新年度から社長交代！社長就任の挨拶状の例文や出すタイミングについて解説

日本では、学校や行政などは4月を新年度としています。そのため、企業でも3月を決算期として4月から新年度を迎えるケースが多いようです。また、新年度に合わせて社長交代を行い、新社長とともに新しい事業年度のスタートを切る企業も少なくありません。
新年度に向けて社長交代を進める場合、さまざまな手続きを計画的に進めておく必要があります。その1つが社長交代の挨拶状の準備です。では、社長交代の挨拶状はどのような文面で作成すべきなのでしょうか。
今回は、新年度の社長交代にぴったりな挨拶状の例文や挨拶状の送付タイミングなどについてご説明します。

新年度から社長に就任した際の挨拶状を出すタイミングは？

新年度に合わせて社長交代をする場合、社長交代を社外に知らせる挨拶状は、どのタイミングで出すべきなのでしょうか？

新年度が始まって1週間以内に送る

社長交代の挨拶状は、社長就任から1週間以内に送付することがマナーとされています。したがって、新年度のタイミングで新社長が就任する場合の挨拶状の発送タイミングは、新年度が始まってから1週間以内となります。
新年度開始から1週間以内に挨拶状を送付するためには、前年度のうちに挨拶状の準備を進めておかなければなりません。新年度に入ったら慌てることなくすぐに発送できるよう、余裕をもって挨拶状の準備を進めておきましょう。

遅れた場合は今後の取引に影響を及ぼすため注意

社長交代は、企業の代表が交代することであり、社外にも多大な影響を与えるものです。そのため多くの企業では1週間以内に社長交代の挨拶状を送付し、取引先に対して社長交代を報告するとともに、新体制においても変わらぬ取引を続けてもらえるようお願いをします。
このように礼儀を欠くことなく丁寧に対応する企業が多い中、取引先に対して社長交代という大切な情報を知らせない場合、相手に不快な印象を与える恐れがあります。社長交代の報告が遅れたことで、常識をわきまえない、非礼な企業であると認識される可能性もあるでしょう。その場合、今後の取引にも影響を与える恐れがあるため、社長交代時には社長交代から1週間以内に挨拶状を送付することが大切です。

社長就任の挨拶状の例文・テンプレート

新年度は何かと忙しい時期であり、社長交代の挨拶状の文面を一から考えるとなると、業務の負担が大きくなります。ここでは、挨拶状の達人がご紹介をしている社長交代の挨拶状の例文をいくつかご紹介します。ぜひ、新年度における社長交代の挨拶状を作成する際の参考にしてください。

社長就任の挨拶状のシンプルな例文（単カード）

謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り心より御礼申し上げます

さて私こと

このたび代表取締役社長に就任いたしました
つきましては微力ではございますが社業発展に一層専心してまいる所存でございます
なにとぞ前社長同様のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
拝眉の上ご挨拶申し上げるべきところではありますが 略儀ながら書中をもちましてお願いかたがたご挨拶申し上げます

敬白

令和○○年○月○日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

役員名入り社長就任の挨拶状の例文（二つ折りカード）

謹啓
平素は格別のご高配を賜り深くお礼申し上げます
さて　○○月○○日の株主総会ならびに取締役会におきまして左記のとおり役員が選任され それぞれ就任いたしました
つきましては 役員一同今後とも社業の発展に努力いたす所存でございますので 何とぞご高承のうえより一層のご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹　言

令和〇〇年〇月

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

記

なお 取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました
在任中に賜りましたご厚情に対し厚く御礼申し上げます

社長退任と社長就任の連名による挨拶状の例文（二つ折りカード）

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を機に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有り難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として○○○○が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹　言

令和〇〇年〇月
〇〇〇〇

謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹　言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

挨拶状を出すのが遅れた際にも使える例文

謹啓 平素は格別のご高配を賜り深くお礼申し上げます
さて ○○月○○日の株主総会ならびに取締役会におきまして 左記のとおり役員が選任され それぞれ就任いたしました
つきましては 何とぞご高承のうえ今後とも一層のご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

敬　白

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇
常務取締役 〇〇〇〇
取締役 〇〇〇〇

社長交代の挨拶状をメールで送る場合の書き方は？

前述のように社長交代は、企業を率いる代表者の交代であり、社内外に与えるインパクトは大きいものです。特に、前社長が築いた業績が大きい場合などは、社長交代をきっかけに取引先などに変化が生じる可能性もあります。そのため、社長交代を知らせる際には、企業の品格を示すためにも正式なビジネス文書として挨拶状を送付することをおすすめします。
しかし、何らかの事情で挨拶状の送付が難しい場合などでは、社長交代のお知らせをメールで送るケースがあるかもしれません。そのような場合は、書状を送る場合と同等の内容を記載し、メールで挨拶をすることの非礼を詫びる文章を付け加えるようにしましょう。

