社長交代の挨拶状は何の用紙で出すべき？ハガキでもいい？気になる点を徹底解説！

挨拶状を送付する際、顧客や取引先によい印象を与えるには、文面がマナーに則ったものであることに加えて、シーンに見合った用紙を選ぶことも大切です。社長交代の挨拶状で使われる用紙には、見開きのカードタイプやハガキ、A4用紙などがあります。では、相手に対して失礼とならない挨拶状を送りたい場合は、どの用紙を使用するとよいのでしょうか。 今回は、社長交代の挨拶状にふさわしい用紙の選び方や挨拶状を封入する際の注意点などについて解説していきます。

挨拶状の用紙にはどんな種類がある？

挨拶状の用紙には次のような種類があり、挨拶状の目的や文章の量などによって適した用紙は異なります。それぞれの用紙の特徴をご説明します。

見開きカードタイプ

見開きのカードタイプの挨拶状の用紙には、二つ折りのタイプと三つ折りのタイプがあります。

二つ折りカード

二つ折りカードは法人向けの挨拶状としてよく用いられます。社長交代の挨拶はもちろん、社名の変更の挨拶状などにも用いられることが多く、カードを封筒に入れて発送します。

三つ折りカード

三つ折りタイプは社長交代と同時に役員の交代についても知らせる場合など、文字数や伝えたい内容が多い場合に適した用紙です。二つ折りカードと同様に三つ折りカードを使用する際も、封筒にカードを入れて発送します。

A4三つ折りタイプ

A4用紙に挨拶文を記載し、三つ折りにして封筒に入れるケースもあります。長文を記載できるため、社長交代の挨拶文に加えて、自社の宣伝なども兼ねることが可能です。挨拶状は縦書きで記載することが一般的ですが、A4サイズの用紙を選ぶ場合には基本的に横書きで記載します。

ハガキ・単カードタイプ

やや厚めの私製ハガキに挨拶文を記載して送付するケースもあります。また、ハガキより少し大きめの単カードに文面を記載し、封筒に入れて発送するケースもあります。 封筒に入れずに送付するハガキはややカジュアルな印象になるため、多くの場合、転勤や異動のお知らせなどの挨拶状に用いられます。

社長交代の挨拶状は見開きタイプがおすすめ

社長交代は、企業のトップが交代する一大イベントであり、顧客や取引先に与えるインパクトも大きなものです。したがって、社長交代の挨拶状を送付する時に、封筒に入れずに送るハガキタイプを選んでしまうとカジュアル過ぎる印象となってしまいます。社長交代の挨拶状は、ある程度の厚みをもった紙を使用した見開きタイプのカードを選び、封筒に入れて発送するようにしましょう。

①前社長と新社長連名の場合は二つ折りカード

前社長の退任と新社長の就任を合わせて伝える挨拶状の場合は、二つ折りカードが適しています。まず、右側に前社長の退任の挨拶文を記載し、続いて左側に新社長の就任挨拶を記載します。 社長交代を連名で挨拶する場合の二つ折りカードの挨拶状の例文をご紹介します。 謹啓　〇〇〇の候　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました 令和○年社長就任以来○年の長きにわたり一方ならぬご懇情を賜り有難く御礼申し上げます 後任の代表取締役社長として○○○○が就任いたします 私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇〇年〇月

〇〇〇〇

謹啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました 甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます 前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇 代表取締役社長　〇〇〇〇

②社長交代と役員就任をお知らせする場合は三つ折りカード

社長交代と同時に役員の就任についてお知らせする場合は、お知らせする内容が増えるため、三つ折りの見開きカードがおすすめです。 はじめに前社長の挨拶、真ん中に新社長の挨拶、最後に役員名を記載します。 社長交代と役員就任をお知らせする挨拶状の例文をご紹介します。 謹啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて私こと

このたび株式会社〇〇〇〇〇〇代表取締役社長を退任いたしました 社長在任中は公私にわたるご支援ご厚情を賜り心から厚く御礼申し上げます なお　後任代表取締役社長には〇〇〇〇が就任いたしました 私同様によろしくご指導お引き立てを賜りますようお願い申し上げます 今後も微力ながら新しい業務に精励いたす所存でございますので 何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇〇年〇月

〇〇〇〇

謹啓 〇〇の候　ますますご清祥のこととお喜び申し上げます

さて私こと

〇月〇〇日開催の定時株主総会ならびに取締役会におきまして代表取締役社長に就任いたしました つきましては　微力ながら誠心誠意　社業の発展に努力いたす所存でございますので 何卒　前任者同様格別のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます なお　新役員は左記の通り選任され　それぞれ就任いたしましたので併せてご挨拶申し上げます

謹白

令和○○○年○月

〇〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役社長〇〇〇〇

記

代表取締役社長　 〇　〇　〇　〇 (新任) 取締役 　　　　　〇　〇　〇　〇 取締役 　　　　　〇　〇　〇　〇 取締役（非常勤） 〇　〇　〇　〇 取締役（非常勤） 〇　〇　〇　〇 取締役（非常勤） 〇　〇　〇　〇 (新任) 取締役（非常勤） 〇　〇　〇　〇

