役員退任の挨拶状の簡単な送り方を解説！シーンごとの文例も併せてご紹介！

役員退任の際には、これまでの役員に代わって新たな役員が就任することとなります。そのため、役員退任時には退任のご挨拶とともに新役員の就任を報告し、これまでのご厚情に対するお礼を伝え、今後の変わらぬお付き合いをお願いする挨拶状を送付することが一般的です。しかし、挨拶状の送付となると、普段は使用しない畏まった言葉遣いが文書マナーとして求められるため、フォーマルな文章の作成に苦労をするケースも少なくありません。
そこで今回は、役員退任時の挨拶状の文例や挨拶状の簡単な送付方法をご紹介します。

役員退任の挨拶状とは

役員退任の挨拶状とは、役員改選などによって役員が退任する際、関連先に役員退任をお知らせする書状です。退任する役員が個人名で挨拶状を送付する場合もありますが、多くの場合は新たに就任した役員の紹介と併せて、会社として退任の報告をします。
役員退任の挨拶状では、新体制について報告をし、今後の変わらぬ力添えをお願いするとともに、役員任期中のご厚情に対してのお礼を伝える文面とします。

役員退任の挨拶状の簡単な送り方

役員退任の挨拶状は、相手への敬意をこめて丁寧な文面でお知らせをし、封筒にカードを挿入する形で送付します。挨拶状の文面には細かな決まり事や型があるため、忙しい業務の中で役員退任の挨拶状を一から作り上げて一定の期間内に確実に送付する作業は社員にとっても、大きな負担となることでしょう。手間をかけずに品格の高い役員退任の挨拶状を送付するなら、印刷会社へ依頼することが一番の近道です。
そこで本記事では、印刷会社を利用して役員退任の挨拶状を送付する流れをご紹介します。

印刷会社のテンプレートから内容を選ぶ

印刷会社では、役員退任の挨拶状のテンプレートを複数パターン用意していることがほとんどです。テンプレートを利用すれば、挨拶状の文面を考える手間を軽減でき、間違いのない挨拶状を作成できます。複数用意されているテンプレートから、状況に合った文例を選択しましょう。

送付先をリストアップする

次に役員退任の挨拶状を送付する相手をリストアップし、住所等の確認をします。大切な取引先への発送を忘れてしまうと、今後の取引にも影響を及ぼす可能性があります。送付先リストは関係する各部署にも確認を依頼し、漏れがないように気を付けましょう。

印刷会社に印刷を依頼する

テンプレートに社名や退任する役員名、新たに就任する役員名、日付などを入れて内容を確認します。また、用紙、封筒に印字する差出人情報、印刷枚数を指定し、印刷会社に挨拶状の印刷を依頼します。封筒の宛名印刷も依頼する場合は、送付先リストも印刷会社に送付します。
印刷会社から校正データが送られてきたら、内容を確認し、問題がなければ印刷へと進みます。

印刷会社に封入、送付をしてもらう

役員退任の挨拶状を発送するには刷だけでなく、封筒の宛名印刷、印刷物の封入、糊付け、発送など多くの手間がかかります。印刷会社によっては、カードへの印刷だけでなく、宛名印刷、封入、発送までを代行しているところがあります。印刷から発送までをすべて依頼することで、手間をかけずにスムーズな挨拶状の発送が可能となります。

役員退任の挨拶状に印刷会社を活用するメリット

役員退任の挨拶状をつつがなく送付するためには、印刷会社の活用がおすすめです。次に、印刷会社に依頼することで得られるメリットをご紹介します。

作成ミスの心配がなくなる

挨拶状では、誤字脱字のない、ビジネス文書の一定の約束に則った文面を作成しなければなりません。また、カードや封筒の印刷の向きなども確認や調整をする必要があるなど、ミスのない挨拶状を作成するためにはさまざまな手間と確認作業が必要になります。一方で、印刷会社に依頼すればこのようなミスの心配からは解放されます。

