社長交代のお知らせをハガキで送る際のマナーや注意点は？ 文例と合わせて解説

社長交代とは企業のトップである代表者が交代することであり、社内だけでなく、社外にも大きな影響を与える出来事の一つです。そのため、社長が交代する際には日頃お世話になっている取引先や顧客などに挨拶状を送付し、社長交代についての報告をすることが一般的です。
社長交代の挨拶状は、カードタイプの用紙を使って送付するケースが多くなりますが、より簡単な方法としてハガキで送付しても良いのでしょうか。
今回は、社長交代の挨拶状にハガキを使用する際のマナーや社長交代の挨拶状に適した文例などをご紹介します。

社長交代のお知らせをハガキで作る際の基本

社長交代の挨拶状をハガキで作ることはあまり一般的ではありません。ハガキで送付するという対応は、企業のトップの交代をお知らせする内容に対し、カジュアルすぎる印象になってしまう可能性が高いからです。したがって、ハガキに近い形で社長交代の挨拶状を送付したい場合には、ハガキと同じくらいの大きさの単カードを使用し、封筒に入れて発送することをおすすめします。

新任社長をお知らせする際の挨拶状の基本構成

挨拶状は、基本的に「前文」「主文」「末文」「後付け」の4つから構成されます。
前文とは、頭語、時候の挨拶、時候の挨拶に続く言葉で構成される部分です。頭語には、「拝啓」や「謹啓」などがあり、末文に添える結語との組み合わせが決まっています。時候の挨拶は、季節を取り入れた挨拶文ですが、ビジネス文書では挨拶文の代わりに「時下」という言葉が用いられるケースも少なくありません。
前文の後に続く主文はメインとなる話題のことで、社長交代の挨拶状であれば社長が交代したことが主文にあたります。また、主文の前には「さて」や「このたび」などの起こし言葉を挿入します。
主文の後には今後の変わらぬ取引や相手の繁栄などを祈る言葉を記述し、結語を最後に加えます。
文章が終わった後に後付けとして、日付、差出人の名前を記載します。社長交代の挨拶状をハガキタイプで出す場合、差出人は新社長となります。

正しい宛名の書き方

挨拶状は、ハガキタイプであっても封筒に入れて送付する形式が一般的です。封筒には宛名を記載しますが、宛名の記載方法にもルールがあります。
まず、住所は郵便番号の右端に揃え、1文字分下げてから、都道府県を省略せずに記載します。番地などは漢数字を用い、ビル名や階数なども省略はしません。
次に、住所からさらに1文字分下げて会社名を記載します。なお、役職名を記す場合は注意が必要です。
基本的に、役職名が4文字以内の場合には名前の上に、4文字以上の場合には名前の右に記載します。そして封筒の中央に名前を記載し、敬称をつけます。名前は住所よりも大きな字で書くように気をつけましょう。また、社長交代の挨拶状を取引先に送付する場合、取引先の担当者宛ではなく、代表者宛に送付します。

好印象な挨拶状の文例・3選

社長交代の挨拶状を送付する機会はそれほど多くないはずです。そのため挨拶状の送付となると、どのような文章を記載すれば良いのか悩むこともあるでしょう。
ここでは相手に良い印象を与えられる社長交代の挨拶状の文例を3つご紹介します。

単カード　社長就任

謹啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り心より御礼申し上げます

さて私こと

このたび代表取締役社長に就任いたしました
つきましては微力ではございますが社業発展に一層専心してまいる所存でございます
なにとぞ前社長同様のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
拝層の上ご挨拶申し上げるべきところではありますが略儀ながら書中をもちましてお願いかたがたご挨拶申し上げます

敬白

令和○○年○月○日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

単カード　社長就任退任時株主総会

謹啓　○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素はひとかたならぬご厚情にあずかり深謝申し上げます

さて　私儀

令和○年○月○日開催の第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
もとより浅学非才ながら今後社業発展に誠心誠意精励する覚悟でございますので一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
早速拝層のうえご挨拶申し上げるべきところ先ずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶申し上げます

謹白

令和○○年○月○日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

単カード　社長就任前社長永眠

謹啓　時下ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます

去る○月○日 弊社代表取締役社長○○○○が永眠いたしました
ここにあらためて故人への生前のご厚誼に深くお礼申し上げます

さて 私儀

このたび 故○○○○の後任として代表取締役社長に就任することとなりました
つきましては微力ながら皆様のご期待にお応えできるよう今後一層精進してまいる所存でございます
何卒一層のご指導とご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます

謹白

令和○○年○月○日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

社長交代を知らせる挨拶状の書き方と注意点

社長交代の挨拶状を作成する際には、いくつかの注意点があります。

代表取締役交代のお知らせにおける重要ポイント

社長交代の挨拶状は、取引先や関係先に送付しますが、万が一、重要な取引先への送付が漏れてしまった場合、第三者を介して社長交代の事実が伝わる恐れもあります。そのような場合、会社としての信頼を失い、取引に影響を与えるリスクもあるため、送付漏れがないように送付先リストは社内の関係部署各所に確認を依頼することが大切です。

