社長交代などの組織変更のお知らせを社外に出す際に担当者が知っておくべきポイントとは？

社長が交代した場合など、会社の組織変更があった時には、取引先など社外の関係先にもお知らせをする必要があります。では、組織変更について社外にお知らせをする場合、どのような方法で通知すればよいのでしょうか。
今回は、社長交代などの組織変更があった場合の社外への通知方法やその際の注意点などについて解説します。

社長交代などの組織変更を社外へお知らせする重要性

社長交代など、組織の変更が行われた場合、社内だけでなく社外の関係先に対してもお知らせをすることが一般的です。組織変更の通知を社外にお知らせすることは、ビジネスを円滑に進めるうえでも重要な意味を持ちます。

企業の透明性と信頼の維持

健全な経営をアピールするためには、社外に対しても情報開示を適切に行い、経営の透明性を確保する必要があります。また、日頃、お世話になっている相手に対しては、これまでの感謝を伝えると同時に新体制についてお知らせし、変わらぬ取引をお願いすることも大切です。社長交代や組織変更のお知らせをする企業が多い中、社外の関係者に全く知らせることなく社長交代や組織変更を行った場合、会社としての信頼性を損なう可能性もあるでしょう。

法律と規制の遵守

社長交代や代表取締役の交代をする場合には、取締役会や株主総会などでの決議が必要です。これは会社法で決められています。また、株式会社から合資会社に組織変更をしたり、合資会社から株式会社に組織変更をしたりする場合なども、株主総会での株主の同意や定款の変更などの手続きが必要になります。組織を変更する際には法律や規制を遵守し、必要な手続きは完了していることも含め、社外にお知らせをするようにしましょう。

社長交代などの組織変更を社外へお知らせする際の準備

社長交代や組織変更について社外にお知らせする際には、次の3つの点を明確にしておく必要があります。

変更の背景と目的を明確にする

組織変更の場合、なぜ組織を変更したのか、組織変更の狙いは何なのか、組織変更の背景と目的を明確にしておく必要があります。組織変更によって取引先にどのようなメリットがあるのかについてもお知らせの中に記載するとよいでしょう。

変更の影響範囲を明確にする

社外の方にとっては、社長交代や組織変更によってどのような影響が生じるのかも気になる点です。変更後に影響が及ぶ範囲についても明確に示せるように準備をしておきましょう。

株主や顧客、取引先などお知らせすべき対象を明確にする

社長交代や組織変更について社外にお知らせをする場合、どこまでを対象にお知らせすべきか通知範囲も明確にする必要があります。株主だけに送付すればよいのか、顧客や取引先などにも送付した方がよいのか、送付先の範囲を明確にして、リストを準備しましょう。

社外へ社長交代などの組織変更をお知らせする際の注意点

社外に社長交代や組織変更のお知らせをする場合に担当者として把握しておきたい注意点をご紹介します。

正確でより具体的な情報の提供を心がける

お知らせをする内容に誤りがあった場合、企業としての信頼性が低下してしまいます。また、曖昧な情報を通知しても、組織変更の意図などが相手に伝わりません。組織変更のお知らせをする場合には、正確、かつ具体的な情報を提供できるように気を付けることが大切です。

3W1H（何を、なぜ、いつ、どのように）を心がける

相手に正しく情報を伝えるためには、

• What（変更の対象）
• Why（変更の目的）
• When（変更の時期）
• How（変更の内容）

を明確に記すよう心がけましょう。

法律や規制に対する準拠に心がける

前述のように組織変更をする際には、会社法などで手続きが定められているケースがあります。組織変更の通知をする際には関連法規を確認し、法令や社会的なルールを遵守することも大切です。

適切な文面を心がける

社長交代や組織変更のお知らせの文面がカジュアルすぎるものや、ビジネス文書のルールに反したものとなってしまうと、企業としての品格を疑われてしまいます。

丁寧語と尊敬語をしっかりと使い分ける

丁寧語は日常的によく使用する「～です」、「～ます」といった表現です。一方、尊敬語は相手を敬う表現です。お知らせの文章では、丁寧語と尊敬語をしっかりと使い分け、相手に失礼のないような表現であるか注意しましょう。