社長交代の挨拶状を出す際に気をつけるべきマナーはある？

社長交代の挨拶状を出す際には、いくつか気をつけた方がよいマナーがあります。新年度の何かと慌ただしい時期ですが、相手に最大限の敬意を示すためにも社長交代の挨拶状を送付する際には、次の4点に注意するようにしましょう。

二つ折りのカードを封筒に入れると丁寧な印象になる

挨拶状には、はがきを用いるケースもありますが、ビジネスで送付する挨拶状の場合には、カードに文章を印刷し、封筒に入れて送付するケースが一般的です。ご紹介した文例のようにはがきサイズのカードを封筒に入れて送付するケースもありますが、二つ折りタイプのカードに挨拶を記載し、封筒に入れて送付するとより丁寧な印象を与えられます。

封筒の宛名は正確に記載する

取引先に挨拶状を送付する場合は、取引先の担当者ではなく、代表者である社長宛に送付します。挨拶状を発送する際、送付先の住所や企業名、社長名に誤りがあった場合、大変失礼な行為となります。また、住所が間違っていた場合には、社長交代から1週間以内に挨拶状を発送しても、住所違いで返送され、適切なタイミングで挨拶状を届けることができません。
挨拶状を送付する際には、担当部署などにもリストの確認を依頼し、代表者名、企業名、住所に誤りがないか、しっかり確認するようにしましょう。

差出人は新社長にする

社長交代の挨拶状を送付する際、差出人は前社長と新社長のどちらの名前で出すべきなのか迷うケースもあるでしょう。特に、前社長と新社長の連名で挨拶状を作成する場合などは、差出人の表記に悩むかもしれません。
結論からいうと、社長交代の挨拶状を送付する際には、新社長を差出人として発送します。決して前社長の名前や取引先を担当する担当者の名前などで発送することのないよう注意しましょう。

前社長退任の理由を記載する必要はない

社長交代の背景には、さまざまな事情があります。しかし、社長交代をお知らせする挨拶状に社長交代に至った理由、つまり、前社長が退任した理由まで細かく言及する必要はありません。社長交代の際に挨拶状を送付する目的は、取引先など、日頃からお世話になっている方々に社長が交代したという事実を伝え、社長交代後の変わらぬ取引をお願いすることです。したがって、社長交代の挨拶状に社長交代の理由まで記す必要はなく、当然、新年度に向けた社長交代の場合も前社長の退任の理由を説明する必要はありません。
ただし、社長交代の挨拶状でも、前社長が逝去したことに伴う社長交代の場合は、前社長が逝去した旨を伝えるケースが一般的です。

社長就任の挨拶状を出さない取引先は？

社長交代の挨拶状を送付する場合、どこまでを送付対象にすべきか判断に迷うケースもあるでしょう。しかし、原則として、大口の取引先であっても、小口の取引先であっても、社長交代の挨拶状は、全ての取引先に出すものです。特別な事情がない限り、関係先全てに対して社長交代をお知らせすることがマナーであり、企業として誠実な態度を示すことにつながります。
また、過去には取引があったものの、近年、取引が途絶えているような企業に対して社長交代の挨拶状を送付しても問題はありません。挨拶状をきっかけに相手との交流が復活し、ビジネスにつながる可能性もあるでしょう。
挨拶状を送付しないことで失礼に当たるケースはありますが、挨拶状を送付したことが失礼になるケースはほとんどありません。ビジネスチャンスを広げるうえでも、関係先には社長交代の挨拶状を送付することをおすすめします。

まとめ

新年度に合わせて社長交代を行う企業は多くあります。新たな年度を新たな体制で迎えるにあたって、忘れてはいけないことの一つが挨拶状の送付です。社長交代の挨拶状は、社長交代から1週間以内に送付するようにします。したがって、新年度の社長交代の場合は、新年度がスタートしてから1週間以内の発送が必要です。
新年度のスタート時期は人事異動があったり、新入社員が入ってきたり、何かと慌ただしいタイミングとなります。しかし、社長交代の挨拶状の送付が遅れると、企業としての品格も疑われる可能性があります。新年度、幸先の良い門出を迎えるためにも、年度が変わる前から挨拶状の準備を進め、新年度のスタートと同時に挨拶状の発送ができるようにしておきましょう。
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