組織・各種変更の挨拶状の作り方と文例

企業は成長戦略の一環として、あるいは事業規模の拡大や業務効率化にともない、様々な変更を行うことがあります。対外的にも影響のある変更が生じた場合は、顧客や取引先にご迷惑をおかけすることのないよう、その目的と内容について、なるべく早くお伝えしましょう。変更のお知らせはホームページやメールでもできますが、挨拶状をお届けした方がより丁寧で、きちんとした印象を与えるのは間違いありません。

組織・各種変更の挨拶状の様式

はがきを使うこともできますが、カードを使用し、封筒に入れて送る方がより丁寧な印象を与えます。シンプルな文面であれば、単カードを使っても良いですが、文面が長くなるようなら挨拶文と要件を2面に分けるとのできる二つ折りカードを使用した方が、スッキリとした見た目で読みやすい挨拶状になるでしょう。どんな様式の挨拶状を作れば良いか迷う場合は、挨拶状の達人までお気軽にご相談ください。

二つ折りカード封筒入り

挨拶文が長い場合や、別記として要件（変更内容）を伝える場合には二つ折りカードがお勧めです。単カードに無理にすべてを入れようとすると、どうしても文字が小さくなり、読みづらくなってしまうからです。すっきりとしたレイアウトと読みやすさを優先する場合は、二つ折りカードをお選び下さい。

単カード封筒入り

シンプルな挨拶文の場合には単カードでも構いません。文面が長くなる場合には、二つ折りカードをご使用ください。

はがき（官製はがき・私製はがき）

組織変更・各種変更の挨拶状のうち、伝える要件が住所変更や電話番号変更などシンプルな内容であれば、はがきを使っても特に問題はありません。挨拶文の中身や長さ、レイアウト、文字の大きさなどを考慮したうえで、どの様式を使うかお選び下さい。 ※官製はがきと私製はがきの違い 官製はがきは、郵便局で販売されている切手が印刷されているはがきです。切手代が含まれているのでそのまま投函できます。私製はがきの場合、切手代が含まれていないので別途郵送料が必要です。官製はがきを選ぶ場合は、ヤマユリが適当です（胡蝶蘭は弔事用になります）。挨拶状の達人では、面倒な切手貼りや投函の代行も行っています。ぜひご利用ください。

組織・各種変更の挨拶状作成のポイント

組織・各種変更の挨拶状は、変更の目的と内容、メリットを簡潔に分かりやすい文章で伝えましょう。これまでのご支援に対する感謝と今後の抱負、さらには各種変更に際して顧客や取引先に宛名変更など面倒な作業が発生することを踏まえ、丁寧で謙虚な表現を心がけることが大切です。変更のすべてを一枚に盛り込めない場合は、別紙に記載します。

挨拶状の内容

・拝啓、謹啓などの頭語 ・時候の挨拶 ・日頃のご愛顧に対するお礼の言葉 ・変更の目的 ・変更のメリット ・新たな組織の業務開始日（このたび、のように記載する場合もあります） ・新旧体制（詳細は別記するのが一般的です） ・今後の抱負と支援や協力、変わらぬお付き合いのお願い

挨拶状のポイント

分かりやすいタイトル

組織変更のお知らせなど、一目で内容が分かるタイトルをつけましょう。

読みやすいレイアウト

漢字ばかりの文面や、窮屈なレイアウトなど、読む方のことを考えていない文面はNG。伝えたい内容がすっと入ってくるような文面を作成しましょう。

正確な情報を提供

誤字や脱字など肝心の変更内容に書き間違いがあれば、かえって信頼が損なわれてしまいます。文面に間違いがないか、きちんと確認することが大切です。

お詫びの言葉

挨拶状は、本来なら直接訪問して挨拶すべきところを書面で失礼するものです。「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」のように、略儀をお詫びする言葉を必ず入れておきましょう。

