社長・会長交代や就任の挨拶状の書き方を解説！無料のテンプレートもご紹介！

挨拶状の書き方でお困りではないでしょうか？挨拶状の書き方には一定のルールやマナーがあります。きちんとした挨拶状を送ることは関係者に丁寧な印象を与え、良い取引にもつながります。挨拶状を書くことに慣れていなかったり、正しい内容なのか自信がないときには、無料のテンプレートを使用すると安心です。
そこで今回は、挨拶状の書き方や無料のテンプレートをご紹介します。

挨拶状とは

挨拶状とは、どのようなシーンで使われ、どのような目的で送られるものなのでしょうか。

連絡事項や感謝の意を関係者に伝える文書

挨拶状とは、お世話になっている方や付き合いのある方に対して、御礼の気持ちや近況を伝えるための書状のことです。今はメールなどで代用されることもありますが、日本では大切な相手には書状で気持ちを伝えることが礼儀に値するといった考え方があります。そのため社長や会長の交代など、会社の重大なお知らせをするときには書状で挨拶状を送ることが一般的です。

挨拶状はどんなシーンで使われる？

挨拶状が使用されるシーンは、次のような場合です。
・社長・会長交代
・役員就任・退任
・社名変更
・株式会社化
・会社移転
・株式上場
・周年記念・式典
・合併・業務提携
・会社設立
また、異動や退職の場合なども挨拶状を送る場合があります。

挨拶状の書き方

挨拶状を書く上でのマナーをご紹介します。

前文、主文、末文、後付で構成されている

挨拶状は、前文、主文、末文、後付の4つで構成されます。
前文：主文に入る前の書き出し部分で、頭語や時候の挨拶、感謝などを伝える文
主文：「さて」や「このたび」などの起こし言葉に続いて挨拶状で伝えたい本題を伝える文
末文：相手の健康や繁栄を祈る言葉と結語からなる文
後付：日付、差出人名

頭語と結語がそれぞれセットになっている

頭語とは前文の前に入れる言葉で、結語は末文の後入れる言葉です。頭語と結語は組み合わせが決まっています。主な頭語と結語の組み合わせは次のようになっています。頭語と結語の組み合わせを間違えてしまうと、マナー違反になりますので注意しましょう。

	頭語	結語
より丁寧な挨拶状の場合	謹啓・謹呈・謹白・恭啓・粛啓	謹言・謹白・敬具・敬白
一般的な挨拶状の場合	拝啓・拝呈・啓上	敬具・敬白・拝具

季節に合わせた時候の挨拶を入れる

頭語の次には、季節に合わせた挨拶を入れます。時候の挨拶には漢語調と口語調の2種類があり、改まった挨拶状の場合は、一般的に初春の候、立春の候など、〇〇の候という漢語調の言い方が用いられます。また、ビジネスでの挨拶状では時候の挨拶に代えて「時下」を用いることもあります。

縦書きと横書きの違い

挨拶状には縦書きのものと横書きのものがあります。それぞれどのような違いがあるのでしょうか。

ビジネス・フォーマルなお知らせや御礼は縦書きで送る

文章には縦書きのものと横書きのものがありますが、改まった内容を伝える場合は基本的に縦書きを用います。縦書きの方がより丁寧な印象を与えるため、ビジネスシーンやフォーマルなシーンでの挨拶状や御礼状などは、縦書きで送ると安心です。

カジュアルなシーンや略式のメールは横書きで送る

カジュアルなお知らせや親しい間柄の人に文書を送る場合は、横書きで送ることが多いです。また、文書ではなく、メールで送る場合も横書きとなります。

縦書きの場合の書き方

縦書きの挨拶状の書き方をご説明します。

基本の文章構成

縦書きの文章の構成は、前述したように前文、主文、末文、後付で構成します。

上の文書を例にご説明します。
前文：①に頭語、②に時候の挨拶、③に相手の繁栄を喜ぶ言葉と日ごろの感謝の意を述べます。
主文：④に起こし言葉、⑤に本題を述べます。
末文：⑥で結びの言葉を述べます。最後に⑦で頭語に合った結語を記載します。
後付：⑧に日付、⑨に差出人名を記載します。

封筒も縦書きで書く

縦書きの挨拶状を送るときには、封筒も縦書きで書きます。縦書きの場合、番地などを表す数字は漢数字で記載する点にも注意しましょう。

横書きの場合も基本の構成は同じ

横書きの場合の文章も縦書きと同じく、前文、主文、文末、後付で構成します。また、頭語と結語を用いることも変わりません。
また、メールの場合は文書の初めに宛名を入れます。

簡単な連絡や軽い挨拶はハガキでもOK

転勤や異動のお知らせなどの比較的軽い挨拶の場合や親しい方への挨拶は封書ではなく、ハガキで出しても問題ありません。ビジネス上の挨拶の場合は、ハガキであっても前文・主文・末文・後付で構成し、失礼のないようにしましょう。また、ハガキの場合も縦書きの方が、より改まった印象になります。

挨拶状を送るタイミングにも注意しよう

挨拶状を送る際にはタイミングにも気を付ける必要があります。社長や会長の交代や就任のご挨拶の場合は、新社長の就任が決定してから1週間以内に発送するようにしたいところです。
社長や会長の交代は、組織のトップが変わる会社の一大イベントであり、取引先や顧客にとっても大きな影響を与えるものです。相手に不安を抱かせることがないように、できるだけ早いタイミングで挨拶状を発送するようにしましょう。

