(例文付)担当者必見！社長交代・役員改選の挨拶状の書き方・送り方

社長が交代した際や役員改選があった場合には、お世話になっている取引先などに新体制について報告をするとともに、変わらぬ取引をお願いする挨拶状を送付します。
挨拶状の作成にあたっては細かいしきたりやマナーがあるため、社長交代や役員改選をお知らせする文章をどのように作ればよいのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社長交代や役員改選の挨拶状の書き方、送り方について分かりやすくご説明します。

社長交代・役員改選の挨拶状の基本

それでは早速、社長交代や役員改選時に送付する挨拶状の基本的なルールから確認していきましょう。

社長交代の挨拶状とは？

社長交代時に送付する挨拶状にはどのような役割があるのでしょうか。

挨拶状の重要性

挨拶状は、日頃お世話になっている方などにお礼の気持ちを伝えるとともに、近況をお知らせする書状です。丁寧な文章を綴ることで、挨拶状は相手への敬意も伝えることができます。
最近では電子メールなどでのやり取りが増えましたが、社長交代などの大切なお知らせがあるときは、ビジネスマナーに則った挨拶状を送付し、お知らせすることが一般的です。

社長交代のタイミングと挨拶状の役割

社長の交代は、組織の最高責任者の交代を意味するものであり、社長交代は自社だけでなく、取引先に与える影響も少なくありません。そのため組織のトップが変わったにもかかわらず、日頃から取引をしている企業に何も挨拶をしなければ、非常に失礼な態度と受け取られ、今後の取引にも影響を与える可能性があるでしょう。
社長交代の挨拶状は、相手に対し敬意を示したうえで、新体制の報告をし、社長交代後も良好な関係を続けたいという意思を伝えるものです。できるだけ早く社長交代の事実をお知らせするという意思を表すため、社長交代の挨拶状は、交代が決定してから1週間以内の送付が望ましいといわれています。

役員改選の挨拶状とは？

社長交代の場合だけでなく、役員の改選があった場合も挨拶状を送付するケースが多くなっています。

役員改選のプロセスと挨拶状の必要性

役員の改選は、株主総会で決議され、決議後は法務局で役員変更の手続きを行わなければなりません。役員の改選は、会社の経営に関わる重要なポジションが変更になることであり、挨拶状を送付せずに新体制で営業を続けるとなると、取引先に不信感を抱かせてしまう可能性もあります。
取引先との信頼関係を維持するために、役員改選時においても社長交代時と同様に挨拶状をきちんと送付することが大切です。

役員改選のタイミングと挨拶状の役割

役員改選の挨拶状には、新役員を紹介し、体制変更後の変わらぬお付き合いをお願いするだけでなく、退任する旧役員へのこれまでのご厚誼に対してお礼を述べる役割もあります。
役員改選の挨拶状も、役員の退任と新任が決定してから1週間以内の送付がマナーです。

挨拶状の書き方

挨拶状の書き方には慣習に則った一定の型があります。誤った方法で作成した挨拶状を送付してしまうと、相手に対して失礼なだけでなく、会社としての品格を疑われてしまう可能性もあります。挨拶状を送付する前に、正しい書き方を確認しておきましょう。

社長交代の挨拶状の基本構成

社長交代の挨拶状は、次のような構成で作成します。

挨拶状の冒頭部分

挨拶状は「謹啓」や「謹呈」などの頭語ではじめます。次に、季節に合った言葉を用いた時候の挨拶と日頃の感謝を伝える文を続けます。

本題部分：社長交代の報告

挨拶状送付の目的である社長交代についての文章が本題です。就任日や新社長の名前を書き、就任にあたっての決意を記します。

結びの部分：今後のご支援のお願い

今後の支援をお願いする文章と書面での挨拶に対するお詫びを記載し、頭語と対になる結語で文を絞めます。

役員改選の挨拶状の基本構成

役員改選の挨拶状の構成も、基本的には社長交代の挨拶状と変わりません。

挨拶状の冒頭部分

頭語、時候の挨拶、日頃の感謝を伝える文章を記載します。

本題部分：役員改選の報告

本題部分では役員改選が行われたことを説明し、新体制での抱負を伝えます。

結びの部分：今後のご指導のお願い

最後に、新体制になっても変わらぬ支援を受けられるようお願いをし、結語で文を終えます。

挨拶状の送り方

挨拶状の書き方を理解したら、次は送り方も確認しておきましょう。

社長交代・役員改選の挨拶状の送り方

社長交代・役員改選の挨拶状は、郵便物として送ります。たとえ距離的に近い場所にある企業であっても、挨拶状を手渡しすることはありません。重要な取引先などで直接挨拶に伺いたい場合には、挨拶状を送付後、アポイントを取得したうえで改めて訪問するようにしましょう。
また、挨拶状を郵送する際には、普通切手を貼付します。記念切手はビジネス文書の郵送には適していません。また、複数の切手を貼付すると、余った切手を貼ったようなイメージを与えてしまうため、料金分の1枚の切手を貼付するようにしましょう。

