

一般的には、日頃からお付き合いのある取引先や顧客などが送付対象となります。しかし、過去に取引があった相手などにも送付すると、挨拶状の送付をきっかけに、再び取引が始まる可能性もあります。担当部署等と相談しながら送付範囲を決定しましょう。

挨拶状のハガキと封書、どちらがよい？

社長交代の挨拶状を送付する際には、カードを封筒に挿入する形で送付することが一般的です。ハガキに直接印刷をした挨拶状でも問題はありませんが、社長交代の挨拶状としてはカジュアルすぎる印象を与えてしまう恐れもあります。

まとめ：初めての社長交代でも挨拶状は心を込めて〜ご依頼は挨拶状の達人へ！

社長交代の挨拶状は、社長の交代をお知らせするだけでなく、日頃の感謝を伝え、これからの変わらぬ取引をお願いする文書でもあります。美しく仕上げられた挨拶状は、相手への敬意を示すことにもつながり、丁寧で礼節を守る企業という印象も与えることができます。また、担当者の負担を軽減するためにも、社長交代の挨拶状は印刷会社に依頼することをおすすめします。
挨拶状の達人は、挨拶状印刷の老舗です。状況に合わせたテンプレートを豊富に用意しているため、挨拶状の書き方に悩む必要もありません。挨拶状の達人にご依頼いただくと、リーズナブルな価格で、美しい挨拶状の製作が可能となります。封入や投函の代行も承っておりますので、社長交代の挨拶状印刷は挨拶状の達人にお任せください。