社長交代の法的手続きと必要書類とは？中小企業の経営者が知るべき基礎知識

会社は法人登記をしており、社長交代時には法務局での登記変更など、法的手続きが必要です。社長交代時にはやることが多く、スムーズに手続きを進めるためには、やることリストなどを作成し、必要書類などを予め把握しておかなければなりません。また、社長交代後は取引相手など、関係先にも速やかに社長交代の事実をお知らせすることも忘れないようにしましょう。
今回は、社長交代に備えて確認しておきたい、社長交代時に必要な法的手続きや必要書類、挨拶状の送付方法などについてご説明します。

社長交代時に必要な手続きと挨拶状の役割

社長交代は、企業の代表者の交代となるため、法務局をはじめとしたさまざまな機関で代表者の変更手続きを行わなければなりません。また、取引先に関しては挨拶状を送付して、社長が交代した旨をお知らせします。

社長交代時に必要な手続き

社長交代にあたっては、取締役会や株主総会での決議が必要です。新社長の就任が決定したら、法務局での役員変更の登記申請を行います。登記変更の手続きは、社長交代が決定してから2週間以内に行わなければなりません。
登記変更の手続きが完了したら、税務署、都道府県税事務所、市町村役場、年金事務所で代表者の変更手続きを行います。また、法人口座を持つ銀行でも名義変更が必要です。

取引先への通知と挨拶状の送付方法

取引先には挨拶状を送付して社長交代についてのお知らせをします。では、挨拶状の文面はどのように記載すべきなのでしょうか。挨拶状の書き方や送付時のタイミングなどについてご説明します。

挨拶状の書き方と基本構成

挨拶状とは、相手にお知らせやお礼などを伝える文書のことです。昨今では、電子メールなどでやり取りをするケースも多いですが、社長交代などの重要な事項に関してはビジネスマナーとして、挨拶状を送付してお知らせをするケースが一般的となっています。
挨拶状の文面は次のような構成で作成します。

• 頭語
  頭語は、拝啓や謹啓といった手紙の始まりに記載する言葉です。なお、文章の結びには頭語に対応した結語を使用します。頭語と組み合わせる結語は基本的に決まっています。
• 時候の挨拶
  頭語の後には、季節に合わせた表現を用いた文章を続けます。ビジネス文書などでは、どの季節でも使用できる「時下」という言葉を用いる場合も少なくありません。時候の挨拶では、季節に合わせた表現に続き、相手への気遣いを表す言葉を記します。
• 本文
  時候の挨拶の後は、挨拶状を送付した目的である本文を記載します。本文を書く前には「さて」や「この度」といった、本文を切り出すために使う起こし言葉を挿入します。
• 結びの挨拶
  本文の最後には、相手の繁栄を祈る言葉や今後の支援をお願いする文章でおしまいにします。
• 結語
  敬具や謹言など、頭語に合わせた結語を記載し、文章を結びます。
• 日付
  挨拶状を送付する日付を記載しますが、令和〇年〇月吉日といったように、年月までを記載し、日にちは吉日と記載するケースが一般的です。
• 送り主の情報
  会社名、役職、送り主の名前を記載します。前社長と連名で送付する場合は、前社長の退任の挨拶文には前社長の名前、新社長の就任挨拶の文の後には新社長の名前を記します。ただし、連名で送付しない場合は、新社長の名前で挨拶状を送るようにしましょう。

挨拶状を送る際のタイミングと注意点

挨拶状は、社長交代後1週間以内を目安に、一斉に送付するようにします。発送が遅れた場合、社長交代をしたことが正式なものとは違い、噂として広まる恐れがあります。その場合、社長交代という大事な情報を公式な手順を踏んで伝えられていない、として取引先に不快な印象を与えてしまう可能性が高まります。
社長交代の挨拶状の送付はタイミングが重要です。社長交代時はさまざまな手続きが必要となり、何かと忙しくなりますが、ビジネスマナーとして社長交代から1週間以内には挨拶状を送付するようにしましょう。

挨拶状のテンプレートを活用した効率的な通知

社長交代の挨拶状は、ご紹介したように細かなルールに則り、相手に失礼とならないような表現を選んで作成しなければなりません。挨拶状を送付する機会はそれほど多くないため、挨拶状の作成に時間がかかる場合もあるでしょう。しかし、挨拶状のテンプレートを活用すれば、手間をかけずに、丁寧な美しい言葉で文面を作成することができます。
社長交代の手続きなどで忙しい時期だからこそ、テンプレートを上手に活用し効率的に挨拶状を送付する方法は、メリットも大きいといえるでしょう。

社長交代に伴う必要書類と挨拶状準備のポイント

前述のとおり、社長交代に際してはさまざまな法的手続きが必要となり、手続き時に求められる提出書類は多岐に渡ります。
ここでは、社長交代の手続きに必要な書類と関係先に送付する挨拶状を準備する際のポイントについてご紹介します。

