【事務所移転前に必ず知っておきたい！】事務所移転のマナーと挨拶について

「事務所移転ってEメールやFAXだけでいいの？」 「事務所移転の文言はどうすればいいんだろう？」 「移転の挨拶状はいつ出せばいいの？」 事務所移転は会社の大きな転機といえます。 大きな転機になるからこそ、良いスタートにしたいものですよね。 そのためには、正しい挨拶とマナーをしっかり把握する必要があります。 しかし、事務所移転はそう何度もあることではないため、マナーに不安のある方も多いのではないでしょうか。 個人の異動や退職などの挨拶状と比べても、事務所移転では挨拶状を送ることは非常に重要です。 事務所移転ともなると、全てのお客様に認知してもらう必要があるため、Eメールやコーポレートサイト・SNSでの挨拶のみでは不十分です。 お取引先やお客様の中にはWebやネットを普段から使っていない方にも、事務所移転を周知していただくためにも、挨拶状も合わせて作成するようにしましょう。 また、事務所移転の周知に合わせて、日ごろの感謝の気持ちを伝える機会でもあります。 事務所移転を移転の節目に挨拶状を通して、日頃の感謝の気持ちを示し、新しい事務所で幸先の良く事業をはじめましょう。 

事務所移転は事業の大きな節目

事務所の拡大や新規事業の立ち上げなどを理由に、事務所を移転するというところがほとんどだと思います。 事務所の移転は取引先やお客様にも大きな影響があるのが普通です。 大きな節目である移転を成功させられるかどうかが、新しい事務所での良いスタートをきれるかどうかの課題ともいえます。 個人の異動や転勤・退職でも、Eメールだけでなく挨拶状を送る方が心象も良く丁寧です。 しかし、個人の場合はEメールだけで挨拶を済ませてしまうことも多くなってきました。 ただ、事務所の移転となると挨拶状を送るのが、常識とされています。 特に伝統を重んじる業界や地域性があるところでは、挨拶状を送らないで移転をEメールなどでのみ済ませてしまうと、事務所全体の心象を損ねる恐れすらあります。 大きな節目であるからこそ事務所の移転の発表と挨拶は丁寧に進めるようにしましょう。

事務所移転は挨拶状かメールかFAXか

結論からいえば、事務所移転では挨拶状もメール・FAXも併せて使って、移転の事実のお知らせと挨拶をするべきです。 事務所移転の場合、全てのお客様に確実に周知する必要があります。 また、事務所移転は取引先にも大きな影響が出る行事です。 事実の伝達を速やかに行い、そのうえで丁寧に感謝の意をこめて挨拶状を出すようにしましょう。

実務担当者からも事務所移転の旨をEメール・FAXで送るべき

挨拶状の郵送には、どうしても取引先やお世話になった方に届くまでに時間がかかります。 事務所移転は取引先のスケジュールなどにも、大きな影響が出てしまう可能性があります。 実務担当者からも正式に移転が決まり次第、EメールやFAXで伝えておきましょう。 早めに事務所の移転の事実を、お知らせする方が親切でトラブルにもなりにくいです。 挨拶状を送るのは移転のお知らせと感謝の気持ちをお知らせする役割があります。 ただ、どちらかといえば後者の方に重きを置いています。 業務上の連絡については正式に決まり次第、速やかにEメールなどで取引先に一報を入れましょう。

挨拶状はただの連絡ではなく感謝と礼儀も兼ねている

挨拶状はただの連絡手段ではなく感謝の気持ちを伝える礼儀の意味もあります。 事務所移転はそれだけでも会社にとって大きなイベントです。 そのため、SNSやコーポレートサイトでの発信だけでは不十分です。 これまでお世話になった取引先それぞれに挨拶状を送り、事務所移転の周知と日頃の感謝の気持ちを伝える機会にしましょう。 事務所移転をビジネスの良い転機とするためにも挨拶状をきちんと送ることが大切です。 SNSとコーポレートサイトでの全体発進と挨拶状による丁寧な個別的な対応を合わせて進めるようにしましょう。

事務所移転を案内するタイミング

「事務所移転が決まったらいつ頃までに周知すればいいの？」 このような疑問をもっている方も多いのではないでしょうか。 事務所移転の周知は、移転する２週間前から１ヶ月前には移転の旨を案内しましょう。   「1ヶ月前はさすがに早すぎない？」と思ったあなた！ それでは考えてみましょう。 取引先に送った請求書は移転先の事務所に送ってもらわないといけません。 移転の連絡が遅ければ、取引先の対応も難しくなります。 そのため、移転の具体的な日時が確定したら早めに送るべきです。   挨拶状についても事後報告ではなく事務所移転の場合、早めに送るべきです。

