挨拶状の勘定科目はどうしたらいい？気になる仕訳について徹底解説！

会社から挨拶状を発送した場合、かかった費用をどの勘定科目に計上すべききか迷ったことはありませんか？挨拶状は基本的に通信費として仕訳する場合が多いですが、送付目的によっては別の勘定科目で仕訳するケースもあります。 そこで今回は、挨拶状の仕訳に適した勘定科目や仕訳時の注意点などについて解説していきます。

挨拶状の勘定科目をケース別に解説

挨拶状を発送した時に発生する費用は、どの勘定科目に計上するのでしょうか。挨拶状の目的に応じた勘定科目の決め方をご説明します。

通信費で仕訳するケース

挨拶状の発送にかかった費用の勘定科目は、通信費とするケースが一般的です。通信費とは、業務上で使用する通信手段にかかる費用のことです。具体的には、電話の通話料やインターネット回線の使用料、切手代、宅配便の費用などが通信費に該当します。そのため、挨拶状の送付にかかる費用も通信費として扱うケースが多いです。 例えば社長交代の挨拶状や本社移転の挨拶状の場合には、通信費で仕訳するとよいでしょう。

社長交代時の挨拶状の文例

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私儀

去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会をもちまして代表取締役社長を辞任いたしました
社長在任中は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます
なお　後任には 〇〇〇〇 が就任いたしましたので　私同様お引き立てのほどお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私儀

去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会ならびに取締役会におきまして〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任いたしました
つきましては　微力ながら社業の発展のため精励いたす所存でございますので何卒一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

広告宣伝費で仕訳するケース

挨拶状と一口に言っても、その内容はさまざまです。例えば、暑中お見舞いや年賀状など、顧客や見込み客などに対して広告の意味合いも兼ねて発送する挨拶状の場合は、広告宣伝費の勘定科目で処理するケースもあります。

暑中お見舞いの文例

暑中お見舞い申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り有難く御礼申し上げます 暑さ殊のほか厳しき折柄 皆様のますますのご健康とご発展をお祈りいたします 今後共一層のご愛顧のほどお願い申し上げます

令和〇〇〇年　盛夏

〒000-0000　〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇〇〇〇〇株式会社 〇〇〇〇〇　〇　〇　〇　〇 電話：（〇〇〇）〇〇〇-〇〇〇〇

開業費で仕訳するケース

弁護士や税理士、会計士の方などが独立し、新たに事務所を開業する場合、開業を知らせる挨拶状を送付するケースもよくあります。このような場合は、挨拶状の発送にかかる費用は開業費で仕訳しても問題ありません。

会計事務所を開業する場合の挨拶状の文例

謹啓　〇〇の候　ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のお引き立てを頂き厚く御礼申し上げます さて この度 〇〇〇〇公認会計士事務所を設立いたしましたので謹んでご案内申し上げます 「会計業務を通じ強い経営者を育て 企業の成長・拡大と安定に貢献する」を理念に更なる研鑽努力を重ねて参る所存でございます 何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇〇年

挨拶状に関連した品の勘定科目

挨拶状を送付する際には、挨拶状を封入する封筒の購入費用、業者に印刷を依頼した場合の印刷代、送付時の切手代がかかります。挨拶状としてひとくくりに計上するのではなく、挨拶状の送付にかかった費用を分けて計上する場合の勘定科目についてご説明します。

封筒は「事務用品費」で仕訳する

挨拶状を封入する封筒の購入費用は、事務用品費の勘定科目で処理をします。封筒のほか、封入時に使用した糊なども、事務用品費に該当します。

切手代は「通信費」で仕訳する

挨拶状の発送にかかった切手代は、通信費の勘定科目で処理をします。

印刷代は「印刷費」か「印刷製本費」

印刷にかかった費用は、印刷費または印刷製本費という勘定科目に計上します。印刷費（印刷製本費）は、外部業者に印刷を依頼した場合に発生した費用を管理するための勘定科目です。