社長交代に必要な法的手続きと必要書類

社長交代時に必要な手続きと必要書類は次のとおりです。

法務局での変更登記

社長が交代したら、法務局で必ず変更登記の手続きが必要です。株式会社の場合、登記変更手続きに必要な書類は次のようなものがあります。

• 株式会社変更登記申請書
• 臨時株主総会議事録
• 株主の氏名又は名称、住所及び議決権数等を証する書面
• 就任承諾書
• 印鑑証明書
• 本人確認証明書（新社長が印鑑証明書を添付しない場合）
• 辞任届（辞任による社長交代の場合）
• 死亡届又は法定相続情報一覧図の写し（死亡による社長交代の場合）

銀行の名義変更や税金の手続きなどで登記事項証明書が必要になるケースがありますが、変更登記が完了しないと登記事項証明書は発行できません。社長交代後はまず初めに法務局での変更登記を済ませるようにしましょう。

税金に関する手続き

税務署、都道府県税事務所、市町村役場に対して「異動届出書」の提出が必要です。ただし、自治体によって届出の書類名は、異なる場合があります。また、異動事項の内容確認のために、登記事項証明書や定款の写しなどの書類が必要になるケースもあります。

社会保険の手続き

社長交代の際には、健康保険や厚生年金など、社会保険の変更手続きも必要になります。必要書類は「健康保険・厚生年金保険事業所関係変更（訂正）届」です。

銀行口座の名義変更も忘れずに

法人名の銀行口座も代表者名を登録しているため、社長交代後は、手続きが必要になります。銀行口座の名義変更は、法人の手続きを受け付けている銀行窓口で手続きを行います。一般的には、対象となる口座の通帳、銀行印、社判やゴム判、登記事項証明書、来店者の本人確認書類、法人に在籍していることを確認できる書類などが必要です。また、窓口では変更届などの記入が求められます。

挨拶状作成に必要な情報とレイアウト

社長交代の手続きに合わせて、挨拶状の作成準備も進めなければなりません。社長交代の挨拶状を送付する際には、送付先のリストの準備が必要です。
基本的には、取引先は全て挨拶状の送付対象になると考えた方がよいでしょう。また、挨拶状は、相手企業の代表者宛に送付するものです。相手企業の代表者が変更になっているにもかかわらず、保有しているリストに正しく反映されていなければ、前社長宛に送付する形となり相手に非常に無礼な振る舞いとなってしまいます。営業担当者などにもリストの確認を依頼し、企業名、住所、代表者名などに誤りがないか、十分にチェックしたうえでリストを準備するようにしましょう。
また挨拶状には、単カードと呼ばれるハガキ大の大きさのものや、新旧の社長が連名で送付する際に用いる二つ折りカード、その他の役員の変更なども合わせて報告する際に用いる三つ折りカードなど、いくつか種類があります。選ぶカードの形状によって準備する文面やレイアウトも変わってきます。会社の状況などに合わせ、適切な挨拶状のスタイルを選択するようにしましょう。

社長交代における登記手続きと挨拶状の関連性

社長交代の挨拶状は、必ず登記手続き完了後に送付しなければなりません。なぜなら、社長交代の挨拶状を受け取った取引先が、何らかの理由で法務局の登記情報を確認する可能性があるからです。登記手続き完了前に挨拶状を送付してしまうと、法務局の登記情報も当然ながら前社長のまま更新されておらず、社長交代の事実が確認できない状況となり、信頼関係を大きく損なう恐れがあります。挨拶状を送付する際には、必ず登記完了後に送付することが大切です。
また、社長交代の挨拶状には、社長が交代したことを報告するだけでなく、日頃の感謝を伝え、新社長就任後の抱負を告げ知らせる役割もあります。社長が交代すれば、経営方針が変更し、取引先などの見直しが行われる場合もあり、取引先に不安を抱かせてしまうケースがあることも事実です。しかし、社長交代後も変わらぬ取引をお願いすれば、取引先に安心感を与えられるでしょう。また、ビジネスマナーに則った丁寧な挨拶状は信頼できる会社であるというイメージ作りにも役立ちます。

事前準備と挨拶状の重要性

社長交代時には、今回ご紹介した法的手続きのほか、会社案内などのパンフレットや契約書等に記載されている社長の名前も変更しなければなりません。また、ホームページの社長名も変更する必要があります。さまざまな手続きが必要になる社長交代時は忙しく、事前にしっかり準備を進めていなければ社長交代後1週間以内での挨拶状の送付は難しくなってしまいます。社長交代の予定がある場合には、挨拶状の文面など、余裕をもって準備しておくことが大切です。

まとめ：社長交代の際の挨拶状作成のご依頼は挨拶状の達人へ！

社長交代の際には、法務局での変更登記申請、税務署、都道府県税事務所、市町村役場、年金事務所、銀行などで手続きが必要になります。また、それぞれの手続きをする際には、必要書類も揃えなければなりません。同時に、取引先などに対して社長交代についてのお知らせをするとともに、今後の変わらぬ取引についてお願いする必要があります。社長交代の挨拶状の送付は、取引先との信頼関係を維持するうえでも不可欠なものです。
挨拶状の達人は、社長交代の挨拶状にご活用いただけるさまざまなパターンのテンプレートをご用意しています。忙しい社長交代のタイミングだからこそ、ミスなく、効率よく挨拶状を作成したいものです。挨拶状の達人では、オプションとして宛名印刷や封入・封かん、投函の代行も承っています。社長交代の際には、ぜひ挨拶状の達人をご利用ください。