社長交代の挨拶状のマナーで絶対押さえておきたいことは？担当者のために徹底解説！

企業の代表者である社長が交代した場合には、顧客や株主など、日頃からお世話になっている関係先に挨拶状を送付します。挨拶状を送付する機会は多くはないため、挨拶状の書き方や送り方などに不安を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、社長交代時の挨拶状が果たす役割や挨拶状の作成方法など、挨拶状を送付する前に必ず覚えておきたいマナーを詳しくご説明します。

社長交代の挨拶状を作成する前に考えておきたいこと

挨拶状を作成するにあたり、なぜ社長交代を知らせる挨拶状を送付する必要があるのか、挨拶状を送付する意味について考えることが大切です。挨拶状の役割をしっかりと認識できていなければ、社長交代の挨拶状が単なる報告文書になってしまう可能性もあります。
ここでは、社長交代の挨拶状の役割についてご説明します。

社長交代が意味するもの

社長は会社を代表する存在であり、会社の経営の舵取りをする人物です。最終的な経営判断を下すことも社長の役割の1つであり、社長が交代することによって、企業の経営方針がガラリと変わる可能性もあります。したがって、社長交代が顧客や取引先企業、投資家などのステークホルダーに与える影響は非常に大きいものとなるのです。

挨拶状の役割と重要性

社長交代の挨拶状が果たすべき第一の役割は、社長が交代した事実を速やかに伝えることです。同時に、前社長の時代からお世話になっていることのお礼を伝え、新たな体制となっても変わらずお付き合いいただきたい旨を伝える意味合いがあります。
ビジネス上でもメールなどでの連絡が主流となった今、書状を送付する機会は少ないかもしれません。だからこそ、あえて挨拶状というフォーマルな形で社長の交代をいち早くお知らせする行為は相手に対して最大限に敬意を示すものとなり、挨拶状を受け取った側に丁寧な印象を与えることができるでしょう。

社長交代を報せる挨拶状のマナー

社長交代の挨拶状は一定の形式に則り、相手に正確な情報を分かりやすく伝える必要があります。挨拶状における基本的なマナーは以下の通りです。

挨拶状の書式と文面の基本

挨拶状は、前文、主文、末文、後付けで構成します。一般的には単カードや二つ折りカード、三つ折りカードなどに文章を記載し、封筒に入れて送付します。

時候の挨拶と敬語

「謹啓」や「謹呈」などの頭語の後には、季節に触れる言葉を続けます。時候の挨拶は、四季がはっきりした日本ならではの習慣ですが、ビジネスシーンでは全ての季節に使用できる「時下」を用いるケースも少なくありません。
また、文章には敬語を用います。挨拶状で使用する特有の言い回しや尊敬語と謙譲語の使い分け、二重敬語などに注意して、正しい敬語を使うようにしましょう。

新旧社長の挨拶のバランス

社長交代の挨拶状では、新社長のみが挨拶をするケースもあれば、新旧社長の両名が挨拶をするケースもあります。新旧社長の連名で挨拶状を送付する場合、どちらかの挨拶のボリュームが多くなると受け取り側に不信感を抱かせる可能性もあるため、両者の挨拶文のバランスを調整することも大切です。

挨拶状を送るタイミング

社長交代の挨拶状は、送付するタイミングも重要です。挨拶状は社長交代が決定後、1週間以内には発送するようにしましょう。

メールではなく書面での通知の重要性

社長交代は、会社の代表が変更となる大きな出来事です。社内外に大きな影響を与える社長交代の報告をメールで送付すると、カジュアルすぎる印象を与えてしまう恐れがあります。相手に敬意を示し日頃の感謝を伝える意味でも、メールではなく書面で伝えた方が企業としての品格を伝えることができ、良い印象を与えられるでしょう。

送付のタイミングと遅れが及ぼす影響

社長交代の挨拶状は、社長交代決定後、できるだけ早いタイミングで送付します。挨拶状の送付が遅れた場合、社長交代を知る第三者から社長交代の情報が伝わる可能性もあり、相手に不快な印象を与えてしまう恐れがあります。社長が交代したにもかかわらず報せがなかったと分かれば、今後の取引に影響する可能性も考えられるでしょう。社長交代時には、遅くとも交代決定から1週間以内には挨拶状を送付することが大切です。

取引先への効果的なコミュニケーション

ここまで、社長交代を知らせる挨拶状を送付する際のマナーについて解説してきましたが、反対に挨拶状を受け取る立場となった場合は、どのような対応が必要になるのでしょうか。

挨拶状を受け取る取引先の視点

ここでは、挨拶状の受け取り側の対応について解説していきます。

受け取った際の返信マナー

社長交代の挨拶状を受け取った場合、返信しなければならないルールはありません。送付側の立場からすると、挨拶状は関係先に広く送っているものであり、返信を期待しているものではないからです。したがって、社長交代の挨拶状を受け取った場合の返信は必須ではないことを覚えておきましょう。

