社長交代の挨拶状はどこまで出したらいい？挨拶状を送る理由についても徹底解説！

社長が交代する際、社長交代をお知らせする挨拶状をどこまでの関係先に出すべきか悩んでしまうこともあるのではないでしょうか？社長交代の挨拶状は、これまでお世話になったお礼と新社長の就任を報告する大切な書状であり、関係先と社長交代後も友好な関係を築いていく上でも非常に重要な役割を果たします。 今回は、社長交代の挨拶状はどこまで出すべきかについて解説していきます。

社長交代の挨拶状とは

社長交代の挨拶状とは、社長が交代したことを顧客や取引先などに知らせるための文書です。社長の交代は企業のトップの交代であり、取引先などに与える影響も小さくありません。そのため、社長交代の挨拶状は形式を重んじ、フォーマルなスタイルで送付することが一般的です。

社長交代の挨拶状を送付する理由

なぜ、社長交代時に挨拶状を送付するのでしょうか。社長交代の挨拶状には、次のような目的があります。

お世話になっている関係先に社長交代をお知らせするため

社長交代の挨拶状を送付する第一の目的は、お世話になっている関係者に社長が交代した旨をお知らせすることです。挨拶状を送付しなかった場合、外部から顧客や取引先に社長交代の情報が伝わる可能性があります。他社や他の人が知っている情報を自分は知らされていなかったとなると、取引先や顧客は決して良い気持ちはしないでしょう。 社長交代時には、相手に失礼とならないよう、挨拶状を送付して正式に社長交代を伝えるようにします。

新体制後も変わらずお付き合いしていくため

社長交代の挨拶状を送付するもう一つの目的は、新社長のもとで、引き続き変わらぬお付き合いをお願いしたい旨を伝えることです。挨拶状として文書を送付することは、相手に敬意を表す行為でもあります。 丁寧な言葉で社長が交代したことを報告し、今後の変わらぬ取引をお願いするようにしましょう。

社長交代の挨拶状はどこまでの相手に送るべきか

社長交代の挨拶状の役割を理解していても、どこまでの関係者に挨拶状を送付すべきか迷うことも少なくありません。社長交代の挨拶状の送付先にルールがあるわけではありませんが、基本的にはお世話になった取引先や関係者すべてに送付します。事情があって、送付先を限定したい場合でも、次にご紹介する相手には必ず送付するようにしましょう。

会社の株主

株主は、会社の株式を所有する人であり、会社の出資者でもあります。株主には社長が交代した旨を報告する挨拶状を送付しましょう。

大口の取引先

大口の取引をしている会社には、送付漏れがないように確実に挨拶状を送付しましょう。万が一、大口の取引先に挨拶状を送付しなかった場合、会社として礼儀に欠く行為となり、今後の取引に影響を与える可能性もあります。
挨拶状の送付先リストを作成する際には、必ず各部署に確認を行い、漏れがないように注意しましょう。

メインバンクや関係金融機関

会社のメインバンクや取引のある金融機関にも社長交代の挨拶状を送付します。ただし、前社長が保証人となって金融機関から融資を受けている場合は今後についての相談も必要となるため、社長交代の前に金融機関を訪問することをおすすめします。

重要な仕入れ先

重要な仕入れ先へも挨拶状の送付を忘れないようにしなければなりません。社長交代後も継続して良い関係を続けるためには、重要な仕入れ先にも、必ず挨拶状を送付しましょう。

その他の取引先

重要な取引先ではなくとも、今後の取引を拡大したい会社などの場合は社長交代の挨拶状を送付した方が賢明です。ただし、関係性が希薄な取引先や挨拶状を送付する必要のない企業の場合は挨拶状の発送は控え、必要に応じてメールなどで通知しても良いでしょう。

社長交代の挨拶状の送り先を決める流れ

社長交代の挨拶状を送付する際には、次のような流れに沿って送付先を決定するとスムーズです。

送付先リストを作成する

まずは、取引先や仕入れ先、顧客など、社長交代の挨拶状を送付する相手をリストアップします。リストを作成すると挨拶状を送付すべき相手も、送付の必要のない相手も確認できます。漏れなく挨拶状を送付するためには、最初に送付先リストの作成をすることが大切です。

新社長や役員など社内で漏れがないか確認依頼をする

挨拶状の送付先リストが完成したら、新たに就任する社長や役員などにリストの確認をお願いしましょう。また、営業部など各部門の責任者にも送付先リストの確認を依頼すると、漏れなく必要な相手に挨拶状を送付できます。
重要な取引先や顧客などに挨拶状の送付が漏れてしまうと、会社としての姿勢を疑われてしまう可能性もあります。送付先リストは担当者だけが確認をするのではなく、必ず複数の人の目で確認をするようにしましょう。

