好感度急上昇！役職就任時には挨拶状を送ろう【就任時の流れとマナー】
「やった！ついに昇格だ！！でも、スピーチ苦手だ・・。」
「役員に昇進したけど、挨拶状送った方がいいのかな・・。」
「あいさつ回りのときの手土産はどうしよう・・。」
新しい役職に就任するときには良い出だしをきりたいものです。
良い出だしをきるにあたって正しい挨拶とマナーを知っておきたいですよね。
しかし新しい役職に就任するときの挨拶や、
マナーに不安がある方も多いのではないでしょうか。
新しい役職に就任する際には、
社内だけではなく社外の取引先にも就任の旨を伝えなければなりません。
そのときに重要なのが就任の際に社外に送る挨拶状です。
最初の挨拶状のやりとりや中身は、
新しい役職に就任するあなたの第一印象を大きく左右します。
就任してからの取引先への挨拶状のやりとりがうまくいけば、
あなたの新しい役職就任の出だしも幸先の良いものになります。
新しい役職の就任と挨拶状のやりとりは、
事前に準備しておけば、
決して難しいものではありません。
幸先の良い出だしを迎えられるように、
挨拶とマナーを確認しましょう。
就任と着任、赴任の違いとは
まずビジネス用語で就任・着任・赴任の違いを確認しておきましょう。 意外に使い分けが紛らわしく間違えて使っている人も多いのです。 あなたはすべて説明できますか？
これを知っておけば、
就任・着任・赴任での挨拶の流れや、
挨拶状の形式の違いにもスマートに対応できるようになります。
それでは、まず就任について確認しましょう。
就任の正しい意味
「就任」とは「新しい地位や役職につくこと」です。 その中でも特に位の高い役職につくときに良く使われます。
例えば会社ならば「社長」「取締役」「部長」などの管理職、
学校ならば「校長」「副校長」、
スポーツなら「監督」、
銀行なら「頭取」などの位の高い役職に就くときに、
「就任」ということばを使います。
一般的には「主任」や「係長」のなどの、
中堅以下のポストに就いても「就任」は使いません。
「就任」は組織の中でも特に位の高い役職に就く際に使います。
会社を代表するポストに就くわけですから、
取引先への挨拶回りと挨拶状のやりとりは、
新体制を迎えた会社の姿を対外的にお知らせする大事なイベントです。
着任の正しい意味
「着任」は「新しい勤務地に到着したり任務に就くこと」です。
「着任」は「就任」と異なり、
高い役職に就くかどうかは関係なく、
新しい勤務地に着くこと、
または任命された職務に就くことです。
就任と着任は混同しやすいので気をつけましょう。
赴任の正しい意味
「赴任」は「任地へおもむくこと」です。 「赴任」は新しい勤務地に行くこと、 または出発することを意味します。
「赴任」の反対は「着任」です。
「赴任」は新しい勤務地へ行くこと、
「着任」は新しい勤務地に着くことです。
ここで、おさらいをしておきましょう。
特に間違いやすいのは、「着任」と「赴任」です。
それぞれの使い方の例文を用いて、
確認しておきましょう。
「就任」
位の高い役職に就く場合に使います。
【例文】
・本日付で、役員に就任いたしました佐藤です。
・取締役会にて代表取締役社長に就任した。
「着任」
新しい勤務地に到着したり任務に就く場合に使います。
【例文】
・本日付で、部長に着任いたしました鈴木です。
・九州エリアの課長から、西日本エリアの部長に着任した。
「赴任」
新しい勤務地に向かう場合に使います。
【例文】
・明日から、福岡へ赴任する予定の田中です。
・福岡支社から東京本社へ、単身赴任することとなった。
就任の挨拶回りの基本
「就任」は位の高い役職に就くことですから、 会社を代表する顔がかわることでもあります。
だからこそ対外的にこれまでお世話になっている取引先には、
丁寧に速やかに就任の旨を伝えるべきです。
就任の挨拶まわりの基本的な流れを確認しましょう。