挨拶状への対応と取引関係の維持

挨拶状への返信は必須ではありませんが、深く関係している企業やこれから取引を広げていきたいと考えている企業の場合には、返信をすることで丁寧な印象を与えられる可能性もあります。特に、重要な取引相手である場合には新社長の就任を祝う品物を贈り、そこにお祝いの言葉を添えても良いでしょう。

取引先の期待と不安

挨拶状を送付する側と同様に、挨拶状を受け取った側の取引先としても、社長交代による新体制が今後の取引にどのような影響を及ぼすのか心配になったり、反対に期待を膨らませることもあるでしょう。今後の取引に不安が残るような場合や社長交代を機にビジネスチャンスを広げていきたい場合は、挨拶状の返信でコミュニケーションを図ってみると良いでしょう。

挨拶状の具体的な書き方と例文

社長交代の挨拶状についての基本的なマナーを把握したら、早速、挨拶状を作成しましょう。ここでは、挨拶状の具体的な文例をご紹介します。

新社長単独の挨拶状の作成

謹啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り心より御礼申し上げます

さて私こと

このたび代表取締役社長に就任いたしました
つきましては微力ではございますが 社業発展に一層専心してまいる所存でございます
なにとぞ前社長同様のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
拝層の上ご挨拶申し上げるべきところではありますが 略儀ながら書中をもちましてお願いかたがたご挨拶申し上げます

敬白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

新旧社長連名の挨拶状の書き方

謹啓 〇〇 の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有り難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として○○○○が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇

謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され 就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

役員の同時交代や社名変更の通知

拝啓 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り深くお礼申し上げます
さて この度 当社は創業〇年を機に旧社名 〇〇〇〇〇〇を〇〇〇〇〇〇と 変更することに相成りました
つきましては 永年の御愛顧に感謝いたしますとともに 今後一層皆様の御期待に添うべく邁進いたす所存でございますので なにとぞ倍旧のご支援ご指導を賜りますようお願い申し上げます

また 私儀

このたび代表取締役社長を退任し 取締役会長に就任いたしました
社長在任中は公私ともに格別のご厚情を賜り 誠にありがとうございました
後任には前〇〇〇〇 〇〇〇〇が就任いたしました
私同様 よろしくご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇年 〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
取締役会長〇〇〇〇

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて 私儀

このたび〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任いたしました
折からの厳しい経済状況からも道は険しく その責務の重大さを痛感致しております
つきましては今後全社一致団結して社業に専心いたす所存でございますので 一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは書中をもちましてご通知かたがたご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇 年〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

記

なお 取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました
在任中に賜りましたご厚情に対し厚く御礼申し上げます

印刷を依頼する際のポイント

社長交代は企業の重大なニュースであり、社長交代を知らせる挨拶状は自社で作成するのではなく、専門の印刷会社に任せた方が安心です。印刷業者に挨拶状の印刷を依頼する際のポイントをご紹介します。

挨拶状の印刷とデザイン選び

美しい挨拶状は、受け取り側の印象を良いものにします。挨拶状を作成する際には、印刷技術に定評がある印刷会社を選ぶようにしましょう。また、挨拶状のデザインや文例が豊富に用意されているところであれば、挨拶状の文章を作成する際の参考になり、挨拶状送付時の負担を軽減できます。

封入と発送のマナー

挨拶状はハガキではなく、カードに印刷したものを封筒に入れて発送します。封筒は、長辺に封入口がある洋形封筒を使用することが一般的です。また、送付時には記念切手は使用せず、挨拶状の重さに合わせた普通切手を使用します。
また、社長交代を知らせる挨拶状を直接手渡しすることは基本的にはありません。挨拶状は手渡しではなく、必ず郵送するようにしましょう。

社長交代・就任の挨拶状のご依頼は「挨拶状の達人」へ

社長交代は、社内外に大きな影響を与える出来事であるため、社長交代時には顧客や取引先など、関係先にいち早くお知らせをする必要があります。挨拶状には、同時に多数の関係先に社長交代を知らせるとともに、日頃の厚意に対する感謝を述べ、新しい体制での変わらぬ付き合いをお願いする役割があります。
挨拶状の達人は、老舗印刷会社が運営する挨拶状専門サイトです。老舗印刷会社ならではのノウハウを活かし、美しい仕上がりの挨拶状をリーズナブルな価格で作成いたします。今回ご紹介した例文以外にも多数の社長交代挨拶状のテンプレートをご用意しております。
社長交代の挨拶状を作成する際には、ぜひ挨拶状の達人にお任せください。