封筒入りの挨拶状がお勧め

組織の変更をお伝えするような場合は、封筒に入れて送る方が丁寧な印象を与えます。大切な顧客や取引先には、封筒入りの挨拶状で組織変更のご挨拶をしましょう。

発送タイミング

組織変更や各種変更の挨拶状の発送が遅れると、イメージが悪くなるばかりか、取引先などに様々なご迷惑をおかけしてしまうことも。変更が決まったら、なるべく早くお知らせしましょう。

文例

単カード　組織変更サービスの充実

謹啓　○○○の候貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り心よりお礼申し上げます さてこのたび弊社ではご愛顧いただいております○○○サービスを充実させるべく○○○部を新設いたしました それに伴い旧△△△部と□□□部の統合を行いましたので併せてお知らせ申し上げます 今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます 敬　具 令和〇〇年〇月〇日 株式会社〇〇〇〇〇〇 代表取締役社長〇〇〇〇

単カード　組織変更社会情勢に対応

謹啓　○○○の候貴社ますますご清祥の由お喜び申し上げます 平素はひとかたならぬご厚誼を賜り心よりお礼申し上げます さて弊社儀社会情勢の変化に対応し令和 ○年○月○日付をもちまして左記の通り組織を改編いたしました 当初は何かとご面倒をおかけすることもあるかと存じますが何卒趣旨をご理解頂き倍旧のお引立てを賜りますようよろしくお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます 敬　具 令和〇〇年〇月 ○日 株式会社〇〇〇〇〇〇 代表取締役社長〇〇〇〇 記 新　組　織　〇　〇　〇　部 旧　組　織　〇　〇　〇　部

単カード　臨時株主総会で組織変更決議

謹啓　時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます 株式会社 ○○○○は第 ○会臨時株主総会において左記のとおり組織を変更することを決議しましたのでお知らせします なおこれに伴う役員の変更についても併せてお知らせいたします 何とぞ今後とも変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます 敬　具 令和〇〇年〇月○日 株式会社〇〇〇〇〇〇〇 代表取締役社長〇〇〇〇 記 代表取締役社長〇　〇　〇　〇 取締役〇　〇　〇　〇 取締役〇　〇　〇　〇(新任)

単カード　支部長就任

拝啓 ○○○の候　貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます さて 私こと 令和○年○月○日付で 株式会社○○○ ○○支部長として着任いたしました 至らぬ身ではごいますが 鋭意専心新任務に精励いたす所存でごいます なにとぞ前任者同様　一層のご支援ご指導を賜りますようお願い申し 上げます 略儀ながら書中をもちましてお願いかたがたご挨拶申し上げます 敬具 令和○○年○月○日 株式会社 〇〇〇〇〇〇 支部長 〇〇〇〇

単カード　支店長就任

謹啓 ○○○の候　ますますご清祥の趣おび申し上げます さて私儀 このたび令和○年○月○日付けで　弊社○○支店長として着任いたし前任者○○○○のあとを受けてその職責を遂行いたすことになりました はなはだ至らぬ身ではごいますが 皆様に喜ばれる支店づくりに 専心努めて参る所存でごいますのでなにと前任者同様 ご指導 ご支援を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬白 令和〇〇年〇月〇日 株式会社 〇〇〇〇〇〇 支店長　〇〇〇〇

単カード　支社長就任

謹啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜りより御礼申し上げます さて私こと 令和○年○月○日をまして株式会社○○○　○○支社長として着任いたしました 至らぬ身ではごいますが鋭意専心新任務に精励いたす所存でございます 何卒前任者同様ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます 拝層の上ご挨拶申し上げるべきところではありますが略儀ながら書中をもちましてお願いかたがたご挨拶申し上げます 　敬白 令和〇〇年〇月〇日 株式会社 〇〇〇〇〇〇 ○○支社長　〇〇〇〇

単カード　支局長就任

拝啓 平素は格別のご高配を賜り深くお礼申し上げます さて　私儀 このたび令和○年○月○日日付で弊社○○長として着任いたし職責を遂行いたすことになりました はなはだ至らぬ身ではごいますが 専心務める所存でごいます 今後とも何卒倍旧のご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬具 令和○○年○月○日 株式会社 〇〇〇〇〇〇 〇〇支局長　〇〇○○