• 送り先のリストアップやデザイン
• 書面の作成
• 印刷業者への発注

上記などを考えると事務所移転の準備も２ヶ月から３ヶ月前から余裕をもって進めておくべきでしょう。

事務所移転はコーポレートサイトやSNSでも広く発信する

事務所移転はこれまでの取引先やお得意様だけに発信するものではありません。 これからの新規の見込み客となる方にも届けるべき情報です。 そのため、コーポレートサイトでも目立つ形で事務所の移転の旨を掲載し広く発信するべきです。 また、SNSをしているならばSNSでも事務所移転のお知らせを拡散しておきましょう。 事務所移転の旨はEメールなどの個別的な連絡だけではなく広く周知するようにしましょう。 また古い事務所に間違えて連絡したり、訪問してしまったりするお客様がいないように配慮することも大切です。

事務所移転のコーポレートサイトやSNSでの文面例

事務所移転のコーポレートサイトやSNSでの文面をご紹介します。 事務所移転の旨の周知、拡散は挨拶状だけではなく複合的に行う必要があります。

コーポレートサイトの文面例

○○年○○月○○日 株式会社○○○○○○ 代表取締役　○○○○   事務所移転のお知らせ   平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。 この度、○○○○事務所を移転することとなりましたのでご案内申し上げます。   これを機に更に強力な体制で社業に励み皆様のご期待にお応えするべく、社員一同一層の努力をいたす所存でございますので、今後とも倍旧のご支援ご指導のほどお願い申し上げます。   記   ■移転事業所名 株式会社○○○○ ○○○○事務所   ■移転先 〒123-456 ○○○県○○○市○○○   ■電話番号 03-****-**** ※電話番号に変更はございません   ■業務開始日 20○○年○月○日   新事務所の地図や写真なども分かりやすく掲載しておくと、Web検索をされるお客様や取引先の方に便利です。

SNSでの文面例

SNSを広告運用に活用している会社も多いのではないでしょうか。 ここでは、Facebookなどで使える簡単な文面例を掲載しておきます。   【事務所移転のお知らせ】   この度、弊社は事業拡大に伴い、令和○○年○○月○○日より事務所を下記に移転する事になりました。 今後ともご指導とご支援を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。   新住所   移転先 〒123-456 ○○○県○○○市○○○   電話番号 03-****-**** ※電話番号に変更はございません   業務開始日 20○○年○月○日   SNSにはWebのMAP機能も追加できるものもあります。 地図や新事務所の写真なども文面とあわせて掲載しておくと便利です。

事務所移転のEメール例

コーポレートサイトやSNSで事務所移転を報告するだけでは足りません。 Eメールで普段やりとりをしている取引先にも速やかに報告しましょう。 ただ、Eメールはあくまでもお知らせのためだけです。 文面例には「略儀」などという言葉を入れるか、「メールで恐縮ですが」と断りを入れておきましょう。

事務所移転のEメール例１

○○○○株式会社○○部   ○○ ○○○様   いつもお世話になっております、株式会社◯◯◯◯の○○○○です。   このたび、弊社は業務拡大のため、◯◯年◯月◯日より下記へ移転する運びとなりました。 改めて日頃のご愛顧にお礼を申し上げるとともに、今後とも変わらぬお付き合いのほどお願いいたします。   —–

1. 新住所

〒123-456 ○○○県○○○市○○○  

2. 電話番号

03-****-****  

3. FAX番号

03-****-****  

4. 営業開始日

◯◯年◯月◯日 —– メールにて恐縮ではございますが、まずは移転の報告とさせていただきます。

事務所移転のEメール例２

○○○○株式会社○○部　御中   平素よりお世話になっております。 さて、このたび弊社は移転に伴い◯◯年◯月◯日より下記に移転することとなりました。   つきましては◯◯年◯月◯日をもって現事務所を閉鎖し、◯◯年◯月◯日より営業を開始いたします。 これを機に、社員一同さらなる精進を重ねてまいりますので、今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。   まずは略儀ながら、ご報告とさせていただきます。     記   【新所在地】 〒123-456 ○○○県○○○市○○○   【新電話番号】 03-****-****   【新FAX番号】 03-****-****   【案内図】   以上  

事務所移転のEメール例３

いつもお世話になっております。 株式会社○○の○○○です。   さて、この度弊社は〇月〇日より下記住所へ移転することになりました。 これを機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねる所存です。   今後とも、ご指導、ご支援のほど、よろしくお願い申し上げます。   まずは略式ながら、ご挨拶とさせていただきます。   ◆　新住所 〒123-456 ○○○県○○○市○○○   ◆　電話番号 03-****-****   ◆　FAX番号 03-****-****   ◆　新事務所での営業開始日 〇〇月〇〇日