作成にかかる労務時間を大幅に削減できる

文章の作成、印刷、封筒の宛名印刷、封入、切手の貼付、投函といったように挨拶状の発送には手間と時間がかかります。印刷会社に依頼すれば、挨拶状の作成や発送にかかる労務時間を大幅に削減できます。また、社員の負担を軽減するとともに、残業代などの人件費の軽減にもつながるでしょう。

一度に大量の挨拶状を作成できる

印刷会社では大型の印刷機を所有しているため、一度に大量の挨拶状を作成できます。社内で印刷をする際にはプリンターを長時間使用するため、他の業務に支障が出る可能性もあります。
スピーディーに大量の挨拶状を作成できる点も印刷会社に依頼するメリットといえるでしょう。

役員退任の挨拶状のシーン別文例のご紹介

役員退任時の挨拶状の文例をシーン別にいくつかご紹介します。役員退任の挨拶状を送付する際の考にしてください。

役員退任・社長就任を報告する場合①

謹啓　平素は格別のご高配を賜り　深く御礼申し上げます
さて　〇〇月〇〇日の株主総会ならびに取締役会におきまして左記のとおり役員が選任され　それぞれ就任いたしました
つきましては　役員一同今後とも社業の発展に努力いたす所存でございますので　何卒ご高承のうえ　より一層のご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

なお　取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました
在任中は一方ならぬご厚情を賜り 厚く御礼申し上げます

役員退任・社長就任を報告する場合②

謹啓　時下ますますご清栄の段お慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます

さて　私こと

このたび　第〇会株主総会および取締役会の決議により〇〇〇〇〇〇〇株式会社代表取締役社長に専任され　令和〇年〇月〇日をもちまして就任させていただく運びと相成りました
はなはだ浅学菲才の身ではございますが 誠心誠意社業の発展に全力を尽くして臨む所存でございます
何卒一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます
まずは略儀ながら書面をもって就任のご挨拶を申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月

〇〇〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

なお　取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました
在任中に賜りましたご厚情に対し厚く御礼申し上げます

役員退任・新役員就任を報告する場合

謹啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り有難く厚く御礼申し上げます
さて　〇月〇〇日開催の定時株主総会ならびにその後の取締役会において左記のとおり役員が選任され　それぞれ就任いたしました
つきましては今後ともなお一層ご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

なお　取締役〇〇〇〇は退任いたしました
在任中に賜りましたご厚情に厚く御礼申し上げます

役員退任・新体制のご挨拶

謹啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて 弊社は〇月〇〇日開催の第〇回定時株主総会ならびに取締役会において左記のとおりの新体制となりました
つきましては役員一同決意も新たに皆様のご期待に添えるよう一層の努力を尽くす所存でございます
何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご案内方々ご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月

〇〇〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

なお　取締役〇〇〇〇監査役〇〇〇〇は退任いたしました
在任中のご厚情に対して深く御礼申し上げます

役員退任・新体制のご挨拶（単カード）

ご挨拶

謹啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて 去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会および取締役会におきまして下記のとおり役員が選任され　それぞれ就任いたしました
つきましては　役員一同今後ともなお一層社業の発展に努力いたす所存でございますので　何卒ご高配のうえ　今後とも一層のご支援とご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

なお　取締役〇〇　〇〇（〇月〇〇日付）取締役〇〇　〇〇（〇月〇〇日付）監査役〇〇　〇〇は退任いたしました
在任中のご厚情に対し深く御礼申し上げます

役員退任の挨拶状は挨拶状の達人へご相談ください！

役員退任時には、新たに就任した役員の紹介とともに、これまでと変わらぬお付き合いをお願いする挨拶状を送付します。
挨拶状の達人は、70年の歴史をもつ老舗の印刷会社です。豊富な印刷技術のノウハウと挨拶状作成の経験を活かしたスピーディーで美しい挨拶状の作成とリーズナブルな価格設定は、多くのお客様からご好評いただいています。
また、宛名の印刷から封入、投函まで、挨拶状の発送に必要な業務をすべて代行しております。役員退任の挨拶状を送付する際には、挨拶状の達人までお気軽にご相談ください。