社長が亡くなった際にするべきことは？社長交代挨拶状の書き方や送る手順を解説

社長が亡くなったときには、従業員への説明はもちろんですが、取引先に対しても社長が逝去したことと、新しい経営体制についてのお知らせを速やかに行うことが重要です。
在任中の社長の逝去が取引先に与える衝撃は、大きなものです。会社の今後を揺るがすような出来事であったとしても、スムーズに新体制に移行し、盤石な組織であることを通知できれば取引先に不安を与えることなく、これまで同様に事業を継続できることでしょう。
そこで今回は、社長逝去の際にするべきことや取引先に送付する挨拶状について解説します。

社長が亡くなった際にするべきことは？

社長が亡くなった際、対応すべきことが多くあります。しかし、急に社長が亡くなった場合などは、何から対応をすべきなのか、判断に迷ってしまうこともあるでしょう。
社長の逝去時にするべきことを以下にご紹介します。

従業員への説明と代行者の選任

まずは、社長が亡くなったことを従業員に説明しなければなりません。社長は会社の代表者であり、社長がカリスマ性を持った人物であった場合や、社長と従業員の距離が近い中小規模の企業であった場合、社長の逝去は従業員に大きなショックを与えるものです。社長の逝去により会社の今後について不安を抱く従業員が出てきても不思議ではありません。
そのため、従業員には社長が亡くなったことを報告するとともに、事業はこれまで通り継続することを伝え、不安を解消することが大切です。それと同時に、業務を滞りなく進められるように社長業務を代行する人を役員などの中から選出します。

関係取引先への連絡

顧客や仕入れ先など、取引先には社長の逝去についてお知らせをします。ただし、社葬を行うかどうかは生前の社長の意思や遺族の意向によって変わります。近親者のみで葬儀を執り行う場合は、逝去の報告のみを行い、社葬を行う場合は取引先に社葬についてのお知らせを送付します。社葬を行う場合は、葬儀の責任者や役割を決める必要があります。

新しい経営体制の確立

社長が亡くなったことによりこれまでの事業運営に支障が出ると、従業員や取引先も不安を感じるようになります。また、法務局での登記変更はもちろん、社会保険や税務関係の名義変更も早急に行う必要があります。そのため、社長逝去後はできるだけ早く新社長を決定し、新しい経営体制を確立することが大切です。
取締役会を設置している会社であれば、取締役会を招集して、新しい社長は取締役の中から選任します。なお、社長が亡くなったことにより取締役が3人未満になってしまった場合は、株主総会を開いて新たな取締役を選任しなければなりません。株主総会の開催が難しいようであれば、裁判所に申し立てを行って一時取締役を選任してから取締役会を開催し、新社長を選任します。
また、取締役会を設置していない会社の場合は、定款で定めた方法で新社長を選任するか、株主総会を開催して新社長を選任します。

会社借入金の担保や保証人やその他手続き

社長が亡くなった際、取引金融機関への連絡も忘れてはいけません。金融機関からの借入がある場合は、社長逝去の報告が遅れると、会社に対して不信感を抱かせてしまうケースもあります。社長が逝去したことにより会社が混乱し、経営状態が悪化するのではと危惧されてしまうと、早期の返済を求められるリスクもあります。借入のある金融機関へは、遅滞なく連絡を入れ、今後も滞りなく返済を続ける姿勢を示すようにしましょう。
また、中小企業の場合は金融機関から借入をする際に、社長が連帯保証人になっているケースが少なくありません。社長が逝去したときには、連帯保証人を変更する必要もあり、社長個人が担保に設定したものがあれば担保の変更手続きも必要となります。

社長逝去の際の取引先への通知方法

社長が亡くなった際の取引先への通知には挨拶状でお知らせする方法やメール、ホームページでお知らせをする方法があります。それぞれの通知方法について詳しくご説明します。

挨拶状で取引先へ通知する

挨拶状で取引先へ社長の訃報を伝える場合は、社長の逝去を知らせるとともに、後任者となる新社長の就任をお知らせする文面とすることが一般的です。生前お世話になったことに対するお礼を述べ、後任社長からの今後のご挨拶を記載します。また、社葬を行う場合は、社葬を執り行う日時や会場、問い合わせ先などを記載します。
挨拶状を送付する場合、葉書での対応よりも単カードを封書に入れて送付する方が先方に、より一層の敬意と丁寧さを示すことができます。

メールでお知らせする

社長の訃報は、挨拶状で通知することが一般的ですが、急いで多数の取引先に通知する必要がある場合は、メールでお知らせすることもあります。新社長の就任挨拶も兼ねる場合は挨拶状の方がふさわしいとされる一方、社葬を執り行う場合などはメールで社葬の日時や会場を通知するケースも増えています。メールであってもビジネスマナーに則り、失礼のない文面を選ぶようにしましょう。