社長交代の挨拶状の作成と送付は印刷業者に依頼するのがおすすめ

社長交代のタイミングは、社内も何かと忙しい時期です。また、社長交代の挨拶状は会社のトップの交代をお知らせする書状であり、誤字・脱字があったり、文書の形式に誤りがあったりすると会社としての品格を疑われてしまいます。
社長交代の挨拶状を送付する場合は、挨拶状の作成経験を豊富にもつ印刷業者に依頼すると安心です。
挨拶状の作成と送付を印刷業者に依頼するメリットをご紹介しましょう。

挨拶状を作成する手間が省ける

社長交代時には、挨拶状の送付以外にもさまざまな手続きが必要になります。挨拶状の作成をする際には、送付先のリストを作成するだけでも時間がかかるでしょう。また、挨拶状は、普段は使わない形式や文体を用いて文面を作成するため、文章を作成したり、文面を確認したりするだけでも相当な時間がかかってしまいます。さらに、社長交代の業務以外の通常の業務もあるため、作業に携わる従業員にかかる負担は大きくなるでしょう。
印刷業者に挨拶状の作成を依頼すれば、送付先のリストを作成する以外の手間を省くことが可能です。

高品質な文章で挨拶状を作成できる

挨拶状の文章には、最初に頭語を置き、最後には頭語と対になる結語を置きます。また、前文として時候の挨拶などを入れ、主文に入る前には起こし言葉を入れるなど、細かな型があります。普段の文章のようなカジュアルな文面では、 ビジネスマナーを知らない会社として判断されてしまい、今後の取引に悪い影響が生じる可能性もあります。 印刷業者に依頼すれば、フォーマルな文書のルールに則った、高品質な文章で挨拶状を作成できます。挨拶状の達人では、お客様のニーズに合わせたさまざまな社長交代の挨拶状のテンプレートをご用意しています。社長交代の挨拶状に利用できるテンプレートを一部ご紹介しましょう。

文例

文例1 社長交代のお知らせ

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私儀

去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会をもちまして代表取締役社長を退任いたしました
社長在任中は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます
なお　後任には 〇〇〇〇 が就任いたしましたので　これまで同様お引き立てのほどお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私儀

去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会ならびに取締役会におきまして〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任いたしました
つきましては　微力ながら社業の発展のため精励いたす所存でございますので何とぞ一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

文例2 会長就任と社長就任を連名でお知らせする場合

謹啓　時下ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り有難く厚く御礼申し上げます

さて 私儀

このたび代表取締役社長を退任し代表取締役会長に就任いたす運びとなりました
社長在任中は公私ともに格別のご懇情を賜り誠に有難く厚く御礼申し上げます
なお　後任には○○○○が就任いたしましたので　これまで同様一層のご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご通知かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役会長　〇〇〇〇

謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜りより厚く御礼申し上げます

さて 私儀

このたび○○○○の後任として代表取締役社長に就任いたしました
甚だ微力ながら　社業発展のため全力を尽くす所存でございますので何とぞ前任者同様のご指導ご鞭撻を賜りますよう切にお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって謹んでご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

短時間で大量の挨拶状を作成できる

社長交代の挨拶状を作成する際には、次のような手間が必要になります。
・送付先のリストの作成
・挨拶状文面の作成
・挨拶状の印刷
・宛名の印刷
・封筒への封入
・切手の貼付
・投函
大切な取引先や顧客に社長交代の挨拶状が届かなかったということがないように、作業は漏れなく、丁寧に行わなければなりません。しかし、送付先が多ければ多いほど、挨拶状送付の作業には時間と手間がかかります。
印刷業者に依頼する場合には、挨拶文の作成だけでなく、宛名の印刷や封筒への封入、投函まですべて代行してもらうこともできます。

社長交代の際は挨拶状を送付し関係先と気持ちの良い関係を築きましょう

ビジネス上でも書面ではなく、メールなどでのやり取りが増えている昨今ですが、社長交代という重要な報告については、フォーマルな挨拶状を送付することが一般的です。社長交代時にはこれまでお世話になった方々に新社長の就任を報告し、これまで同様の取引をお願いする挨拶状の送付をしましょう。
挨拶状の達人は、豊富な挨拶状の作成経験をもつ挨拶状印刷の老舗です。美しい印刷技術はもちろん、正確な校正、スピーディーで丁寧な対応には定評があります。今回ご紹介したテンプレート以外にも社長交代の挨拶状に利用できる無料のテンプレートも多数ご用意しておりますので、社長交代の挨拶状を送付する際にはどうぞお気軽にご相談ください。