挨拶状を無料のテンプレートで作成するメリット

挨拶状を無料のテンプレートで作成するメリットは、次のとおりです。

時間や労力を削減できる

大切な顧客や取引相手に失礼があってはいけません。また、社長や会長の交代は頻繁に行われることではないため、フォーマルな挨拶状を作成する機会も多くはないはずです。通常の業務に加え、マナーに反していないか、失礼がないかに注意しながら挨拶状を作成するのは簡単なことではないでしょう。
しかし、無料のテンプレートを利用すれば、文章を一から考える必要がないため、時間や労力をかけることなく、ビジネスマナーに則った挨拶状を作ることができます。

書き方やプリント方向の間違いの可能性が減る

自社で挨拶状を作成する場合は、頭語と結語の組み合わせを間違えてしまう可能性や誤字や脱字が生じる可能性もあります。また、プリントの方向を間違えてしまうこともあるでしょう。
挨拶状のテンプレートを利用してプロに挨拶状の作成を依頼すれば、そのような間違いが発生するリスクも抑えられます。

内容に合わせた用紙を選択できる

自社のプリンターを利用して印刷する場合、利用できる用紙は限定されてしまいます。しかし、プロに依頼すれば挨拶状の用紙の種類や厚み、形状なども内容に合わせたものを選択できるようになります。

社長・会長交代の挨拶状の文例

社長・会長交代に使用できる挨拶状の文例をご紹介します。

①社長交代のお知らせ（通常）

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私儀

去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会をもちまして代表取締役社長を退任いたしました
社長在任中は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます
なお　後任には 〇〇〇〇 が就任いたしましたので　これまで同様お引き立てのほどお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて　私儀

去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会ならびに取締役会におきまして〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任いたしました
つきましては　微力ながら社業の発展のため精励いたす所存でございますので何とぞ一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

②社長交代・社長就任（連名）

謹啓　〇○○の候　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたり一方ならぬご懇情を賜り有難く御礼申し上げます

後任の代表取締役社長○○○○は若輩者ではございますが　これまで同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇〇年〇月

〇〇〇〇

謹啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございますので前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

③社長交代・社長就任・社長退任（役員連名）

謹啓　平素は格別のご高配を賜り　深く御礼申し上げます
さて　○○月○○日の株主総会ならびに取締役会におきまして左記のとおり役員が選任され　それぞれ就任いたしました
つきましては　役員一同今後とも社業の発展に努力いたす所存でございますので　何とぞご高承のうえ　より一層のご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

代表取締役社長 　　　 　　　〇　〇　〇　〇 (新任) 取　　締　　役　　 　　　　 〇　〇　〇　〇 取　　締　　役　　　　　　 〇　〇　〇　〇 取　　締　　役 (非　常　勤) 〇　〇　〇　〇 取　　締　　役 (非　常　勤) 〇　〇　〇　〇 取　　締　　役 (非　常　勤) 〇　〇　〇　〇 (新任) 取　　締　　役 (非　常　勤) 〇　〇　〇　〇

なお　取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました
在任中は一方ならぬご厚情を賜り 厚く御礼申し上げます

④会長就任・社長就任（連名）

謹啓　時下ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り有難く厚く御礼申し上げます

さて　私儀

このたび代表取締役社長を退任し代表取締役会長に就任いたす運びとなりました
社長在任中は公私ともに格別のご懇情を賜り誠に有難く厚く御礼申し上げます
なお　後任には○○○○が就任いたしましたので　これまで同様一層のご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご通知かたがたご挨拶申し上げます

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役会長　〇〇〇〇

謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜りより厚く御礼申し上げます

さて　私儀

このたび○○○○の後任として代表取締役社長に就任いたしました
甚だ微力ながら　社業発展のため全力を尽くす所存でございますので何とぞ前任者同様のご指導ご鞭撻を賜りますよう切にお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって謹んでご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

⑤会長就任・会長退任（役員連名）

退任のご挨拶

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私こと

このたび 〇月〇〇日開催の定時総会をもちまして 〇〇〇〇〇〇会長を退任いたしました
在任中は公私にわたり　格別のご厚情ご指導を賜りましたことを厚く御礼申し上げます
今後とも当機構への変わらぬご支援ご協力を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちまして御礼と退任のご挨拶を申し上げます

敬具

令和〇〇年〇月吉日

〇〇〇〇〇〇
前会長　〇〇〇〇

就任のご挨拶

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私こと

このたび 〇〇〇〇会長の後を受け 〇〇〇〇〇〇会長に就任いたしました
つきましては　誠心誠意その職責を全うし　社業発展のため　最善の努力を尽くす所存でございますので　今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶を申し上げます

敬具

令和〇〇年〇月吉日

〇〇〇〇〇〇
会長　〇〇〇〇

【まとめ】豊富な無料テンプレートから挨拶状を作るならぜひ挨拶状の達人へ！

挨拶状の達人は、創業から70年の歴史を持つ挨拶状印刷の老舗です。これまでに培ってきた経験と技術を活かし、取引先や顧客に丁寧に気持ちを伝える美しい挨拶状を作成しています。無料のテンプレートも豊富に用意しておりますので、挨拶状の作成の際にはぜひ挨拶状の達人にお任せください。
注文から校正までスピーディーに、かつ正確、丁寧に対応しております。お急ぎの場合もお気軽にお問い合わせください。