挨拶状の勘定科目の注意点

挨拶状の費用を仕訳する際には、注意しなければならない点もあります。仕訳時の注意点を2つご紹介します。

基本は同じ勘定科目を使用する

挨拶状の費用は、通信費や広告宣伝費、開業費などの勘定科目で計上ができます。また、業者に発注した費用を印刷費、切手代を通信費といったように、勘定科目を細かく分けて仕訳けることも可能です。 ただし、昨年の暑中お見舞いの発送にかかった費用の勘定科目を広告宣伝費として計上した場合は、次の年も広告宣伝費として計上するようにしましょう。昨年は広告宣伝費として計上したものを今年は通信費として計上してしまうと、経費の見直しをする際に前年との比較が難しくなってしまいます。 また、毎年挨拶状の費用を処理する勘定科目が変わっていると、税務調査の際に何らかの隠蔽処理や偽装処理をしているのではないかと疑われてしまう可能性もあります。挨拶状の費用を計上する勘定科目を決定したら、原則として変更せずに同じ勘定科目を使用し続けるようにしましょう。

交際費は使わない

交際費とは、仕入先や取引先など、事業に関係する人を接待した際の費用や贈り物を送付する際の費用などを指します。交際費は、原則として損金不算入となります。そのため挨拶状にかかった費用を交際費として処理してしまうと、法人税上の損金として扱えなくなってしまい、法人税が高くなる可能性があります。 挨拶状を仕訳する際には、交際費の勘定科目に計上しないように気を付けましょう。

挨拶状の作成時に慌てないポイント

挨拶状を送付するタイミングは、社長が交代した場合や事務所を移転した場合、支店や支社を開設した場合などが考えられます。また、年賀状や暑中お見舞いといった季節の挨拶状を送付することもあるでしょう。 挨拶状の作成は、日常的に発生する業務ではありません。そのため、いざ挨拶状の送付が必要となった時に、挨拶状の作成手順や発送の手順が分からずに慌ててしまうこともあるでしょう。挨拶状を発送すべきタイミングは決まっており、手間を取っているうちに時期を逃してしまうと会社としての品格を疑われる可能性があります。ここでは挨拶状の作成時に慌てないためのポイントをご紹介します。

取引先との関係を常に明確にしておく

挨拶状を発送する際には、どこまでの関係者を発送の対象とすべきか悩むケースが少なくありません。日ごろから取引先との関係を明確にしておくと、いざというときにスムーズに送付先を選定できるようになります。

送付先リストを定期的に更新しておく

送付先リストが更新されていない間に、リストに掲載されている企業の住所が変わったり、社長が変わったりしているケースがあります。取引先や仕入先から、転任や代表者の変更などを知らせる挨拶状を受け取った場合には、速やかに送付先リストの登録内容も更新しておくようにしましょう。 万が一、送付リストを更新しておかなかった場合は、挨拶状の送付が必要となった時にスムーズな発送ができなくなってしまいます。また、住所が違っていたために大切な取引先に挨拶状が届かなかったり、旧社長宛に挨拶状を発送してしまったりといった失態をおかしてしまう可能性もあります。 送付先リストは定期的に更新し、常に新しい状態を保っておくようにしましょう。

印刷業者を利用して挨拶状の作成と送付を行う

挨拶状の文面は、日常では使用しない言葉を用い、形式にもさまざまな約束事があります。ビジネス文書のルールやマナーに背いた挨拶状では、相手に悪い印象を与えてしまいます。 挨拶状を送付する際は、印刷業者に作成と送付を依頼すると最適な文例が用意されていることが多いため、時間をかけず、スムーズに発送できるようになります。

挨拶状でお困りの際はぜひ「挨拶状の達人」まで！

挨拶状の費用を計上する場合は、通信費の勘定科目を用いることが一般的です。広告宣伝費や開業費、印刷費などとして計上することもできますが、挨拶状を定期的に送付する可能性がある場合は、一度使った勘定科目を継続して使うようにするとよいでしょう。 挨拶状の達人は、創業70年の老舗印刷会社が運営する挨拶状印刷の専門サイトです。300種類もの文例テンプレートから自社に合った文例を選択できる便利なサービスをご用意しています。挨拶状でお困りの場合には、ぜひ挨拶状の達人までお気軽にご相談ください。