送付先の選定

社長交代・役員改選の挨拶状は、取引をしている企業や顧客など、基本的には関係先全てが送付対象となります。ただし、送付できる枚数に限りがある場合などは、新社長や新役員などとも相談し、リストを確認しましょう。

送付時期とタイミング

挨拶状は、社長交代や役員改選の決定後、1週間以内の送付が相応しいとされています。その他の手続きなどに時間がかかり、1週間以内の送付が難しい場合でも、なるべく早く送付するようにしましょう。

社長交代・役員改選の例文集

社長交代や役員改選の挨拶状の例文をいくつかご紹介します。時候の挨拶や本題部分などを送付の季節や自社の内容に置き換えれば、簡単に挨拶状が作成できますので参考にしてください。

社長交代の挨拶状の例文

では、社長交代の挨拶状の例文からご紹介しましょう。

正式な文例

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有り難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として○○○○が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇

謹啓 時下　ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

略儀での文例

謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り心より御礼申し上げます

さて私こと

このたび代表取締役社長に就任いたしました
つきましては微力ではございますが社業発展に一層専心してまいる所存でございます
なにとぞ前社長同様のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
拝層の上ご挨拶申し上げるべきところではありますが略儀ながら書中を もちましてお願いかたがたご挨拶申し上げます

敬白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

役員改選の挨拶状の例文

次に、役員改選の挨拶状の例文をご紹介します。

正式な文例

謹啓
時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます

さて 私こと

このたび第○回株主総会および取締役会の決議により○○○○○○株式会社代表取締役社長に選任され令和○年○月○日をもちまして就任いたす運びと相成りました
はなはだ浅学非才の身ではございますが 誠心誠意社業の発展に全力を尽くして望む所存でございます
なにとぞ一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます
まずは略式ながら書面をもって就任のご挨拶を申し上げます

敬白

令和〇〇年〇月〇日

〇〇〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長〇〇〇〇

記

なお 取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました
在任中に賜りましたご厚情に対し厚く御礼申し上げます　

略儀での文例

謹啓 平素は格別のご高配を賜り深くお礼申し上げます
さて ○○月○○日の株主総会ならびに取締役会におきまして 左記のとおり役員が選任され それぞれ就任いたしました
つきましては 何とぞご高承のうえ今後とも一層のご指導ご支援を 賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

敬白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇
常務取締役 〇〇〇〇
取締役 〇〇〇〇

挨拶状作成のポイントと注意点

挨拶状を作成する際には、気を付けなければならない点がいくつかあります。

社長交代・役員改選の挨拶状作成のポイント

社長交代や役員改選の挨拶状を作成する際に注意が必要になる点をご紹介します。

注意すべき表現と語句

挨拶状では、句読点を使用しません。そもそも句読点は、子供たちが文章を読みやすくするために付けられたものといわれており、その歴史も浅く、明治以降に広まったとされています。つまり、句読点を使用することは、相手に対して礼儀を欠く行為と受け取られてしまう可能性があるということです。また、句読点は文章を区切る役目をもつことから縁切りを連想させてしまうリスクもあるため、挨拶状では使用しないことがマナーとなっています。ネガティブなことを連想させる表現や言葉も使わないようにしましょう。

受け取る側への配慮

大きな災害などが起きた後に挨拶状を送付しなければならない状況になるケースもあるでしょう。そのような場合、被災された方たちへのお見舞いの言葉を冒頭に入れるなど、受け取り側への配慮を示すことをおすすめします。

【まとめ】挨拶状を作るならぜひ挨拶状の達人へ！

社長交代や役員改選の挨拶状は、社長や役員の交代が決定してから1週間以内に発送することがマナーです。しかし、社長や役員の交代にあたってはさまざまな対応が必要になるため、挨拶状の作成が負担になるケースは少なくありません。
挨拶状の達人では、今回ご紹介した文例以外にも、社長交代や役員改選の挨拶状に利用できる文例をホームページ上に多数ご用意しております。挨拶状印刷の老舗の担当者が厳しい目で校正を行うため、誤字・脱字などのミスのない、美しい仕上がりの挨拶状の作成をお約束します。
挨拶状の作成をする際には、ぜひお気軽に挨拶状の達人にご相談ください。