【会社移転が決まったら】マナーとポイントを押さえて挨拶状を作りましょう
本社だけでなく営業所、事務所の移転は会社にとって大きな転機です。今の時代、メールで済むだろうと思うかもしれませんが、挨拶状をより良い関係を築くきっかけにすることもできます。とは言っても、会社移転の挨拶状を出す機会はそんなに多くはないため、「いつまでに出せばいいのか」、「相手に失礼があったらどうしよう」、「マナー違反をしていないだろうか」、など、不安や疑問を感じる方も多いと思いのではないでしょうか。そこで、「挨拶状の達人」が会社移転の挨拶状のマナーと押さえておくべきポイントをお伝えします。挨拶状を出すタイミングは？
書類や商品の受け取りのことを考えると、取引先にはできるだけ早く伝えるのがいいでしょう。あまりに遅いと相手にも迷惑がかかりますし、取引に支障をきたして会社の信頼を損ねる恐れがあります。移転日の1ヶ月前、遅くとも2週間前までには届くように出すのがベストです。直前になってバタバタしないよう、移転が決まった時から送り先のリストを作るなどの準備をしておくことをおすすめします。メールで済ますのはダメ？
メールなら手軽に会社移転を知らせることができますが、丁寧な挨拶状を送ることで会社に良いイメージを持ってもらうことができますし、信頼関係の構築にも繋がります。日頃のお礼やこれからの変わらぬお付き合いのお願いをする良い機会でもあり、今後の円滑な取引のことを考えるとやはり挨拶状を出しておくべきだと思います。会社移転の挨拶状は誰の名義で送るべき？
一般的には「代表取締役社長」の名義で作成しますが、営業所や事務所が移転する場合はトップの名義、つまり所長や店長の名義で作成する場合もあります。トップから送る挨拶状として、決して漏れのないよう取引先や顧客のリストを準備し、まんべんなく挨拶状を作成しましょう。万が一、長年の付き合いのある取引先がリストから漏れていて挨拶状を送ることができなかった場合、失礼な会社だと思われてしまう恐れがあります。会社移転の挨拶状の書き方
挨拶状のタイプには二つ折りカード、単カード、横書きハガキ、縦書きハガキ、ポストカードなどがあります。「二つ折りカードなら大き目の地図を入れやすい」、「ポストカードタイプなら印象に残るデザインにできて、横文字も使える」など、それぞれの特徴はありますが、会社移転の挨拶状に記載すべき内容は変わりません。「挨拶状の達人」では会社移転の挨拶状に使える定型文を用意していますので、それをアレンジするだけで簡単に挨拶状を作れますし、オリジナルの文章を準備することも可能です。以下のポイントを押さえておきましょう。件名
分かりやすいように「事務所移転のお知らせ」、「営業所移転のご案内」という件名を入れましょう。時候の挨拶
まず頭語の「拝啓」、「謹啓」を書き、季節にあわせて「若葉の候、ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます」、「酷暑の折、貴社におかれましてはますますご発展のこととお喜び申し上げます」、「清秋の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といった時候の挨拶を入れましょう。結語は頭語が「拝啓」なら「敬具」とし、頭語が「謹啓」なら「敬白」とします。日付
送付日を明記しましょう。移転先での営業開始日から逆算し、1ヶ月前、遅くとも2週間前までには届くように準備を進めましょう。新住所と連絡先
移転先の住所と連絡先は会社移転の挨拶状では一番の重要事項です。分かりやすいように別記で箇条書きにするのがよいと思います。電話番号やFAX番号が変わる場合はこちらも間違いのないように記載しましょう。地図があればより分かりやすく、丁寧な印象になります。会社移転の挨拶状の差出住所は新、旧どちら？
会社移転の挨拶状は移転の1ヶ月前、遅くとも2週間前に届くようにするのがマナーなので、差出住所は移転前の旧住所になります。しかし、準備が間に合わず直前に届いてしますケースもあります。その場合は新住所にしたほうが良いかもしれません。というのも、直前に届いた移転の挨拶状の差出住所が旧住所だった場合、「うちは挨拶状のリストに入っておらず直前で思い出したのかな」と誤解される恐れがあるのです。そうなってしまっては、会社への印象が悪くなり今後のお付き合いにも支障がでてしまうかもしれません。十分に注意しましょう。
文例
会社移転の挨拶状の文例です。こちらを参考にアレンジすれば挨拶状の文章を作ることができますので、参考になさってください。移転日記載なし1_文例
事務所移転のお知らせ 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のお引立てを賜り誠に有り難く厚くお礼申し上げます さて この度 弊社事務所は左記に移転することになりました つきましては これを機に従業員一同さらに専心努力いたしご期待にお応えする決意でございます 今後とも皆様のご支援ご指導を賜りますよう伏してお願い申し上げる次第です まずは略儀ながらご挨拶かたがたお願い申し上げます 敬 具 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇 〇 〇 〇 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇
移転日記載なし2_文例
事務所移転のご案内 謹啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 平素は一方ならぬお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます さて このたび 弊社の業務拡大に伴い事務所を左記に移転することになりましたのでご案内申し上げます これを機に社員一同 なお一層社業の発展に専心努力して参る所存でございますので今後とも倍旧のご支援ご鞭撻の程お願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます 敬 白 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇 〇 〇 〇 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇
移転日記載なし3_文例
事務所移転のお知らせ 拝啓 時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます さて このたび 弊社の業務拡張に伴い事務所が手狭となりましたため移転することに致しましたのでお知らせ致します つきましては これを機に今まで以上に専心努力致し 皆様のご期待に添えるよう日々精進してまいる所存でございます 今後とも格別のご支援ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます 略儀ながら書中をもちましてご通知かたがたご挨拶申し上げます 敬 具 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇 〇 〇 〇 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇
移転日記載なし4_文例