単カード　営業本部長就任

拝啓 ○○の候　ますますご清栄の由　心よりお慶び申し上げます 平素はとかたならご厚情にあずかり深謝申し上げます さて　私儀 ○月○日を以て 当社営業本部部長に選任されましたことここに 謹んでご報告いたします はなはだ微力ではごいますが 一意専心社業発展のたに全力を尽くし 皆様のご期待に添うよう努力いたす所存でございます つきましては なにとぞ前任同様 格別のご支援を賜りますようお願い 申し上げます 敬具 令和○○年○月○日 株式会社〇〇〇〇〇〇 営業本部部長〇〇〇〇

臨時休業_文例

臨時休業のお知らせ 拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り 厚くお礼申し上げます さて 誠に勝手ながら 来る〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日までの〇〇日間 〇〇〇〇のため臨時休業にさせていただきます ご繁忙の折 皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますが なにとぞご高承のうえ よろしくご協力くださいますようお願い申し上げます 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇〇〇〇 〇〇〇〇〇〇　〇　〇　〇　〇 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇

組織変更1_文例

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます さて このたび弊社本店組織体制の改編に伴い 左記のとおり組織の一部を改正いたしました 新体制のもと 微力ながら一層精励いたす所存でございますので何とぞ変わらぬご指導ご鞭撻を賜わりますようお願い申し上げますまずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬　具 令和〇〇〇年〇月 新組織　　〇〇〇〇〇部 旧組織　　〇〇〇〇〇部 〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役社長　〇　〇　〇　〇 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇

組織変更2_文例

拝啓 〇〇の候 益々ご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます さて このたび弊社では 左記の通り業務組織の一部を変更しこれに伴う人事異動を行いましたので謹んでご通知申し上げます 新体制により一層のサービスの強化をめざしております なにとぞ今後ともよろしくご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは 略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬　具 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役社長　〇　〇　〇　〇 記 一、廃止部　〇〇部 一、新設部　〇〇部　部長　〇〇〇〇 〇〇部　部長　〇〇〇〇

住所変更1_文例

謹啓 〇〇の候 ますますご隆盛のことと存じ上げます 平素はひとかたならぬお引立てにあずかり厚くお礼申し上げます さて このたび 住所表示の変更が行われ きたる〇月〇日より次のように変更になります 敬　白 右 とりあえず 書中をもってご案内申し上げます 令和〇〇〇年〇月〇日 〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役社長　〇　〇　〇　〇

住所変更2_文例

拝啓　〇〇の候、貴社ますますご繁昌のこととお喜び申し上げます。日頃は多大なご配慮をいただき、誠にありがたく厚くお礼申し上げます。 さて、このたび弊社におきまして、住所表示の変更が行われ、きたる0月0日より左記の表示となります。 ご面倒をおかけして申し訳ございませんが、ご住所録をお書き直しくださいますようお願い申し上げます。 まずは略儀ながらご通知まで。 敬具 令和00年0月0日 株式会社 ○○○○○○ 新住所　〒000-0000 ○○市○○区○○○丁目0番0号 TEL 000-000-0000(従来と変わりません) 旧住所　〒000-0000 ○○市○○区○○○丁目0番0号

電話番号変更1_文例

電話番号変更のご案内 拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。 さて当店の電話番号は、0月0日から下記のように変更になります。なにとぞご高承のうえ、倍旧のご用命をお待ちしております。 まずはご通知申し上げます。 敬具 令和00年0月0日 旧電話番号　000-000-0000 新電話番号　000-000-0000 〒000-000 ○○市○○区○○○丁目○番○号 株式会社 ○○○○○

電話番号変更2_文例

拝啓 〇〇の候 ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご愛顧お引立てに預かり まことに有難く厚く御礼申し上げます このたび事業拡張にともない 〇月〇日より次の通り電話番号が変更になりますので 何卒よろしくお願い申し上げます 敬　具 令和〇〇〇年〇月〇日 株式会社 〇〇〇〇〇 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇(代表) 直通 〇〇〇部(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇 〇〇一課(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇 〇〇二課(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇

