2023最新｜社長交代の挨拶状を出すタイミングは？封筒や宛名など出し方も解説！

社長交代の際には、取引先や顧客など、日頃お世話になっている方々に挨拶状を出しますが、いざその機会がやってくると、挨拶状を出すタイミングについて悩んでしまう方は少なくありません。挨拶状の送付のタイミングは早すぎても遅すぎても失礼にあたってしまいます。社長交代の挨拶状を出すタイミングは、いつが最適なのでしょうか。 今回は、社長交代の挨拶状を出すタイミングと、挨拶状を出す際に気を付けたい送付時の基礎知識について解説していきます。

社長交代の挨拶状を出すタイミングはいつ？

社長交代の挨拶状は、社長交代が決定してからなるべく早いタイミングで送付することが大事です。株式会社の場合は、株主総会とその後の取締役会で社長交代が決議されてから1週間以内が目安となります。 挨拶状の送付が遅くなると、正式に社長交代を知らせる前に第三者などから顧客や取引先に社長交代のうわさが届き、よくない印象を持たれてしまう恐れもあります。 社長の交代が決定したら、1週間以内には挨拶状を送付するように心がけましょう。

社長交代の挨拶状の基本的な出し方

社長交代の挨拶状は、交代が決定してから1週間以内の送付が目安です。では、社長交代の挨拶状を出す際にはタイミングのほか、どのような点に注意が必要なのでしょうか。 社長交代の挨拶状を出す際に気をつけるべきポイントをご紹介します。

用紙のサイズ

社長交代時の挨拶状には「二つ折りカード」を用いることが一般的です。社長交代の場合、基本的にこれまでの社長が退任すると同時に、新たな社長が就任します。そのため、前社長と新社長の挨拶文を左右に分けたレイアウトにすると、相手にも読みやすく、すっきりとした文面の挨拶状となります。 また、社長交代と同時に社名の変更を行うような場合は、文字数が多くなるため「三つ折りカード」の使用がおすすめです。 新社長からの就任挨拶を単独で送付する場合は「単カード」がよいでしょう。単カードであっても、封筒にカードを入れて送付するとよりフォーマルな印象を与えることができます。「ハガキ」は、官製はがきであっても、私製はがきであっても、カジュアルな印象を与えるため、会社の重要ポストの異動である社長交代の挨拶状としては相応しいものではありません。新社長の就任挨拶を単独で送付する場合であっても、はがきでの対応は控えた方が賢明です。

封筒は白色で無地のものが基本

挨拶状を封入する封筒は、原則として白色のものを選びます。また、余計な柄が入っていないシンプルなものを使用します。ただし、華と呼ばれる小さな繊維をちりばめた気品高い雰囲気の大礼紙はフォーマルな挨拶状によく用いられるもので、その程度の柄であれば問題はありません。 茶封筒はビジネス文書などのやりとりに用いられるもので、カジュアルな印象を与えることから、挨拶状の送付には不向きです。

切手は普段ビジネスで使用しているもの

挨拶状は、郵送で送付します。切手は、挨拶状の重さに合わせた金額の普通切手を使用します。社長交代の挨拶状などでは記念切手は使用しないことが一般的です。 縦書きの場合は左上に、横書きの場合は右上に切手を貼ります。

取引先や関係者すべてに送る

社長交代の挨拶状は、原則として取引先や関係のある方、すべてに送付します。取引先の中に挨拶状が届いたところと届かないところが混在すると、届いていない方の関係者は軽くあしらわれたと思い、悪印象を持ってしまうかもしれません。 挨拶状の送付先リストが完成したら社長室や各部署にリストの見直しを依頼し、不足がないことを十分に確認したうえで、発送先リストを完成させます。

差出人は新社長名にする

社長交代の挨拶状では、差出人には新社長の名前を記載します。新社長の就任と前社長の退任を伝える挨拶状であっても、差出人名は基本的に新社長の名前のみで構いません。 封筒の裏には、会社の住所、会社名、役職名、新社長名を記載します。

宛名は送付先会社の社長宛にする

挨拶状を送付する際には、実際に取引をしている担当者宛ではなく、送付先会社の代表者である社長宛に送付します。送付前には、名前に誤りがないように十分に確認することが大切です。

印刷業者を利用して挨拶状を出すメリット

社長交代の挨拶状は、社長交代が正式に決定してから1週間以内に送付するのが望ましいです。会社のトップである社長が交代する場合は、社内の体制が変わることも多く、何かとあわただしい時期でもあります。 そのような時期に、きちんとした挨拶状を送付するには、印刷業者の利用が便利です。印刷業者を利用する主なメリットは次の5点です。

高品質な挨拶状を作成できる

社長交代は、会社のトップの交代であり、取引先や顧客に与えるインパクトも大きな出来事と言えます。自社内で挨拶状を作成することも可能ですが、一般的な企業が社内で挨拶状を作成する場合はビジネス文書のような簡素な挨拶状になってしまいがちです。 印刷会社では、データや原稿を編集し、美しいレイアウトの挨拶状を作成します。また、業務用の印刷機を使用して印刷するため、見た目にもクオリティの高い挨拶状を作成することができます。

