【文例・デザイン例付】社長交代を伴う株主総会の挨拶状の書き方・印刷例を徹底解説！

株主総会は株式を所有する株主が集まり、会社運営の重要な事項についての決議をとったり、経営方針や業績についての説明などを行ったりする会議です。一年に一度は、定時株主総会を開かなければならないことが会社法で決まっています。また、株式会社では社長が交代する場合も、株主総会における決議が必要となります。

株主総会を開く際には、株主に対して総会を開く旨を伝える挨拶状の送付が必要です。また、株主総会で社長交代が決議された場合には、取引先などへ社長が交代したことについての挨拶状を送付することが一般的です。

今回は株主総会や社長交代の挨拶状の書き方、また印刷例などについて詳しくご説明します。

株主総会における社長交代の告知と挨拶状の準備

株主総会を開催する際には、株主に挨拶状を送付して株主総会への参加を依頼します。また、株主総会で社長交代の承認を受けたら、取引先等に対して社長が交代した旨の挨拶状も送付する必要があります。

そもそもの挨拶状の目的と重要性とは？

株主総会の開催についてなぜ挨拶状を送る必要があるのか、と疑問に思う人も少なからずいることでしょう。そのような人も、挨拶状には次のような目的や役割があることを知ると、挨拶状送付の必要性が十分に理解できるはずです。

信頼関係の構築

ビジネスを円滑に進めるうえでは、信頼関係が非常に重要です。フォーマルな形式で丁寧な文章とともに送付する挨拶状は、相手に対する敬意を示す重要な役割を果たします。

株主とのコミュニケーション強化

株主総会への参加を促す挨拶状には、日頃、株主という形で会社を支援してくれている株主に感謝の気持ちを伝え、コミュニケーションを強化する意味合いもあります。

社長交代の挨拶状に必要な基本的な事柄

株主総会で社長交代の決議をとる際には、挨拶状の中に次の事柄も含めるようにします。

退任する社長と新社長のプロフィール

株主総会の招集に関連する挨拶状の中で、退任する社長と新しく就任する社長の両名のプロフィールを紹介します。

交代の理由と新しい方針

挨拶状には社長交代の理由とともに新体制後の会社の経営方針についても簡単に記述するとよいでしょう。

社長交代の挨拶状の基本的な構成

社長交代をお知らせする挨拶状は、次のような構成で記述します。

開始と結びの言葉

挨拶状の基本ルールとして、まず初めに「拝啓」や「謹啓」といった頭語を置き、その後に時候の挨拶を続けます。また、最期には結びの挨拶を入れて、頭語と対になった結語で締めます。

頭語と結語は組み合わせが決まっています。組み合わせを間違えると失礼にあたるため、間違えることのないように注意しましょう。ビジネスの挨拶状で使用されることが多い頭語と結語の組み合わせは次の通りです。

頭語	結語
謹啓 謹呈 恭啓	謹言 謹白 敬白

主要な情報の提示

頭語と時候の挨拶を記載したら、次に挨拶状を送付した目的を記載します。株主総会を知らせる挨拶状の場合は、開催日時や開催場所、議案を書きます。また、株主総会によって社長交代が決議され、社長交代についてお知らせする案内状を送付する際には、前社長が退任し、新社長が就任した旨を伝えましょう。

社長交代に関する挨拶状文例

ではまず、社長交代についてお知らせする挨拶状の文例をいくつかご紹介しましょう。

社名変更も合わせて告知する場合

謹啓　〇〇の候　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り心より厚く御礼申し上げます
さて　この度 弊社は〇月〇日付をもちまして社名を株式会社〇〇〇〇から株式会社〇〇〇〇に変更いたしました
これを機に社員一同　皆様のご期待に沿うようさらに鋭意努力いたす所存でございます
今後とも倍旧のご支援ご指導を賜りますようお願い申し上げます
また　私儀
この度 第〇回定期株主総会において代表取締役を退任し、取締役会長に就任いたしました
社長在任中は公私ともに格別のご高配を賜り誠にありがとうございました
後任には〇〇〇〇が就任いたしましたので私同様、ご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
取締役会長　〇〇〇〇

謹啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

この度第〇回定期株主総会において代表取締役社長に就任いたしました
今後も社業発展のため全力を尽くす所存でございますので
なお一層のご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

組織も改変し社名変更も合わせて告知する場合

組織を改編して社名を変更し、社長も後退したことを報告する挨拶状の文例をご紹介します。

謹啓　〇〇の候　貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて　私儀

この度代表取締役社長を退任し取締役会長に就任いたしました
社長在任中は長きにわたり格別のご厚情を賜り誠にありがとうございました
後任には〇〇〇〇が就任いたしました
私同様よろしくご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます

また　弊社

有限会社から株式会社組織に改め〇月〇日付をもって社名を株式会社〇〇〇〇に変更する運びとなりました
何卒倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
取締役会長　〇〇〇〇

謹啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

この度〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任いたしました
甚だ微力ではございますが 社業発展のため最善の努力を尽くす所存でございます
何卒 前任者同様ご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

前社長逝去に伴う交代の場合

前社長が逝去し、社長が交代した場合の挨拶状をご紹介します。

謹啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
去る〇月〇日　弊社代表取締役社長〇〇〇〇が永眠いたしました
ここに改めて生前のご厚誼に深謝し心から御礼申し上げます　

