【株主総会での役員改選】社長交代・役員の就退任の際に抑えておきたいポイント
1.株主総会とは
株主総会は株式会社の最高の意思決定機関であり、会社の基本方針や重要事項を決定するために開催されます。株主総会では、1株に対して1つの議決権が与えられ、議決内容を決議する場合、基本的には資本多数決といった形式を取ります。決議する内容の重要度に応じて、普通決議、特別決議、特殊決議の3種類があり、それぞれ要件が異なります。なぜ株主総会を行うか
会社の所有者は株主ですが、実際に経営を行っているのは取締役です。そのため取締役や監査役の選任や解任などの人事、定款変更や合併、減資など会社の根本に関わる事柄、事業経営の基本方針など重要事項について決定するために、株主総会が開催されます。株主総会では、株主が経営者から事業の状況について報告を受け、必要があれば質疑応答や議論を行い、重要な意思決定を行っていきます。株主総会は株主にとって、経営者がきちんと会社の経営を行っているかどうかを監視し、意見を表明する大切な場であると言えます。株主総会を行う時期
定時株主総会は、一般的に年に一度、期末から3か月以内に開催されます。定時株主総会のほかに、必要がある場合にのみ開催される臨時株主総会があります。株主総会までの流れ
- 計算書類・事業報告の作成、議案についての書類作成
- 株主総会の日時や場所、報告事項、決議事項などを記載した株主招集通知を作成
- 計算書類や事業報告を同封し、株主招集通知を発送 ※株主の同意があれば、メールで招集通知を行うことが可能な場合もあります。
2.こんな時は挨拶状が必要
社長や役員が交代した場合
社長や役員が交代した場合には必ず挨拶状を出しましょう。社長や役員の交代は、社内のみならず、取引先においても大きなイベントです。社長や役員の交代によって、今後の経営方針や会社の方向性が大きく変わる可能性があるからです。メールやネットでの告知はもちろんですが、新たな体制での決意を込め、取引先に丁寧な挨拶状を送ることで、今後も変わることのないお付き合いをお願いしましょう。きちんと印刷した挨拶状を発送することで、取引先から信用のおける企業だという良いイメージを持ってもらえるに違いありません。会社の代表者が変更になると、取引先企業によっては契約書の名義変更をしなければならない場合があります。なるべく早く挨拶状を送るようにしましょう。会長の就・退任時や社長逝去、社名変更時など重要なお知らせがある時
会長の就・退任時や社長の逝去などについても、日頃からお世話になっている取引先には挨拶状でお知らせしましょう。また社名変更や会社の移転などは、取引先においても契約関係や情報システムの修正など様々な作業が発生します。早目にお知らせすることをお勧めします。今後もスムーズな取引ができるよう、変更や移転に至る経緯や今後の抱負を盛り込んだ挨拶状を作成すると良いかもしれません。3.社長交代、役員の就・退任の挨拶状を送るのにベストなタイミング
社長や役員の交代は一般的には株主総会とその後の取締役会での決議で決定されます。挨拶状を受け取る前に、交代の話が取引先の耳に入ると、こんな大事なことをすぐに知らせないのかと不信感を持たれたり、悪い印象を持たれたりする可能性があります。決議の終了後、交代が正式に決まったら、すぐに発送の準備を行い１週間以内に取引先に挨拶状が届くようにするのがベストです。内示の段階から挨拶状の準備を計画的に進めておきましょう。短期間で挨拶状の文面を考え、発送手続きまで完了するのはなかなか大変です。社長や役員交代にまつわる様々な業務を並行して行う必要があればなおさらでしょう。文面からレイアウト、校正、編集、印刷、発送がワンストップで完了する挨拶状の達人なら、美しく、格調の高い挨拶状をスピーディーにご用意できます。ぜひご利用ください。4.社長交代、役員改選の挨拶状を送る時のマナー
挨拶状は書面で