短期間で大量に用意できる

社長交代の挨拶状は、原則としてすべての取引先や顧客に送付します。挨拶状を送付せずに、知らない間に社長が変わっていたとなれば、取引先や顧客に対して非常に失礼な行為となり、今後の取引にも関わる恐れがあります。そのため、社長交代の挨拶状の送付数は、膨大な数になる可能性もあるでしょう。 社長交代の挨拶状は交代が決定してから1週間以内に送付する必要があります。つまり、社長交代時には短期間で大量の挨拶状を発送しなければならないのです。自社での印刷の場合はかなりの労力を必要としますが、印刷会社に依頼すれば短い期間であっても、質の高い挨拶状を大量に準備することができます。

自社で作成する場合の人件費を削減できる

大量の挨拶状を自社で作成するとなると、文章の考案からレイアウトの作成、リストの作成、挨拶状と封筒の準備、挨拶状の印刷、宛名と差出人名の印刷、封入作業、切手を貼る作業、投函とさまざまな手間がかかります。 通常業務に加えて、挨拶状の作成業務を行う場合、作業に携わる従業員に残業が発生し、人件費が高くなる可能性があります。むしろ印刷会社に挨拶状の作成を依頼することで人件費の削減や抑制につなげることも可能です。

印刷会社によっては可変印刷（バリアブル印刷）もできる

印刷会社によっては可変印刷（バリアブル印刷）に対応しているところもあります。可変印刷とはデータベースから情報を抽出し、一枚一枚異なる文字や画像などを挿入して印刷できる技術で、宛先ごとに内容を変えた挨拶状を作成できるものです。可変印刷を活用すれば、挨拶状の文面をいくつか準備し、顧客や取引先の属性に合わせて最適な文面に変えて挨拶状を送付することも可能です。 ワードやエクセルなどを使用してこのような挨拶状を作成することも可能ですが、そのためには膨大な時間を費やさなければなりません。印刷会社であれば、手間をかけることなく、送付先ごとに最適な文面の挨拶状を作成できます。

専門家のアドバイスをもらえる

挨拶状には、一定の形式があります。挨拶状では、自分のことは「私儀」と表現し、私儀と記載する際には謙遜の意味を含め、縦書きの場合は下段に、横書きの場合には右端に配置します。また、挨拶状の文章には句読点は使用しないことが一般的です。その他、文面は「前文」「主文」「末文」「後付」で構成し、セットとなる頭語と結語をそれぞれ前文の前と末文の後に入れます。このような挨拶状のルールが分かっていないと、マナーや常識を知らない会社と判断され、結果として自社の品格を落とすこととなります。 印刷業者は、社長交代を含めた挨拶状の作成経験も豊富にあります。挨拶状の文面に不備がある場合や修正が望ましい場合、誤字や脱字があった場合などは、専門家からのアドバイスを受けられるため、相手にとって失礼のない挨拶状を送付することができます。

印刷業者を利用して挨拶状を出すデメリット

印刷業者を利用して挨拶状を出す場合には、次のようなデメリットがあります。 一つは、宛名印刷のデータを印刷会社に渡すため、管理体制の整っていない印刷会社の場合は顧客や取引先の情報が流出してしまうリスクがある点です。しかし、この点については、適正に宛先を管理する体制が整っている印刷会社を選ぶことで不安が解消されます。 また、印刷業者ごとに印刷技術やレイアウト技術に差があり、作成できる挨拶状のクオリティには違いが生じてしまいます。美しい挨拶状を送付したい場合には、経験豊富な印刷業者を選ぶとよいでしょう。 さらに、印刷会社によって料金体系はさまざまです。印刷のクオリティや料金面とのバランスを考えながら印刷業者を選ぶ手間がかかる点は、印刷業者を利用して挨拶状を出す際のデメリットとも言えます。

印刷業者を活用し挨拶状を発送するまで

印刷業者を利用して社長交代の挨拶状を発送するまでの具体的な手順をご紹介します。

【STEP1】印刷業者のテンプレートから内容を選ぶ

まずは、印刷業者のウェブサイトなどを確認し、クオリティの高い挨拶状を作成できる会社を選びます。多くの印刷業者では社長交代の挨拶状に適したテンプレートを複数用意しています。社長交代の理由については記載する必要はないため、独自の挨拶文を用意するのではなく、テンプレートの中から適した文面を選ぶとスムーズです。

【STEP2】送付先をリストアップする

取引先や関係者など、挨拶状を送付する相手をリストアップしてデータをまとめます。

【STEP3】印刷業者に印刷を依頼する

送付先のリストが完成したら、挨拶状の作成枚数を決定し、印刷業者に印刷を依頼します。

【STEP4】封入し送付する

印刷が完了し、挨拶状が納品されたら封筒に挨拶状を封入し、切手を貼って発送します。印刷業者によっては、封入から切手の貼り付け、投函までもワンストップで請け負っている会社もあります。

社長交代の挨拶状のご依頼は挨拶状の達人まで！

挨拶状の達人は、創業から70年以上の歴史を持つ挨拶状印刷の老舗です。これまでの豊富な経験を活かし、細かなミスやマナー違反を見逃さない的確な校正を行い、美しく、丁寧な仕上がりの挨拶状を作成しています。 挨拶状の印刷はもちろん、宛名の印刷や封入作業、切手の貼り付け、投函の代行までも承っております。お預かりした宛名データは厳正に取り扱い、納品完了後から数日後にすべて消去していますのでご安心ください。 挨拶状の達人のホームページには、社長交代の挨拶状のテンプレートも豊富にご用意しております。社長交代の挨拶状を作成する際には、低価格で美しい挨拶状の作成が可能な挨拶状の達人にお任せください。