1、就任の際に挨拶状を送るタイミング
就任の挨拶状は、 速やかに役職への就任後1週間以内に送りましょう。 あまりに期間が長いと取引先に心配をかけてしまいます。 また挨拶が遅れることで、 取引先の心象を損ねてしまう可能性もあります。
そのため就任が予定されている場合は、
事前に挨拶状を用意しておくことが大切です。
創業70年の老舗印刷会社である挨拶状の達人は、
最短3営業日後お届けすることができます。
就任後の挨拶状や仕事の段取りがうまくいかなければ、
取引先に悪い印象を与えかねません。
就任の挨拶状は速やかに送ることができるようにしましょう。
2、直接、取引先に挨拶まわりをする
挨拶状を送ると同時に直接、取引先に訪問することも大切です。 挨拶状とあわせて、 直接取引先に訪問することで、 円滑なコミュニケーションの下地をつくることができます。 また実際に挨拶に行くことで誠意をみせることもできます。 「でもなー・・。挨拶回り行くし、挨拶状なんかいらなくない？」
そう思ったあなた！
確かに、
挨拶状と挨拶回りどちらも行うのは、
時間ばっかりかかるだけで、
得られるものはわずかかもしれません。
しかし口頭でのやり取りだけではなく、
書面で事前に挨拶状を送っておくことで、
取引先に丁寧な印象を持ってもらえます。
実際に挨拶まわりに行くまでに、
期間があれば取引先も不安に感じてしまいます。
挨拶状を書面で速やかに送ったうえで、
実際に挨拶回りに伺うのが丁寧で取引先との信頼を築くことにつながります。
3、記念品・手土産のマナー
実際に就任報告をしに挨拶回りをする際には、 記念品・手土産を持っていくのがマナーです。 紅白花結びのかけ紙に表書きは「就任記念」「ご挨拶」などにし、 会社名と役職名を入れておきましょう。 また、手土産で避けた方が良いものも多々あります。 以下6点は気を付けましょう。- 冷凍・冷蔵が必要なもの
- 重いもの
- ホールケーキなど切り分ける必要があるもの
- 商品券
- 競合メーカーのもの
- 高価なもの
挨拶状を送るときの流れ
就任は会社を代表する役職がかわり、 取引先にも影響がある重要なイベントです。 だからこそEメールなどで済まさずに書面で伝えるべきです。 しかし挨拶状を用意するのに慣れておらず、 迷いをおぼえる人も多いのではないでしょうか。 そこで、挨拶状の達人での挨拶状送付の流れをご紹介します。テンプレート形式に沿って文面を作成
まず就任が確定したら諸手続きと並行して挨拶状の用意をします。 文面はある程度、型が決まっています。 つまりテンプレートの形式に沿って作成するだけです。 挨拶状の達人では、豊富なテンプレートを用意しています！
挨拶状の達人にお任せすれば、
大船に乗った気持ちで就任の挨拶状が作れます。
送付先をリストアップする
取引先やお世話になっている相手など、 就任したことをお知らせする送付先のリストアップします。 挨拶状を送る取引先に漏れがないように、 しっかりと確認しておくことが大切です。 また挨拶状で、面倒くさいのが宛名です。 挨拶状は1種類でも宛名は名前や住所が1人1人違うため、 一括で済ませることができません。 そこで挨拶状の達人では、 「お客様の負担をできるだけゼロにしたい」という気持ちから、 宛名作業を格安でお受けいたします。
印刷業者に依頼する
就任の挨拶状の大まかな文面と送付先が決まったら依頼しましょう。 挨拶状の達人は、様々な挨拶状を手がけているため、 段取りや様式に詳しいプロフェッショナルです。
もしも不安なことがあればお気軽にご相談ください。
疑問点や悩みもすぐに解決し、
速やかに就任の挨拶状の印刷・送付に移ることができます。
封入する