さて　私こと

この度 故〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任することとなりました
つきましては甚だ微力ではございますが社業発展のために全力を尽くしてまいる所存でございます
何卒 前任者同様のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

挨拶状のデザインと印刷

社長交代や株主総会の挨拶状を作成する場合には、二つ折りや三つ折りのカード、はがきサイズに近い単カードに印刷を行い、封筒に入れて送付します。
また、挨拶状は会社としての品位を示すものでもあり、相手に対しての敬意を示すためにも、社内のプリンターを使用した印刷ではなく、美しく印字できる印刷会社に依頼して作成することをおすすめします。

プロフェッショナルなデザインの重要性

なぜ印刷会社への依頼をおすすめするのか、挨拶状のデザインの重要性についてご説明しましょう。

企業のブランディング

メールなどでの連絡が増えている今、フォーマルな形式で送付する挨拶状は、相手に強い印象を残します。きれいにデザインされた美しい印字の挨拶状を送付することで、品格の高い企業であることを示すことができるでしょう。

見やすさと印象

文字が美しく配置されたデザインの挨拶状は、読みやすく、相手にも挨拶状を送付した意図を分かりやすく伝えられます。また、丁寧な言葉は、相手への感謝の気持ちや経緯が伝わりやすくなり、信頼できる会社という印象も与えることができるはずです。

印刷と配布までの流れ

挨拶状を印刷会社に依頼し、発送するまでの流れをご紹介します。

印刷業者の選定

まずは、挨拶状の印刷を依頼する業者を選定しましょう。印刷業者によっては挨拶状のテンプレートを準備しているため、簡単に文章を作成できるところもあり、そのような業者を選ぶとスムーズに挨拶状を作成することができます。
また、挨拶状は会社として送るフォーマルな文書であるため、美しい印字ができ、校正の体制もしっかり整っている実績ある業者を選ぶことをおすすめします。

デザインの最終確認と印刷

文章やカードデザインなどを決定し、誤字・脱字がないように最終確認をしたら印刷をします。業務用の印刷機で行う印刷は、滲みもなく、美しく、かつスピーディーな仕上がりとなります。

株主総会における挨拶状のデザイン例

株主総会の開催をお知らせする挨拶状のデザイン例をいくつかご紹介しましょう。株主総会の挨拶状作成時にはぜひ参考にしてください。
また、本記事でご紹介しきれなかった多数のデザイン例をこちらのページでご案内しています。併せてぜひご覧ください。

株主総会の基本的なデザインと文面例

謹啓　〇〇の候　関係者の皆様にはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて この度弊社第〇期定時株主総会を左記の通り開催いたしますのでご出席くださいますようご案内申し上げます
なお　当日ご都合によりご欠席される場合は　別紙資料をご検討賜り同封の委任状用紙に賛否をご表示のうえご記名ご捺印いただきご返送くださいますようお願い申し上げます
誠にお手数ながら〇月〇日までにご返送くださいますよう重ねてお願い申し上げます

謹白

令和〇〇年〇〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

以上

定時株主総会のデザインと文面例

第〇〇回定時株主総会開催のご案内

謹啓　時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます
さて左記の通り第〇〇回定時株主総会を開催いたしますので 何卒御臨席くださいますようご案内申し上げます
なお 当時欠席される場合には参考資料をご高覧いただき 同封いたしました委任状に議案に対する賛否のご明示及びご記名ご捺印のうえご返送くださいますようお願い申し上げます
まずは右ご通知申し上げます

謹白

令和〇〇年〇〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

以上

臨時株主総会のデザインと文面例

臨時株主総会開催のお知らせ

謹啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
さて　弊社臨時株主総会を左記の通り開催いたしますのでご出席くださいますよう御通知申し上げます
なお　本臨時株主総会の付議事項には弊社発行済株式総数の過半数にあたる株式を有する株主の御出席が必要でございますので 当日御出席を願えない場合はお手数ながら別紙の参考書類を御高覧いただき同封の委任状に賛否をご明示賜り御記名御捺印のうえ折り返し御返送くださいますようお願い申し上げます
右通知かたがたお願い申し上げます

謹白

令和〇〇年〇〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

以上

臨時株主総会で組織変更決議が伴うデザインと文面例

謹啓　時下ますますご清栄の段お慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます
株式会社〇〇〇〇は第〇会臨時株主総会において左記の通り組織を変更することを決議しましたのでお知らせします
なおこれに伴う役員の変更についても併せてお知らせいたします
何卒今後とも変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます

謹白

　令和〇〇年〇〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

以上

株主総会・社長交代に関する挨拶状印刷なら挨拶状の達人へ！

株主総会についての通知を行う挨拶状、社長交代時に送付する挨拶状の書き方や印刷例についてご紹介しました。挨拶状は、株主や取引先に対して、日頃の感謝を伝えるとともに敬意を示すビジネス文書でもあり、二つ折りや単カードなどのカードに印刷して送付します。
挨拶状の達人は創業70年を誇る挨拶状の老舗です。高品質で美しいデザインの挨拶状には定評があり、これまでも多くの企業様からご依頼をいただいております。創業以来の豊富な経験を活かし、厳しい校正を行ったうえでご納得いただける仕上がりの挨拶状を作成しています。
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