事務所移転の挨拶状を送るときの流れ

コーポレートサイトでのお知らせやSNSでの拡散、Eメールと並行して挨拶状を送ります。 あくまでEメールは伝達のため改めて挨拶状を送ることで心象も良くなります。

テンプレート形式に沿って文面を作成

挨拶状を普段、書く機会がなくても心配はいりません。 挨拶状にはある程度、決まった定型文があります。 挨拶状の達人では、事務所移転のときに使える定型文を多数用意しております。 使いやすいものを選び必要事項を入れるだけで作成可能です。 また、挨拶状の達人は創業70年の印刷会社です。 挨拶状をつくるプロであるため、相談しながらお客様にあったオリジナルの挨拶状を作成することもできます。

送付先をリストアップする

挨拶状を送る送付先をリストアップしておきます。 印刷する前に送付先のリストアップに漏れがないように確認しておきましょう。 特に事務所移転の挨拶状は重要なお知らせで送る先も多岐にわたることもあります。 挨拶状を送る準備期間は余裕をもつようにしましょう。 また挨拶状で、面倒なのが宛名です。 挨拶状は1種類でも宛名は名前や住所が1人1人違うため、一括で済ませることができません。 そこで挨拶状の達人では、「お客様の負担をできるだけゼロにしたい」という気持ちから、宛名作業を格安でお受けいたします。

印刷業者に依頼する

文面の雛形と送付先がまとまったら実際に依頼しましょう。 挨拶状の達人にお任せすれば後はスムーズに進みます。 挨拶状の達人は、事務所移転だけではなく様々な挨拶状を手がけています。 そのため、段取りや様式に詳しいプロフェッショナル集団です。 もしも不安なことがあればお気軽にご相談ください。 疑問点や悩みもすぐに解決し、速やかに就任の挨拶状の印刷・送付に移ることができます。

封入する

印刷ができたら後は封入して実際に発送するだけです。 事務所移転の挨拶状は取引先へのお知らせの意味もあります。 できるだけ早く送るように心がけましょう。

事務所移転の挨拶状を書く際の注意点

挨拶状を書く際には挨拶状のルールに則って書く必要があります。  普段、挨拶状を書く機会がないと意外に見落としがちです。 挨拶状を書く際のルールを整理しておきましょう。

文字の大きさの目安

挨拶状をワープロで打つ場合は、文字の大きさは小さすぎても大きすぎても見辛くなってしまいます。 目安としては９ポイントから11ポイント程度の間におさめると、ちょうど良い大きさになります。

句読点や段落おとしを使わない

事務所移転の挨拶状に限りませんが挨拶状では句読点は用いません。 相手に敬意を表す手紙や挨拶状の場合、句読点は一般的に入れないようにします。 もしも句読点がないと読みづらい文章なら読点を使わずに空白を使います。 また、段落ごとに文頭に空白を設けるのも正式な書き方ではありません。 挨拶状には挨拶状の書き方があるためルールは守っておいたほうが無難です。

横書きか縦書きか

事務所移転の挨拶状を書くときに縦書きか横書きか迷うのではないでしょうか。 伝統的な書き方としては縦書きです。 ただ、最近では横書きの挨拶状も珍しくなくなってきました。 横書きはアルファベットを表記しやすいなどのメリットもあります。 伝統を重んじる方に挨拶状を送ることが多いなら縦書きが無難です。 しかし横書きにもメリットがあるため状況に応じて決めれば良いでしょう。

事務所移転の挨拶状に盛り込む内容

事務所移転の挨拶状に盛り込む内容を整理しましょう。 定型文に沿って文面を作成すれば必要な事項は盛り込まれます。 しかし事前に挨拶状に入れる内容を整理してから文面をつくると漏れなく正確に挨拶状を作成できます。

時候の挨拶

Eメールやコーポレートサイトでのお知らせでは時候の挨拶は省略されることもあります。 ただ、紙の挨拶状の場合、時候の挨拶を入れるのがマナーです。 挨拶状を送る時期に合わせた時候の挨拶を用意しましょう。

日頃のお礼

日頃、お世話になったお礼も挨拶状の中に盛りこみます。 事務所の移転は会社の事業でも大きな節目になることが多いでしょう。 この節目に改めて日頃の感謝の意を伝えることで事務所移転後も取引先と良い関係を築く機会にできます。

新住所・電話番号・営業開始日

事務所移転の挨拶状は感謝の意を伝えると同時に新事務所の案内でもあります。 特にEメールやコーポレートサイト、SNSに慣れない取引先やお客様に対して、事務所移転の内容を挨拶状を使い正確に伝えなければいけません。 新住所・電話番号・営業開始日は挨拶状の中に正確に盛り込んでおきましょう。