挨拶状の印刷が終わったら、 封筒に入れて送付します。 封筒に入れる際には、 封筒の表面（宛名印字側）と挨拶状（印字されている側）を、 同じ方向にして封入するのが一般的です。 しかし最近では封から取り出したときに、 文面がすぐに見える方が良いとする考えもあります。 そのため封入について、正解はありません。 ただし古い伝統を重んじる企業や取引先の場合は、 より一般的な封の表面と挨拶状を同じ方向に入れる方が無難です。就任の挨拶状の代表的な用紙
挨拶状はEメールとは異なり、 実際に紙に印刷するため用紙の選択が必要になります。 はがきサイズもあれば単判カード、 2つ折カード、A4用紙の三つ折りなどの形から選べます。
用途や文面に応じて選びます。
例えば就任の挨拶だけならば単判カード、
退任と就任の挨拶状をあわせるなら2つ折カードにするなど、
様々なバリエーションが考えられます。
就任の挨拶状で盛り込む内容
就任の挨拶状では主に3つの内容を盛り込みます。
文面を作成する前に盛り込む3つの内容を整理しておきましょう。
就任の事実
就任の挨拶状ですので当然就任の事実を伝えます。 就任した人の名前と役職は必ず盛り込みましょう。 また就任の理由などについては、 不都合なことがある場合書く必要はありません。新しい仕事に対する抱負
就任は会社の顔にもなる上役のポストに就くことです。 新しい仕事に対する抱負・決意を伝えることで、 取引先に対して仕事に対する姿勢ややる気を表明しましょう。新しい任務への支援、協力、今後の交誼の依頼
仕事は取引先あってこそできるものです。 特に新しく就任して取引先とやりとりをしながら、 仕事を進めていく必要があります。 そのため挨拶状では取引相手と、 今後も良い関係を築きたい旨を伝えるべきです。挨拶状を書く際の注意点
挨拶状を書く際には挨拶状のルールに則って書く必要があります。 普段挨拶状を書く機会がないと、 意外に見落としがちなので、 挨拶状を書く際のルールを整理しておきましょう。
文字の大きさの目安
挨拶状を手書きではなくワープロで打つ場合は、 文字の大きさは小さすぎても大きすぎても見辛くなってしまいます。 目安としては9ポイントから11ポイント程度の間におさめると、 ちょうど良い大きさになります。句読点や段落おとしを使わない
挨拶状では句読点は用いません。 相手に敬意を表す手紙や挨拶状の場合、 句読点は一般的に入れないようにします。 もしも句読点がないと読みづらい文章なら読点を使わずに空白を使います。 また段落ごとに文頭に空白を設けるのも正式な書き方ではありません。 挨拶状には挨拶状の書き方があるためルールは守っておいたほうが無難です。横書きか縦書きか
挨拶状を書くときに縦書きか横書きか迷うのではないでしょうか。 伝統的な書き方としては縦書きですが、 最近では横書きの挨拶状も珍しくなくなってきました。 横書きはアルファベットを表記しやすいなどのメリットもあります。 伝統を重んじる取引先が多いようであれば縦書きが無難です。 しかし横書きにもメリットがあるため状況に応じて決めると良いでしょう。役職別の就任の挨拶状の定型文
就任の挨拶状の定型文を主な役職ごとに掲載します。 定型文をもとに会社や役職に合わせた文章を一度つくってみると、 挨拶状の具体的なイメージも湧きやすいのではないでしょうか。 紹介する定型文が全てではありませんが参考にしてみてください。転勤・着任のお知らせ
就任のお知らせ
社長就任のお知らせ
有限会社の社長就任のお知らせ
前社長逝去後社長就任のお知らせ
校長就任のお知らせ
理事長就任のお知らせ
支部長就任のお知らせ
支店長就任のお知らせ
支社長就任のお知らせ
就任の挨拶まわり
就任の際は対外的な挨拶状の送付だけではなく、 社内外での挨拶回りも大切です。 特に大きな企業や組織の場合、 役職の入れ替えも激しいため社外だけではなく、 社内にも簡単に挨拶まわりをしておくことで就任を伝えましょう。社内の挨拶まわり
