【専門家が解説】新社長就任〜挨拶状は誰にどこまで送るべき？

社長交代時には、社長が交代した旨と新社長が就任したことをお知らせする挨拶状を送付します。社長交代は企業としての重大な節目であり、経営を円滑に継承するためには、しかるべき相手に漏れなく挨拶状を送付し、社長交代をお知らせしたいものです。しかしながら、社長交代の挨拶状はどこまで送付すべきなのか、送付範囲について悩むケースも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社長交代の挨拶状の送付対象はどこまでにすべきか、挨拶状の送付範囲について挨拶状印刷の専門家である「挨拶状の達人」がご説明します。

社長交代の挨拶状を送るときに押さえておきたい基本

まず、社長交代の挨拶状を送付する際の基本事項として知っておきたいポイントをご紹介しましょう。

挨拶状の目的と効果

挨拶状とは、企業や個人が相手に対してお知らせや感謝、敬意を伝える文書です。社長交代の挨拶状には、社長交代についてのお知らせをするだけでなく、これまでの厚意に感謝を表し、今後の変わらぬ付き合いをお願いする目的があります。
昨今では、企業間においても電子メールなどでのやり取りが増え、文書を送付する機会は減少しています。だからこそ、美しい用紙に丁寧な文章で綴られた挨拶状は、手に取る相手の記憶に残りやすく、礼節をわきまえた企業であるという印象を与えられるのです。

挨拶状の基本的な構成要素

挨拶状は「前文」、「主文」、「末文」、「後付」の4つで構成されます。前文とは、頭語から始まり、時候の挨拶へと続く文章です。頭語は結語と対になっているため、組み合わせを間違えないように気をつけましょう。
主文は、挨拶状を送付するに至った主たる話題について記載した文章です。末文は本文をまとめる文章で、頭語と対になる結語で文章を終え、後付には日付と差出人名を記載します。

社長交代時の挨拶状の基本的な書き方

社長交代を知らせる挨拶状の場合、時候の挨拶には季節に合わせた表現や相手を気遣う文面を用います。ただし、ビジネスシーンの挨拶状では「時下」という言葉を用いるケースも少なくありません。
また、主文には社長が交代したという事実のみを記載します。交代理由などを記す必要はありません。主文の前には「さて」や「このたびは」などの起こし言葉を入れ、差出人には新社長の名前を記載します。

社長交代の挨拶状をどこまでの相手に送るべきか

社長交代の挨拶状の基本を確認したところで次に、挨拶状はどこまで出すべきなのか、社長交代の挨拶状の送付範囲についてご説明しましょう。

内部関係者には不要

社長交代の挨拶状は、日頃からお世話になっている取引先や顧客などに対して、社長が交代し、新社長が就任した旨をお知らせする書状です。そのため、社内関係者に挨拶状を送付する必要はありません。社内には、社長が交代する旨の文書で通知を出すケースが一般的です。

外部関係者には速やかに送付

外部関係者に関しては、社長交代後、できるだけ速やかに挨拶状を送付し、社長が交代した旨を知らせる必要があります。具体的な送付対象は、取引先と顧客です。

取引先

取引先には、必ず社長交代の挨拶状を送付します。送付先リストを作成し、関係部署にも確認を依頼し、送付漏れがないように細心の注意を払います。万が一、挨拶状を送付し忘れ、他の企業などから社長交代の事実が伝わるようなことがあれば、その後の取引に影響する可能性もあります。特に大口の取引先や今後、取引を拡大したい相手には、必ず挨拶状を送付するようにしましょう。
また、現在は取引がないものの、過去に取引実績があった企業などにも送付すると社長交代の挨拶状の送付がきっかけとなり、再取引につながる可能性もあります。営業担当者などの希望も聞き入れながら、送付先リストをまとめましょう。

顧客

日頃からお付き合いのある大切なお客様に対しても、社長交代の挨拶状は送付しておいた方がよいでしょう。これまでの感謝を伝えるとともに、社長交代後も今までと変わらぬお付き合いをお願いします。
お得意様だけに送付するのか、すべての顧客に送付するのか、顧客のどこまでを送付対象とするのかについては、担当部署と話し合いながら決定するようにしましょう。