企業のブランディングと一貫性を持たせた文面にする

企業としてのイメージやビジネス価値を高めるブランディングと組織変更のお知らせの文面が相反するものでは、受け取る側に不信感を抱かせてしまいます。ブランディングと一貫性を持たせた文面となるよう気を付けることも大切です。

社長交代などの組織変更を社外へお知らせする場合の伝達手段は

社長交代や組織変更を社外にお知らせする際に利用できる方法は次の4つです。

電子メール

昨今では、取引先などとの連絡にも電子メールを利用するケースが多くなっています。そのため、社長交代や組織変更についても電子メールで連絡するケースもあるようです。しかし、電子メールでの連絡は相手に対して礼儀を欠いていると思われる可能性もあります。社外に電子メールでお知らせをする場合には、送付先との関係性をしっかり見極めるようにしましょう。

郵送

社長交代や組織変更のお知らせは、郵送で行う方法が一般的です。企業としての正式なお知らせとして、フォーマルな形で文書を郵送すれば、相手にも敬意を伝えることができます。
社外の関係者に社長交代や組織変更のお知らせをするのであれば、今後の取引についても考慮し、郵送で挨拶状を送付することをおすすめします。

ウェブサイト

取引先や顧客だけに限らず、広く社外に社長交代や組織変更についてお知らせをしたい場合には、不特定多数の人が閲覧できるウェブサイトに掲載する手段が有効です。
ウェブサイトは誰でも見ることができるものであるため、広くお知らせをするという点ではメリットがあります。しかし、重要な取引先などに対しては、ウェブサイトの通知だけでは失礼に当たるため、個別に郵送でお知らせを送付した方が賢明です。

SNS

XやインスタグラムなどのSNSも、広く社外にお知らせをするという点では有効な通知手段です。ただし、SNSに社長交代や組織変更についてお知らせを掲載する場合であっても、取引先などには文書でお知らせを送るようにしましょう。

社長交代などの組織変更を社外へお知らせする際の文例集

社長交代や組織変更を社外にお知らせする機会はそれほど多くはないはずです。そのため、どのような文面でお知らせを作成すれば良いのか悩む方もいらっしゃるでしょう。そこで、社長交代や組織変更のお知らせを作成する際に参考にできる文例をいくつかご紹介します。

単カード　社長交代

謹啓 〇〇の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素はひとかたならぬご厚情にあずかり深謝申し上げます

さて　私儀

令和〇年〇月〇日開催の第〇回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
もとより浅学非才ながら今後社業発展に誠心誠意精励する覚悟でございますので一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
早速拝層のうえご挨拶申し上げるべきところ先ずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

単カード　支社長就任

謹啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り心より御礼申し上げます

さて私こと

令和〇年〇月〇日をまして株式会社〇〇〇　〇〇支社長として着任いたしました
至らぬ身ではございますが鋭意専心新任務に精励いたす所存でございます
何卒前任者同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
拝層の上ご挨拶申し上げるべきところではございますが 略儀ながら書中をもちましてお願いかたがたご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
〇〇支社長　〇〇〇〇

単カード　組織変更サービスの充実

謹啓　〇〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り心よりお礼申し上げます

さて このたび弊社ではご愛顧いただいております〇〇〇サービスを充実させるべく〇〇〇部を新設いたしました
それに伴い旧△△△部と□□□部の統合を行いましたので併せてお知らせ申し上げます
今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

単カード　組織変更社会情勢に対応

謹啓　〇〇〇の候 貴社ますますご清祥の由お喜び申し上げます
平素はひとかたならぬご厚誼を賜り 心よりお礼申し上げます
さて 弊社儀 社会情勢の変化に対応し令和 〇年〇月〇日付をもちまして左記の通り組織を改編いたしました
当初は何かとご面倒をおかけすることもあるとは存じますが何卒趣旨をご理解頂き倍旧のお引立てを賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月 〇日

株式会社〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

記

単カード　臨時株主総会で組織変更決議

謹啓　時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます
株式会社〇〇〇〇は第〇会臨時株主総会において左記のとおり組織を変更することを決議しましたのでお知らせいたします
なお これに伴う役員の変更についても併せてお知らせいたします
何とぞ今後とも変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます

謹白

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇

記

組織変更時に利用できるお知らせの文例はこちらの記事でも詳しくご紹介しています。
【関連記事】組織・各種変更の挨拶状の作り方と文例

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