ホームページに掲載する

取引先だけでなく、広く、社長が逝去したことを知らせる場合には、自社のホームページに社長逝去のお知らせを掲載することもあります。ホームページに掲載する際には、掲載のタイミングが重要です。生前、お世話になった取引先などには直接お知らせすることが礼儀だと考えられます。ホームページに掲載する時期は、取引先などに挨拶状などでの報告を済ませてからにしましょう。

社長挨拶状の文例

社長逝去に伴い、社長を交代する際の挨拶状の文例をご紹介します。

社長就任・前社長逝去

謹啓 　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます

さて私儀

このたび弊社代表取締役社長〇〇〇〇の逝去に伴い後任として代表取締役社長に就任いたしました
あらためて前社長が賜りましたご厚情に心より感謝いたします
今後は故人の遺志を受け継ぎ　微力ながら社業発展に尽くす所存でございます
何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶と代えさせていただきます

謹白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

社長就任・前社長永眠

謹啓 　貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます
去る〇月〇日　弊社代表取締役社長〇〇〇〇が永眠いたしました
ここにあらためて故人への生前のご厚誼に深くお礼申し上げます

さて私儀

このたび故〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任することとなりました
つきましては微力ながら皆様のご期待にお応えできるよう今後一層精進してまいる所存でございます
何卒一層のご指導とご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

挨拶状を送る手順

大切な取引先であれば、メールでの通知ではなく、挨拶状という形で社長の訃報と新社長の就任を伝えたいものです。しかしながら、社長が在任中に亡くなられた場合、さまざまな手続きが必要となり、社内も慌ただしくなるでしょう。そのような状況の中で、ビジネスマナーに則った挨拶状の文章を考案することは、従業員にとって心理的、時間的な負担を強いることになってしまうかもしれません。
挨拶状の達人は、創業から70年の挨拶状の老舗です。挨拶状の達人では、社長の逝去を伝える文例も多数ご用意しておりますので、適した内容の文例を利用してスムーズに挨拶状を作成することができます。
ここでは、挨拶状の達人を利用して社長逝去に伴う社長交代の挨拶状を送る手順をご説明します。

挨拶状の達人から文例や用紙の形式を選ぶ

まず、挨拶状の達人のサイトから社長逝去や社長逝去に伴う社長交代の挨拶状の文例を選択します。同時に挨拶状を印刷する用紙の形式も選びます。

縦書きか横書きかを選ぶ

次に、縦書きか横書きか、文面の向きを選びます。一般的には、縦書きの挨拶状の方がよりフォーマルな印象となるため、社長逝去の挨拶状は縦書きを選ぶケースが比較的多いです。

作成する枚数を選ぶ

挨拶状の送付先リストを元に、挨拶状の作成枚数を選びます。挨拶状の送付先リストを作成する際は、各部署に確認したうえで、漏れがないように注意しましょう。

文章を修正する

選択した文例を会社の状況に合わせた文章に修正します。社長の名前や新社長の名前など、間違いがないかをしっかり確認しましょう。

注文する

注文は、インターネットの「申し込む」ボタンをクリックすると完了します。お急ぎの場合などは、FAXやお電話でご注文いただくこともできます。ご注文後、ご希望の決済方法をお選びのうえ入金いただきます。ご入金の確認が取れ次第、弊社より校正データをメールにて送付いたします。内容をご確認いただき、問題がないようであれば印刷に進みます。
挨拶状が完成次第、速やかに発送いたします。なおオプションで宛名印刷や封入代行のサービスも承っております。何かと忙しく、宛名の印刷や封入に避ける時間や人材が確保できない場合には、お気軽にオプションサービスもご利用ください。

社長逝去の際の挨拶状は挨拶状の達人まで！

社長が亡くなった場合は、速やかに新社長を選出し、新たな経営体制を整える必要があります。従業員への説明や登記変更など、さまざまな手続きが必要となりますが、社長逝去による事業への影響を最小限に抑えるためには、顧客を含む取引先に社長の逝去と新社長の就任を早いタイミングでお知らせすることも大切です。何かと慌ただしい状況の中で、失礼のない挨拶状の文面を考えたり、挨拶状を印刷したりといった作業は従業員にとって少なからず負担となることでしょう。
挨拶状の達人は、創業70年の挨拶状の老舗です。社長逝去に伴う社長交代の挨拶状のテンプレートも用意しており、スムーズに美しい挨拶状の作製ができます。社長交代の挨拶状を作成する際には、挨拶状の達人にお任せください。