社長交代の挨拶状におけるマナーとエチケット

社長交代の挨拶状はビジネス文書の部類に入ります。ビジネス文書を送付する際には、失礼がないように正しいマナーに則った形で送付する必要があります。

正しい挨拶状のマナー

挨拶状は、先ほどご説明したとおり、前文・主文・末文・後付の構成を守りながら、丁寧な文章で作成します。また、挨拶状に適した用紙やデザインを選ぶことも大切です。

使用する紙とデザイン

挨拶状は、文章の量に合わせて二つ折や三つ折りのカードを使用し、封筒に入れて送付するケースがほとんどです。また、ハガキ大の単カードを封筒に入れるケースもあります。ハガキを送付するケースもないわけではありませんが、封筒に入れない状態で送付するため、社長交代の挨拶状として相応しいとはいえないカジュアルな印象を与えてしまう恐れがあります。
用紙については、しっかりとした厚みとコシがある紙質のケント紙や高級感のある大礼紙を使用することが一般的です。

切手の選び方

挨拶状に貼る切手は、記念切手ではなく、郵便料金に合わせた普通切手を選びます。料金不足の場合、差出人に返送され、相手に届くまでに時間がかかってしまう恐れがあるだけでなく、受取人に不足額の支払いを求められる恐れもあります。発送時には重さを計測したうえで、正しい額の切手を貼付しましょう。

タイミングと送付方法

社長交代の挨拶状は、どのタイミングでどのように送付すべきなのでしょうか。挨拶状の発送のタイミングと送付方法についてご説明します。

ベストな送付タイミング

社長交代の挨拶状は、社長交代後、1週間以内に発送できるようにしましょう。挨拶状の送付が遅くなった場合、第三者から噂という形で社長交代の話が伝わり、取引先に不信感を与えてしまう懸念も生じます。
社長交代後、できるだけ速やかに挨拶状を送付できるよう、社長交代のタイミングに合わせ、事前に送付先のリストや挨拶状の準備を進めておくことをおすすめします。

手渡しでも問題ない？

社長交代の挨拶状を手渡しすることはなく、郵送するケースがほとんどです。大口の取引先など、日頃から深い関係にある相手に対しては、郵送で挨拶状を送付した後、新社長が訪問して挨拶を行うとよいでしょう。

実際の社長交代の際の挨拶状の例文

挨拶状印刷の老舗である「挨拶状の達人」では、社長交代をお知らせする挨拶状のテンプレートをさまざまなシーンに合わせて利用できるよう、豊富にご用意しています。その中から、社長交代の挨拶状の例文をいくつかご紹介しましょう。

＜新旧社長連名の挨拶状の例文＞

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第〇回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来〇年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有り難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として〇〇〇〇が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

〇〇〇〇

謹啓 時下　ますますご清祥のこととお喜び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

＜会長就任・社長就任の挨拶状の例文＞

謹啓 時下　ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り有難く厚くお礼申し上げます

さて　私儀

このたび代表取締役社長を退任し 代表取締役会長に就任いたすこととなりました
社長在任中は公私ともに格別のご懇情を賜り誠に有難く厚く御礼 申し上げます
なお 後任社長には○○○○が就任いたしましたので 私同様一層のご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶かたがたお願い申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役会長　〇〇〇〇

謹啓 時下　ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り心より厚くお礼申し上げます

さて　私儀

このたび○○○○の後任として代表取締役社長に就任いたしました
はなはだ微力ながら 社業発展のため全力を尽くす所存でございますので 何卒前任者同様のご指導ご鞭撻を賜りますよう切にお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって謹んでご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

よくある質問とその回答

社長交代の挨拶状の送付にあたって、挨拶状の達人がお客様から寄せられることの多い質問とその回答をご紹介します。挨拶状送付の際、参考にしてください。

挨拶状は必ず必要ですか？

社長交代の挨拶状は、必ず送付しなければならないわけではありません。中には、電子メールでお知らせしたり、ホームページ上で周知するのみの企業もあります。 しかしながら、社長交代は企業のトップが交代する重大な出来事であり、取引先に与える影響も少なくないはずです。社長交代後も円滑な取引を継続したいと考えているなら、文書という丁寧な形で相手への敬意を示す挨拶状を送付する方が賢明でしょう。

社長交代の知らせが遅れてしまった場合の対処法

前社長の逝去など、急な事情による社長交代が行われた場合、お知らせが遅れてしまうケースがあるかもしれません。そのよう場合は、お知らせが遅れてしまったことを詫びる一文を添え、挨拶状を送付するようにしましょう。

【まとめ】豊富な無料テンプレートから挨拶状を作るならぜひ挨拶状の達人へ！

社長交代の挨拶状を、どこまで送付すべきか悩んだ場合には、関係部署と相談しながら取引先や顧客のリストを作成し、漏れがないように送付するようにしましょう。
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