なお　取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました 在任中は格別なご厚情を賜り厚く御礼申し上げます

③前社長と新社長連名や社長交代と役員就任をお知らせする場合はA4三つ折りタイプ

前社長と新社長の連名で挨拶状を作成する場合や、社長交代と同時に役員の就任をお知らせする場合は、文章の量が多くなります。 そのような場合はA4用紙に文章を記載し、三つ折りにして封筒に入れ、送付する方法もあります。

挨拶状を送る際の封筒についても注意！

挨拶状を送る際には、相手に失礼のないように封筒もフォーマルなタイプのものを選ぶ必要があります。また、封筒へ挨拶状を入れる際の向きにも注意が必要です。

封筒は無難な白色のものを使おう

挨拶状を入れる封筒は、基本的に白色のシンプルなデザインのものを選びます。茶封筒は基本的に請求書の発送など、事務的な用途に使う封筒となるため、挨拶状を送付する際には不向きです。また、和紙の風合いを表現している大礼紙を用いることは問題ありませんが、過剰なデザインが施してあるものなどは失礼にあたるケースもある、避けた方が無難です。

封筒へは基本的に挨拶状の向きに合わせて入れる

封筒に入れるときは、挨拶状の向きと封筒の向きを合わせることも大切です。縦書きの挨拶状の場合は、縦型の封筒に、横書きの挨拶状の場合は横書きの封筒に入れるのが一般的なマナーとなります。

縦長の封筒の場合は三つ折りか四つ折り

縦長の短辺部分がのりしろとなっている封筒に、A4サイズの挨拶状を入れる場合は、用紙を三つ折りにします。このとき、用紙は縦に置き、上下を折り返す形で三つに折ります。封筒の大きさから三つ折りでの封入が難しい場合は、四つ折りにしても構いません。

横長の封筒の場合は三つ折りか十字折り

横長の長辺部分にのりしろがある封筒にA4サイズの挨拶状を入れる場合は、縦長の封筒の場合と同様に用紙を三つ折りにして入れます。横に長い形のものであれば、三つ折りで封入できますが、正方形に近い形の封筒を使う場合は、三つ折りではなかなか上手く収まりません。そのような場合は、挨拶状を縦に置き、まず上下に二つ折りにし、次に左右に二つ折りをする十字折りで封入するようにします。 しかしながら、十字折りは折り目が多くなり、文書としての見た目の美しさが損なわれることもあるため、社長交代の挨拶状を十字折りで送付するケースは比較的少ないといえます。横長の封筒を使用する場合には、三つ折りで入るサイズの封筒を選ぶようにしましょう。

用紙ごとの封筒への入れ方

A4サイズの挨拶状を送付する場合は、上にご紹介したように三つ折りや四つ折りなどで封入します。では、カードタイプの挨拶状はどのように封入すればよいのでしょうか。

単カードは文章が封筒と同じ向きになるよう入れる

挨拶状の単カードは、カードを縦長に使い、縦書きに文字が書かれることが一般的です。封筒も縦書き用のものを用意し、宛名とカードの文章が同じ向きとなるように、かつ、文章を印刷した面が封筒の表面を向くように入れます。ただし、中には封筒を開いたときに文面が見える向きに入れる方がよいという考えもあるようです。特に、郵送はせず手渡しでカードを渡すような場合は、封筒を開けたときにすぐ文面が見えるようにカードの表面を封筒の裏面から見えるように入れることもあります。 単カードの裏面と表面のどちらを宛名側に向けて入れるかについてはケースバイケースとなりますが、上下が逆さになることだけは避けましょう。

二つ折りカードは文面を内側へ折って入れる

二つ折りカードの場合は、カードを折る向きにも注意が必要です。二つ折りカードは、文面を内側に向けて折ります。 結婚式の招待状などの場合は、カードの折り目の方向である背の部分を封筒の底に入るように入れますが、社長交代の挨拶状など、ビジネス用のカードを送付する際には反対に、カードの背の部分を外側にして封入します。この場合、封筒の表とカードの表は反対になりますが、カードの取りやすさを重視して背の方を外側に入れることが多いようです。

三つ折りカードは左側から折って入れる

三つ折りカードの場合は、まずカードを左側から先に折ります。次に右側を折って重ね合わせます。つまり、相手が読みやすいように本文の先頭が上になるように折るということです。 封筒に入れる際には、上下の向きを封筒と合わせて左側を封筒の底に合わせるように入れます。

相手方に良い印象を与えられる挨拶状を送ろう！

社長交代の挨拶状を送付するときにハガキを選ぶケースはほとんどありません。日ごろからお世話になっている顧客や取引先に送るものだからこそ、社長交代の挨拶状は相手に敬意を示す意味も含めて、正式な書状として二つ折りカードや三つ折りカードなどを使用するとよいでしょう。 挨拶状の達人は挨拶状印刷の老舗であり、豊富な経験を活かした美しく、格式高い挨拶状を作成しています。また、挨拶状送付時にご利用いただけるさまざまな文例もご用意しております。社長交代の挨拶状を送付する際には、ぜひスピーディーで正確な対応が評判の挨拶状の達人にご相談下さい。