ある程度大きな組織や企業ならば、 社内でも就任の挨拶まわりをしておくべきです。 大きな組織や企業ですと、 取締役が社内の関係部署や支店などで、 あまり関わりがないことも珍しくありません。 そして入れ替えもあるとなると、 なかなか上役といえども就任を周知徹底できません。 また挨拶をしないことで、 社内でのやりとりもしづらくなる可能性があります。 就任後に仕事をしやすくするためにも、 社内の挨拶まわりもしっかりしておきましょう。社外の挨拶まわり
就任するということは、 組織的にもある程度の役職ということです。 付き合いのある取引先に対しても、 出来る限り直接挨拶回りをすることで、 就任の事実を伝えましょう。 挨拶状とあわせて、 実際に会って挨拶をすることで、 新しい関係を築きましょう。就任のスピーチ
就任の挨拶状だけではなくスピーチをする機会もあるでしょう。
そこで就任スピーチのコツと例も挨拶状とあわせてご紹介します。
就任のスピーチではボディランゲージも意識する
就任のスピーチでは何を話すかだけではなく、 どのような立ち振る舞いをするかも重要です。 日本ではあまり意識されていませんが、 アメリカではボディランゲージが非常に重要視されています。 ボディランゲージ次第で、 同じことをスピーチしても、 全く雰囲気が変わってしまいます。 腕を軽く前に組んで棒立ちのスピーチと、 身振りと手振りもしっかりと意識した力強いスピーチでは、 印象がまるで違います。 就任のスピーチの際は、 ボディランゲージも意識したスピーチを行いましょう。就任のスピーチの4つポイント
就任では上役の新しい役職が変わります。 そのためスピーチでは社風にもよりますが、 フォーマルな口調や内容で行うのが一般的です。 またスピーチは基本的に社内向けに行うため、 同じ目標に向かって働くために、 ご自身の立場や今後の方針を共有し宣言する場にしましょう。- 出だしのことば
- 現在の心境と感想
- 今後の決意
- 結びの言葉
就任のスピーチ例
対外的な就任の挨拶状だけではなく、 社内でのスピーチを行う機会も増えるのではないでしょうか。 そこで就任のスピーチ例もご紹介します。 挨拶状だけでなく、 社内スピーチや実際の挨拶回りも合わせて、 就任の一連の流れを成功させましょう。新社長就任のスピーチ例
ただいまご紹介にあずかりました○○です。 このたび取締役会の総意を得て、 社長の大役をおおせつかることになりました。 前任の○○社長が十余年にわたり、 粉骨砕身され、 ここまで成長した○○社をお引き受けするのは、 身の引き締まる思いがいたします。 幸い現在は、 新興国市場での売れ行きが順調な伸びを示しており、 業績は上向きです。 今後はブランド力を前面に押し出した商品展開へとシフトすることで、 国内でのセールスにもつなげたいと考えております。 また現場の意見を積極的に取り入れ、 私なりのやり方で当社の発展に寄与したいと思っています。 そのためにも、風通しのよい会社作りを徹底しようと思います。 それにはみなさまのご協力が必要不可欠ですので、 どうぞよろしくお願いいたします。 以上をもちまして就任のあいさつとさせていただきます。Eメールによる就任の挨拶
就任の挨拶は原則、挨拶状を送ることで行うべきです。 しかしIT化の時代何らかの理由で、 挨拶状を送ることが難しい場合は、 Eメールで就任の挨拶をしなければいけないケースもあるでしょう。
EメールにはEメールの書き方があるため、
挨拶状とは違った形で就任の挨拶をすることになります。
挨拶メールの基本ポイント
Eメールの場合、 挨拶状とは異なる留意すべきポイントがあります。 Eメールは挨拶状に比べ埋もれやすいため、 確実に目を通してもらうために、 分かりやすい「件名」をつける必要があります。 会社によっては、 Eメールが1日に数十通・数百件届くことも珍しくありません。 そのため件名では分かりやすく ・【就任のご挨拶】○○株式会社 ○○ ・就任のご挨拶および訪問日程の相談 という具合に分かりやすいメールを送る必要があります。 またEメールで、 就任の挨拶回りのアポイントをとる際も、 件名は分かりやすくしておきましょう。就任のEメールの例文