EメールやWEBサイトでの告知も大切ですが、社長交代や役員の就・退任など会社の体制が大きく変わるシーンでは、必ず書面で正式な挨拶状を送りましょう。礼を欠くことのないよう、なるべく早く発送することがポイントです。挨拶状には社長や役員の交代が決まり、新体制へ移行すること、これからも変わらぬ支援と協力をお願いしたいことを今後の抱負や展望とともに記載しましょう。取引先すべてに送りましょう
挨拶状の送付先を絞り込めば、若干経費を減らせるかもしれません。しかし後々、挨拶状を送らなかった取引先との関係が微妙になる可能性もゼロではありません。今後も取引先と良好な関係を保つためにも取引のある会社すべてに挨拶状を送りましょう。きちんと挨拶状を送ることで、顧客を大切にする会社だと改めて認識してもらえるかもしれません。挨拶状の送付先リストは、社長や役員またはその秘書に必ず目を通してもらうほか、営業部門などにも大切な顧客の記載もれがないかチェックしてもらいましょう。事実を簡潔に
あくまでも社長や役員の就任や退任という事実を簡潔に伝えることがポイントです。必ずしも就任や退任の理由まで詳しく書かなくてはならないということはありません。新社長や新役員の就任とともに社名が変わったり、就任パーティーを開いたりする場合には、その旨を挨拶状に記載することも可能です。失礼のない文面を
本来であれば取引先まで伺って、ご挨拶すべきところを挨拶状で行っていることになります。挨拶状の文面には感謝の気持ちと敬意を込め、取引先に対して失礼のない謙虚な表現を心掛けましょう。5.取引先から社長の交代、役員の就・退任の挨拶状が届いたら返信をしましょう
取引先から社長の交代や役員の就・退任の挨拶状が届いたら、なるべく早く返信しましょう。社長や役員就任の挨拶状への返信は、時候の挨拶、日頃のご愛顧についての感謝、お祝いの言葉、今後の発展を祈る言葉、変わらぬお付き合いをお願いする言葉を。退任される場合には、挨拶状をいただいたお礼、これまで長い間お世話になったことに対する感謝の言葉などを書きましょう。挨拶状への返信は、差出人との関係性によって失礼のない文面になるよう気をつける必要があります。どのようにまとめて良いか分からない場合は、挨拶状の達人にご相談ください。6.挨拶状のポイント
◎挨拶状の構成は？ ・件名（○○のご挨拶など） ・時候の挨拶（導入文） ・日頃のご愛顧に対する感謝の言葉（退任の場合は、これまでのご愛顧への感謝の言葉） ・就任または退任が決まった日など ・就任または退任する役員の紹介 ・今後の抱負や展望 ・支援、協力についてのお願い（退任の場合は、相手先の発展を祈る言葉など） ◎挨拶状作成のポイント ・就・退任日付をわかりやすく伝える ・社長交代・役員交代を簡潔に伝える ・役員改選の理由を添える場合は文中に入れる（役員改選の理由は入れても入れなくても良い）7.社長交代、役員の就・退任と他の大切なお知らせもあわせて挨拶状で伝えられます
社長交代や役員の就・退任と、社名変更や、株式会社化、会社の移転が同時期に行われる場合、就・退任の挨拶状にその他のお知らせについても盛り込むことができます。また就任に伴いパーティーなどを開催予定の場合は、挨拶状とパーティーの案内をまとめて作成することが可能です。挨拶状の構成などについて、疑問や不安がある場合は、お気軽に挨拶状の達人までお問い合わせください。8.挨拶状の文例
就任の文例
社長就任の文例
理事長就任の文例
通常総代会による役員改選の文例
着任（転居の知らせ付き）の文例
社長就任前社長逝去の文例
就・退任 役員交代文例 役員連名
就・退任 役員交代文例
株主総会・役員取締役会による役員改選の文例
社長引退に伴う役員改選の文例
役員交代と社名変更の文例
社長交代の文例
社長交代と株式会社化の文例
二つ折カード旧社長退任と新社長就任
二つ折カード 社長就任・新役員名