社長交代の挨拶状を送るタイミングと配布方法

社長交代の挨拶状は、社長が交代してからできるだけ早いタイミングで送付します。挨拶状は一般的に、社長交代から1週間以内には送付するものとされています。
また、挨拶状の配布方法は原則として郵送で行い、手渡しをすることはありません。重要な取引先の場合は、挨拶状を郵送したうえで、新社長が個別に訪問し、挨拶をするとより丁寧な印象を与えられるでしょう。また、昨今では電子メールで挨拶をするケースもありますが、社長交代といった重要役職の交代の場合、電子メールでの連絡は失礼にあたる可能性もあります。社長交代についてのお知らせは、フォーマルな形式の挨拶状を郵送した方が賢明です。

社長交代の挨拶状に最適なテンプレート

社長交代の挨拶状を作成する際には、ビジネスマナーに則ったフォーマルな形式で文章を作成します。挨拶状の達人では、先にご紹介した文例以外にも、さまざまなシーンでご活用いただけるテンプレートを多数ご用意しております。

無料テンプレートを利用するメリット

挨拶状の達人が用意しているテンプレートは全て無料でご利用いただけるものです。社長交代は会社にとっても大きな出来事であり、挨拶状の準備以外にもさまざまな手続きや作業が必要になり、何かと忙しい時期です。そのようなときに普段はあまり使うことのないフォーマルな形式の挨拶状の文章をミスなく作成するとなると、担当者にかかる負担はかなり大きくなるでしょう。
しかし、挨拶状の達人の無料テンプレートを利用して、必要な箇所だけ自社に合った文章に変更すれば、簡単に美しい文章の作成ができます。担当者の負担が軽減されるだけでなく、送付相手に失礼のない、ビジネスマナーに則った文章を作成できる点もテンプレートを使用して挨拶状を作成するメリットといえるでしょう。

印刷のプロに任せた場合のメリット

ハガキタイプの挨拶状であれば、自社で印刷することも可能です。そのため、費用削減のためにも自社で印刷をした方が良いのではと考えるケースもあります。
しかし、自社の印刷機を使用して多数の挨拶状を印刷する場合、トナーカートリッジ代やインク代、用紙代などが嵩むため、プロに依頼した方がかえってコストを削減できる可能性もあります。また、自社で印刷するとなると、従業員が作業を行うことになるため、残業代が発生する可能性もあるでしょう。印刷にかかる費用や手間を考えると、印刷会社に依頼した方がメリットは大きくなるのではないでしょうか。
さらに、印刷会社の印刷機と社内で使用している印刷機との仕上がりを比較すると、仕上がりの美しさにも大きな違いが表れます。自社の印刷機の場合、利用できる用紙の種類や厚みは限定されるため、ハガキタイプの挨拶状であっても、一般的に挨拶状に使用される単カードタイプの用紙には印刷できないケースもあるでしょう。会社の代表である社長交代を知らせる挨拶状であれば、プロに依頼し、美しい仕上がりの挨拶状を作成した方が、受け取る相手に良い印象を与えられるはずです。

社長交代を取引先に伝えるべき理由

社長交代の際、なぜ挨拶状を送付すべきなのか、その理由が分からないと、わざわざ印刷会社に依頼して挨拶状を送付する必要性も理解できないかもしれません。ここで、社長交代の挨拶状の送付には大きな役割があることを確認しておきましょう。

取引先への影響を最小限に抑える

社長交代には、さまざまな理由があります。前向きな理由から社長交代をするケースもありますが、業績不振などのネガティブな理由で社長が交代するケースも少なくありません。また、社長が交代することで経営方針が変わり、取引内容を見直す可能性も出てくるのではないかという憶測を招く可能性もあります。
社長交代の挨拶状は、社長が交代したという事実を伝えるとともに新社長の心意気を示し、これまでと変わらぬ取引をお願いすることで取引先を安心させ、ビジネスに与える影響を最小限に抑える役割も担っているのです。

社長交代のお知らせを受けた取引先からの期待とは？

フォーマルな形式の丁寧な挨拶状の送付は、相手に大切な関係先であることを示すことにもつながります。新体制の知らせを受けたときに、新体制下ではこれまでよりも取引を発展させられるのではと期待する企業もあるはずです。社長交代の挨拶状の送付は、取引先との関係をより発展させるビジネスチャンスにもつながる可能性があるのです。

よくある質問

社長交代の挨拶状についてよくある質問をご紹介します。

そもそも社長交代をハガキで送るべき？

社長交代の挨拶状は、ハガキではなく、ハガキ大の単カードを封筒に入れて送付する形が一般的です。そのため、ハガキで社長交代の挨拶状を送付すると、相手にカジュアルすぎる印象を与えてしまう可能性があります。

社長交代の挨拶状を出さないとどうなる？

社長交代時には、挨拶状を送付しなければならないと決まっているわけではありません。しかし、挨拶状の送付以外の方法で取引先の代表者に直接、社長交代について一斉にお知らせすることは難しいでしょう。日頃から取引関係にある会社にも関わらず社長交代について何も知らされていない状況で、別のルートから社長が交代したことが伝わった場合、相手に与える印象は決して良いものとはなりません。新体制下でのスムーズな船出を実現するためにも、社長交代の挨拶状を送付した方が良いでしょう。

社長交代・就任の挨拶状のご依頼は「挨拶状の達人」へ

挨拶状の達人では、社長交代の挨拶状にご利用いただけるさまざまなテンプレートをご用意しています。美しい文章で構成された挨拶状は、受け取り手にも丁寧な印象を与えるものです。
当社は挨拶状印刷のプロとして、誤字や脱字も見逃さず、ミスなく、美しい仕上がりの挨拶状を低価格で提供しています。お急ぎの場合も、お気軽にご相談ください。