お世話になっております。 この度前任の△△に代わり、 代表取締役社長として就任いたしましたため、 ご挨拶をさせていただきたくご連絡いたしました。 不慣れな部分も多々あり、 ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、 いち早く貴社のお役に立てるよう努めます。 本来であれば直接伺うべきところですが、 まずは書面にて失礼いたします。 改めて前任の△△とお伺いするお時間を頂戴できれば幸いでございます。 ―――――――― 株式会社○○ 代表取締役 ○○ ○○○ 〒xxx-xxxx ○○県○○市・・・ 電話：xxx FAX：xxx E-mail：xxx@xxx就任の際はEメールだけではなく挨拶状を送ろう
現代社会ではIT化が進み、 ビジネスではEメールでのやりとりも当たり前です。 しかしIT社会だからこそ位のある役職の就任では、 しっかりと挨拶状を送りたいものです。 Eメールは数多く届くメールに埋もれやすく、 本当に重要な取引先相手への重要なお知らせには、 あまり向きません。 就任という会社にとっても、 あなたにとっても、 節目のときだからこそ、 紙による挨拶状を送ることに意味があります。 また挨拶状だからこそできる、 Eメールでは伝わらない表現を用いた挨拶もできます。 特に古くからある老舗の企業とやりとりをする場合は、 Eメールよりも挨拶状を送る方が心象が良いのではないでしょうか。 ITの時代だからこそ挨拶状を送ることで、 改まった形で就任という節目を取引先に伝えることで、 新しいこれからの関係を築くことができるのです。就任の挨拶状を用意するのは意外に簡単
取引先に挨拶状を送る機会はIT化によって年々、 少なくなってきたのではないでしょうか。 そのため紙で印刷した挨拶状を送るのに慣れていない方も多いかもしれません。 しかし、挨拶状の達人なら簡単に就任の挨拶状を用意することができます。
- 就任が予定されていれば挨拶状をつくる下準備をする
- 文章のテンプレートに沿って文章を一度、作ってみる
- 挨拶状を送る先のリスト化をする
- 挨拶状を印刷する業者に相談と依頼をする
- 印刷できたら封にいれて送る（就任後1週間以内）
挨拶状の文章も実はほとんど形式が決まっています。
好みの挨拶のテンプレートに当てはめれば、
慣れていない挨拶状の文章をつくることも難しくありません。
また挨拶状に不備や間違いがないか不安なら、
挨拶状の草案を送っていただければ、
無料でご相談・ご確認をさせていただきます。
就任の挨拶状を得意先に送り、
新しい会社の顔として幸先の良いスタートをきるための、
きっかけとしてみてはいかがでしょうか。
就任の挨拶状はお任せください
就任の際の挨拶状はビジネス挨拶状印刷の専門業者に任せれば安心です。
挨拶状の達人は単に挨拶状を印刷するだけではなく、
就任の挨拶状にふさわしいテンプレートや、
挨拶状の文面のコンサルティングも可能です。
挨拶状を得意先に送ることは単に印刷物を送ることではありません。
挨拶状を送ることを通して、
新しく就任したあなたと会社の節目、
そしてお得意様との新しい信頼関係を、
改めて築くためのきっかけをつくることこそが挨拶状を送る良さです。
簡単にEメールだけで重要な就任の挨拶を済ませてしまっては、
取引先との新しい関係を築く機会を失ってしまうかもしれません。
単に就任の事実を伝えるだけでなく、
しっかりと挨拶をすることを通して、
より得意先や顧客との信頼関係が深まっていくのではないでしょうか。
あなたの信頼をカタチにする挨拶状の達人で、
就任の挨拶状を作られてみませんか。