地図

挨拶状の中に簡単な地図を入れておくと受け取った方に親切です。 地図に関しては必須ではありません。 しかし事務所移転後の簡単な地図も挨拶状の中に入れておくと、新事務所に用事があるときに助かるのではないでしょうか。

今後の抱負・今後のお付き合いのお願い

事務所移転後もこれまで築いてきた信頼関係を維持していくために、今後の抱負・お付き合いのお願いの旨を伝えましょう。 挨拶状を送ることで事務所移転の大きな節目を、取引先やお得意様への感謝を伝える良い機会にできます。 Eメールでも今後の抱負・お付き合いのお願いを盛りこめますが、挨拶状でも改めて盛り込みましょう。

挨拶状を書く前に確認したい役に立つ時候の挨拶

挨拶状には時候の挨拶を入れます。 時候の挨拶とは季節を表す言葉です。 挨拶状が届く季節に合わせた時候の挨拶をもりこむだけなので難しくはありません。

時候の挨拶

時候の挨拶とは手紙やはがきの頭語の後に続く、本文の書き出しの言葉です。 二十四節気と呼ばれる中国の戦国時代から伝わる暦の区分法のひとつです。 手紙やはがきでは二十四節気に基づいた季節の挨拶をすることになっています。 挨拶状でも時候の挨拶をします。 例えば、 「浅春の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」 などと使います。 それぞれの季節の挨拶を確認しましょう。 また挨拶状の時候の挨拶は「時下」（ただいま）と置き換えることもできます。

春の挨拶（１月〜３月半ば頃）

夏の挨拶（４月〜６月中頃）

 「浅春の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」 などと使います。

秋の挨拶（７月〜９月中頃）

冬の挨拶（10月〜12月）

事務所移転の挨拶状の例

事務所移転の挨拶状の例をご紹介します。 こちらの定型文に合わせれば慣れていない人でも挨拶状を書くことは難しくありません。 紹介する定型文が全てではありませんが参考にしてみてください。 また、こちらの文言で注文することも可能です。

事務所移転の挨拶状例１

事務所移転の挨拶状例２

 

事務所移転の挨拶状例３

事務所移転の挨拶状例４

 

事務所移転のときは忙しくなるからこそ挨拶状の達人への依頼が安心

事務所移転のときは通常の業務の加え、移転の準備も重なりいつも以上に忙しく慌ただしくなりがちです。 しかし、事務所移転は会社にとって大きな節目ですから、事前の準備が大切です。 また、移転の案内、周知の失敗は避けたいところです。 挨拶状以外にも事務所移転の際にはコーポレートサイトやSNSでの案内と拡散をはじめ、実際の移転などしなければならない作業は多岐にわたります。 そんな忙しいあなたのために、挨拶状の達人はあります。 挨拶状の達人に依頼しておくことで、もれなく確実に準備することができます。 特に事務所移転の際は挨拶状を早めに送付しておかないと、ビジネス上でのトラブルなどにもつながりかねません。 事務所移転の節目を成功させるためにも挨拶状の印刷は早めに依頼し、取引先やお得意様と良い関係をこれからも築いていきましょう。

事務所移転の挨拶状を用意するのは意外に簡単

取引先に挨拶状を送る機会はIT化によって年々、少なくなってきたのではないでしょうか。 そのため紙で印刷した挨拶状を送るのに慣れていない方も多いかもしれません。 しかし、挨拶状の達人で就任の挨拶状を用意するのはとても簡単です。

1. 事務所移転が決まり次第、挨拶状をつくる下準備をする
2. 文章のテンプレートに沿って文章を一度、作ってみる
3. 挨拶状を送る先のリスト化する
4. 挨拶状を印刷する業者に相談と依頼をする
5. 印刷できたら封にいれて送る（就任後1週間以内）

これだけです。 挨拶状の文章も実はほとんど形式が決まっています。  挨拶状の達人HP内にあるお好きな挨拶状のテンプレートに当てはめれば、慣れていない挨拶状の文章をつくることも難しくありません。 また挨拶状に不備や間違いがないか不安ならお気軽にご相談ください。 挨拶状の草案を送っていただければ、無料で相談・確認をさせていただきます。 事務所移転の挨拶状を取引先やお客様に送り、幸先の良いスタートをきるための、きっかけとしてみてはいかがでしょうか。

事務所移転の挨拶状はお任せください

事務所移転の挨拶状は挨拶状の達人にお任せください。 挨拶状の達人は挨拶状を印刷するだけではありません。 お客様の負担を軽減させる充実のサポート体制がございます。 その一環として、事務所移転の挨拶状にふさわしいテンプレートや挨拶状の文面のコンサルティングを承っております。 あなたの会社の信頼をカタチにする挨拶状の達人で事務所移転の挨拶状を制作してみませんか？