事務所移転のご案内 謹啓 〇〇の候 ますますご清祥のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご愛顧を賜り深謝申し上げます さて このたび 弊社は左記住所に移転営業することとなりましたのでご案内申し上げます 移転後は より一層のサービス向上に社員一同努力をして参りますので今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます 略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬 白 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇 〇 〇 〇 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇
移転日_住所等記載1_文例
事務所移転のご案内 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のお引き立てにあずかり厚く御礼申し上げます さて このたび 令和〇〇年〇〇月〇〇日(〇)より 弊社事務所を左記に移転することとなりましたのでご案内申し上げます 今後とも一層のご愛顧お引き立てを賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもって御挨拶申し上げます 敬 具 令和〇〇〇年〇月吉日 記 新住所 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話番号 〇〇〇ー〇〇〇ー〇〇〇〇 FAX 〇〇〇ー〇〇〇ー〇〇〇〇 〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇 〇 〇 〇
移転日・住所等記載2_文例
事務所移転のお知らせ 拝啓 ○○の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のお引き立てご愛顧を賜り有難く厚くお礼申し上げます。 このたび、来る0月0日(○)より下記住所に事務所を移転し業務を開始致すことになりました。 なお、電話、FAX番号に変更はございません。 何卒今後ともよろしくお引き立てのほどひとえにお願い申し上げます。 簡略ながら書中をもってお知らせかたがたご挨拶申し上げます。 敬 具 令和00年0月吉日 旧住所 〒000-0000 ○○市○○区○○0?0?0 ○○○ビル0階 新住所 〒000-0000 ○○市○○区○○0?0?0 ○○○ビル0階 TEL 000-000-0000 FAX 000-000-0000 株式会社 〇〇〇〇〇 代表取締役 ○ ○ ○ ○
移転日・住所等記載3_文例
事務所移転のお知らせ 謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り心よりお礼申し上げます さて このたび弊社事務所は 〇月〇日より左記住所に移転することとなりました また それに伴い社名を左記のとおり改称することとなりましたので重ねてお知らせ申し上げます 今後とも変わらぬご支援のほどお願い申し上げます 敬 白 令和〇〇〇年〇月吉日 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇 〇 〇 〇
移転日_住所等記載_文例
事務所移転のお知らせ 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜わり 厚く御礼申し上げます さて この度弊社は 下記の住所に本社事務所を移転する事となりましたので ご案内させていただきます 今後とも倍旧のご支援とお引き立てを賜わりますよう宜しくお願い申し上げます 敬 具 令和00年0月吉日 株式会社 〇〇〇〇〇〇 代表取締役社長 〇 〇 〇 〇 記 〈新住所〉 本社 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇0丁目0番0号 TEL 000-000-0000 FAX 000-000-0000 〈営業開始日〉 令和00年00月00日(〇) 地図 ※〇〇駅から徒歩00分、〇〇駅から徒歩00分
二つ折カード_事務所移転
事務所移転のご案内 拝啓 〇〇の候 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 平素は格別のお引立てにあずかり厚く御礼申し上げます さて この度令和〇〇〇年〇〇月〇〇日より 左記へ営業所を移転し業務を行うこととなりました これを機に より一層の精進に努め 皆様のご期待にお応えして参りたいと存じますので 今後とも倍旧のご支援ご鞭撻を賜わりますようよろしくお願い申し上げます お手数かと存じますが住所録等のご変更をお願い申し上げます 右 略儀乍ら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬 具 令和〇〇〇年〇月 記 新 住 所 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 新電話番号 (〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇 FAX番号 (〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇 営業開始日 令和〇〇〇年〇月〇日 株式会社 〇〇〇〇〇〇〇 代表取締役 〇 〇 〇 〇
二つ折カード事務所移転(地図入り)
事務所移転のご挨拶 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜わり厚くお礼申し上げます さて この度 右記の通り事務所を移転する事となりました 尚 00月00日(〇)より業務を開始致しますのでご案内申し上げます つきましては これを機に 今まで以上に業務に邁進し 皆様の期待にお応えするよう 尚一層の努力をする所存でございますので 何卒倍旧のお引き立てを賜わりますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます 敬 具 令和00年0月吉日 株式会社 〇〇〇〇〇 代表取締役 〇 〇 〇 〇 記 新 住 所 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目0番0号 電 話 000-000-0000 FAX 000-000-0000 業務開始日 令和00年00月00日(〇) ご案内図 交通 地下鉄 〇〇駅より徒歩約00分 西鉄 〇〇駅より徒歩約00分
写真入り事務所移転案内_文例
事務所移転のご案内 拝啓 〇〇の候 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 平素は格別のお引立てにあずかり厚く御礼申し上げます さて この度 左記へ事務所を移転し業務を行うこととなりましたこれを機に より一層の精進に努め 皆様のご期待にお応えして参りたいと存じますので 今後とも倍旧のご支援ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます お手数かと存じますが住所録等のご変更をお願い申し上げます 右 略儀乍ら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬 具 令和〇〇年〇月 株式会社〇〇〇〇〇 代表取締役 〇 〇 〇 〇 新所在地 〒000-0000 〇〇市〇〇区〇〇0丁目0番0号 TEL (000)000-0000 FAX (000)000-0000