【ポイントをおさえれば大丈夫！】社長就任の挨拶状の書き方マナー
新しい社長の就任は社内にとって非常に大きな出来事ですが、取引先にとっても、代表者が変わることで契約書の名義変更などの業務が増えたり、会社の経営方針が変わるのではないかと不安を感じたりする場合があり、大きなイベントであることには変わりありません。きちんとした挨拶をしておかないと企業の信用を失ってしまい、以降の取引に影響を及ぼすこともあり得ます。今後の企業のイメージにも関わることですので、社長就任の際には挨拶状を送り、変わらぬお付き合いをお願いしましょう。
挨拶状を準備するタイミング
社長の就任が決まったらすぐに発送の準備を行いましょう。1週間以内に挨拶状が届くのがベストです。就任から時間が経ってしまうと、大事なことを知らせない企業だと思われる場合がありますし、挨拶状よりも早く取引先の耳に入ってしまうのは避けたいものです。会社の信用にかかわることですので、内示の段階から準備を進めておくことをおすすめします。
新しい社長の就任で社内がバタバタし、「挨拶状まで手がまわらない」、「誰に相談したらよいかわからない」と担当者の方はお困りになるかもしれませんが、「挨拶の達人」なら挨拶状の作成から発送までサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。
基本的な挨拶状の書き方
挨拶文には定型がありますので、それを参考にアレンジすれば大丈夫です。以下、社長就任の挨拶状作成のポイントをご説明します。
導入の挨拶文と日頃の御礼
一般的な手紙やビジネス文書と同じように、まずは導入の挨拶文をいれます。
・拝啓 時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配に預かり心から感謝いたしております
・拝啓 ○○の候 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます
・拝啓 ○○の候 ますますご発展の趣大慶に存じます
というような感じです。4月であれば「桜花の候」、6月は「初夏の候」など、社長就任の時期に合わせて時候の挨拶を入れると非常に丁寧な印象を与えることができます。
それに続けて、
・平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。
・これも皆様の御支援の賜物と感謝申し上げる次第です。
・皆様のお力添えを心より感謝申し上げます。
といった日頃のお礼も付け加えましょう。これは今後のお付き合いや取引にとって非常に大切です。
社長就任の経緯
主文で、正式に社長就任が決定した事柄の報告を行います。
・この度弊社第〇回株主総会及び臨時取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました。
など簡単な報告で大丈夫です。
末文の書き方
末文は
・つきましては、役員一同今後とも社業の発展に努力いたす所存でございますので何卒ご高承のうえより一層のご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
など、今後の抱負を含めた文章にし、
・誠に略儀ながら、書中をもって就任のご挨拶を申し上げます。
といった文言で締めましょう。
最後の部分は、社長に就任した日付と新社長名の差出人になるようにします。
以上のポイントを守れば、きちんとした挨拶状が完成します。社長就任から1週間後くらいまでに届くのがベストなので、それに間に合うよう手配しましょう。
挨拶状の文例
「挨拶状の達人」では様々なパターンの社長就任挨拶状の文例を用意しています。名前や日付だけを変えてこのままお使いいただくことも可能ですし、オリジナルの文章を作成することもできますので、お気軽にご相談ください。経験と知識豊富なスタッフがアドバイスさせていただきます。
二つ折カード 社長就任 全役員名入り
二つ折カードにして、全役員名入りの挨拶状を作成することもできます。
単カード 社長就任
単カード 社長就任(有限会社)
単カード 社名変更に伴う社長就任
社長就任の挨拶状なら「挨拶状の達人」におまかせください
万全の体制でお客様をサポート
挨拶状にはある程度定型がありますので、それをアレンジすれば丁寧な挨拶状ができますが、経験がなければどんなことに気を付けるべきかもわからないと思います。また、挨拶状を送る機会がそんなに多くないため、経験者が周りにおらず相談できずに困ってしまうこともあるのではないでしょうか。そんな時は「挨拶状の達人」にご相談ください。当社は創業70年の老舗の印刷会社で、挨拶状に関する知識、経験が豊富なスタッフが多数在籍しています。会社の状況に合わせて適切なアドバイスをすることができますので、ベストタイミングで社長就任の挨拶状を取引先に届けることが可能です。急なご依頼にも対応させていただきます。
預かったデータを迅速に編集
「挨拶状の達人」にはデータや原稿を編集するDTP部があります。美しいレイアウトの挨拶状を作成することができるので、取引先に今までの感謝と今後の取引への思いを存分に伝えられます。挨拶状によっては地図を入れたり、社長、役員の顔写真を入れたりすることも可能ですので、ご相談ください。個人情報の取り扱いにも十分注意いたしますのでご安心ください。
校正チームによる完璧なチェック
挨拶状の誤字、脱字はあってはならないことです。会社の名前・住所、社長・役員の名前などにミスがあれば、取引先に迷惑をかけますし、なにより、信用を失ってしまいます。挨拶状の達人ではそのようなミスを起こさないよう、校正チームが何重にもチェックし、完璧な状態のものを印刷します。挨拶状の作成は「挨拶状の達人」に安心してお任せください。
業務用の印刷機による早くて美しい仕上がり
「挨拶状の達人」では業務用の印刷機を使用しているので、早いだけでなく、美しい仕上がりになります。スピーディーな印刷で急なご依頼にも対応できますので、挨拶状ならぜひ「挨拶状の達人」にお任せください。
お客様の希望を叶える豊富なオプション
「挨拶状の達人」にはお客様をしっかりサポートする豊富なオプションがあります。ロゴや地図をいれたい、顔写真をいれてカラーにしたい、といった要望にもお応えできますし、挨拶状の宛名書き、封入、切手貼りなど、手間のかかる作業をお手伝いするオプションもあります。通常の業務で忙しい担当者の方に変わって様々なサポートができますので、ぜひお気軽にお問合せ下さい。
社長就任の挨拶状は、大切なことを伝えるだけでなく、会社の信用や今後のお付き合いや取引にも影響を及ぼす大変重要なものです。「なにから始めたらいいかわからない」、「失礼があったらどうしよう」、「就任後すぐに発送できるか不安」と思われる方が多いと思いますが、「挨拶状の達人」なら、作成から発送までお客様をしっかりサポートすることができますし、豊富な知識、経験をもとにアドバイスさせていだくことも可能です。挨拶状のことなら、「挨拶状の達人」にお気軽にご相談ください。