代理店業務開設_文例

拝啓 〇〇の候 皆さまにおかれましては ますますご清栄のこととお慶び申し上げます さて このたび弊社は 長年の実績が認められ 〇〇〇〇〇〇〇〇より代理店を仰せつかりました この栄誉もひとえに皆さまのご支援の賜物と深く感謝いたしております 今後は 同社の機種を豊富に取揃え 多角化する消費者ニーズにお応えできるよう一層の努力をしてまいりたいと考えております今後とも変わらぬご支援をお願い申し上げます 敬　具 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇〇〇〇 〇〇〇〇〇〇　〇　〇　〇　〇 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇

挨拶状の達人の強みとは？

組織変更や各種変更の前後は、様々な業務に追われ大変忙しくなるものです。そんな状況で挨拶状をスピーディーに作成・発送するのは至難の技です。用紙選びから文面作成、レイアウト、誤字脱字のチェック、発送と、挨拶状を届けるには煩雑な作業が必要です。言葉の使い方にも挨拶状ならではのルールがあり、作成の過程で様々な疑問を抱く方が多いのではないでしょうか。そんな時には、ぜひ「挨拶状の達人」にご相談ください。挨拶状作成に豊富な経験を持つプロのスタッフが、創業70年の老舗印刷会社ならではのノウハウで、新たなスタートを切る会社にふさわしい、美しく印象に残る挨拶状を作成いたします。

1.充実のサポート体制

いざ挨拶状を作ろうとすると、失礼のない文面になっているか、発送タイミングをいつにすれば良いのかなど、様々な疑問が浮かんでくるもの。そんな時はぜひ「挨拶状の達人」にご相談ください。「挨拶状の達人」では、経験豊富なスタッフが挨拶状の用紙選びから文面作成、校正、発送まで、お客様の『分からない』をスッキリ解決し、適切なアドバイスでしっかりサポートいたします。

2.スピーディーなデータ編集

DTP部がお預かりしたデータを迅速に編集し、無駄のない作業で受け取った方が感動を覚えるような美しいレイアウトに仕上げます。個人情報の保護についても最大限の注意を払っていますので、どうぞ安心してご依頼ください。

3.ミスを見逃さない校正チーム

挨拶状の誤字脱字は、会社の信用を損ねてしまうもの。まして社名や住所、社長や役員のお名前にミスがあれば、取引先にも迷惑がかかってしまいます。「挨拶状の達人」では、校正専門のチームが原稿を隅々までチェックし、どんな小さなミスも見逃さないよう、入力された文字を１字１字丹念にチェックしています。

4．高速かつ美しい印刷

業務用印刷機によるスピーディーで美しい印刷は、「挨拶状の達人」の強みの一つ。仕上がりの美しさはもちろんのこと、高速印刷でお急ぎのご依頼にも柔軟に対応いたします。

5.豊富なオプションメニュー

お客様の負担を少しでも軽減できるよう、「挨拶状の達人」では、様々なオプションをご用意しています。宛名書きから封入、切手貼り、投函代行まで、挨拶状に関することならどんなことでも、「挨拶状の達人」にご依頼ください。

組織・各種変更の挨拶状は「挨拶状の達人」へ

「挨拶状の達人」で、組織・各種変更という会社のリスタートにふさわしい挨拶状を作ってみませんか。組織・各種変更の挨拶状は、新たな体制をお知らせするだけでなく、取引先や顧客に対して改めて自社の将来性や展望をアピールする好機と言えます。挨拶状をお手元にお届けすることで、顧客や取引先を大切にする会社であることをしっかりと伝えましょう。挨拶状に関するお客様の疑問や、お悩みを「挨拶状の達人」スタッフがスッキリ解決。文面作成から発送まで、きめ細やかにサポートさせていただきます。組織・各種変更の挨拶状はどうぞ「挨拶状の達人」にお任せください。