社長交代時に挨拶状を出さないとどうなる？その影響とは

一般的に、企業の代表者である社長が交代する場合、正式な書状である挨拶状の送付により取引先などの関係先に社長が交代した旨のお知らせをします。しかし、インターネット上でのやり取りが増えている昨今では書状を送付する機会も減り、社長交代時に挨拶状を出さないで済ませて良いのか、悩むケースもあるようです。はたして、社長交代時に挨拶状を出さなくても本当に問題はないのでしょうか 。
今回は、社長交代時に挨拶状を出さないことによって生じる影響や挨拶状の作成方法などについて詳しくご説明します。

社長交代に挨拶状が必要な理由を改めて確認しましょう

社長交代時に挨拶状を出すか出さないかについて、結論を先に言うならば、デジタル化が進む現在であっても、社長交代時には挨拶状を送付すべきです。では何故、社長交代のタイミングで挨拶状を送付したほうが良いのでしょうか。その理由について一つ一つご紹介します。

取引先との信頼関係

社長の交代は結局、企業の代表者が変わることを意味します。企業のトップが変われば、経営方針が変わり、取引先や取引内容が見直される可能性もあるでしょう。そのため、社長交代は自社にとって大きな出来事であることは当然ですが、取引先にとっても、今後の取引に影響を与える可能性がある大きな出来事といえます。
また、現在でも多くの企業が社長交代時には、慣習に則り、挨拶状を送付して取引先にお知らせをする形式をとっています。そのため、日頃から取引をしている相手に、企業の代表者である社長が交代することをメールや電話などで知らせた場合、取引先として軽んじられているのではないかという印象を与えてしまう恐れもあります。挨拶状は、社長が交代したことについて報告するとともに日頃の感謝を伝え、相手への敬意を示す書状でもあるということを、まずは理解しておきましょう。

企業としての信頼性の低下

日本には礼節を重んじる文化があります。したがって、社長交代という重大な出来事が生した場合、挨拶状を出さないという行為は、企業としての品位が疑われてしまう可能性もあります。
社長交代の挨拶状は、取引先の担当者宛に送付するのではなく、新社長の名前で取引先企業の社長宛に送付するものであり、いわば会社から会社宛にお届けする正式な文書です。挨拶状の送付以外の手段を用いた場合、相手先の社長に直接、社長交代を知らせることは難しいのではないでしょうか。つまり、社長交代の挨拶状を出さない場合、担当者などを経由して社長交代を知らせることとなり、相手に常識を知らない、無礼な企業という印象を与えてしまう恐れもあります。

ビジネスチャンスを失う場合も

社長交代の挨拶状をどこまで出すかの判断は企業によって異なりますが、少なくとも取引中の企業には出すべきです。また、かつては取引があったものの現在は取引をしていない企業などにも挨拶状を送付すると、挨拶状が再取引のきっかけになるケースもあります。社長交代の挨拶状の送付は新体制の報告をするとともに、新たなビジネスチャンスの創出につながる可能性もあるのです。
また、前述のように挨拶状を送付しないことが企業としての信頼を低下させるケースもあります。つまり、挨拶状を出すことによりビジネスチャンスにつながるケースもある一方、挨拶状を出さないという選択がビジネスチャンスの喪失につながるリスクもあるのです。

挨拶状ではない手段は何がある？

社長交代の挨拶状を送付しないとしても、何らかの方法で取引先へ社長が交代したことを知らせる必要があります。では、どのような手段で社長交代を伝えることができるのでしょうか。

挨拶状以外に社長交代を伝えられる手段についてご説明します。

メールによる連絡

最も手軽な手段は、取引先の担当者にメールで社長交代についてのお知らせをするというものです。挨拶状の送付とは異なり、挨拶状を印刷したり、郵送したりといった手間や費用が不要となります。
しかし、メールで軽々しく取引先企業の社長に連絡できるケースは少なく、担当者から相手企業の社長に直接メールをするという行為は、場合によっては失礼にあたるでしょう 。
したがって、メールによる社長交代の報告はあまりおすすめできる手段ではありません。

直接訪問

直接取引先を訪問し、社長交代の報告をするケースもあるかもしれません。しかし、新社長が一社ずつ取引先を訪問し、挨拶を行うとなると、全ての取引先への訪問を終えるまでにかなりの時間がかかるはずです。また、先方の社長にも、忙しい中時間の調整をしてもらう必要があります。
このようなことから、直接訪問による社長交代の報告は現実的ではないでしょう。大切な取引先や新社長の就任について訪問して直接挨拶をしたい場合は、まず挨拶状を送付した上で、相手の都合を確認してから訪問することをおすすめします。

公式ホームページでの告知

会社のホームページ上で社長交代を告知する方法もあります。ホームページであれば、サイトを訪れる人に広く、社長交代を通知できるというメリットがあります。
しかしながら、ホームページでの通知にはデメリットもあります。それは、ホームページを訪れた人にしか、社長交代を知らせることができないという点です。したがって、取引先に社長交代を伝えるという観点から考えると、公式ホームページだけでの告知は不十分といえます。取引先には挨拶状を送付した上で、ホームページ上でも告知するという形をとる方が良いでしょう。

挨拶状の作り方は？

社長が交代した後もこれまで同様の円滑な取引を維持したい場合、社長交代の挨拶状で正式に新体制についての報告を行う方が、相手に良い印象を与えられます。しかしながら、社長交代の挨拶状をどのように作れば良いのかが分からないケースもあるのではないでしょうか。
ここでは、社長交代の挨拶状を作成する際に抑えておきたいポイントをご説明します。

挨拶文の内容はどう書く？

一般的な挨拶状は、前文、主文、末文、後付で構成されます。前文は、頭語と時候の挨拶から始まり、相手の健康や繁栄を祝う言葉を続ける書き出しの文章です。次に「さて」などの起こし言葉を入れ、挨拶状の本題を伝える主文を書きます。社長交代の挨拶状の場合、社長が交代した旨を伝える文章が主文に該当します。
主文の後は、相手の健康や繁栄を願う結びの言葉と頭語に対応する結語で結ぶ末文を書き、最後に後付として、日付と差出人名を記載します。
社長交代の挨拶状の具体的な文例は、次の項でご紹介します。

宛名と封筒の書き方は？

挨拶状は、ハガキに印刷して送付するのではなく、挨拶文を印刷したカードを封筒に入れて送付する形式が一般的です。社長交代の挨拶状の宛名は取引先の社長であり、担当者宛に送付することは基本的にありません。また、差出人は新たに就任した社長となります。

挨拶状の印刷と発送

挨拶状は、社内のプリンターでも印刷することは可能です。しかし、大量の挨拶状を印刷するとなると印刷の手間も時間もかかり、インク代も高額になります。何より従業員の負担も大きくなるでしょう。また、プリンターの印字ではインクが不鮮明になるケースも少なくありません。企業の品格を表すような美しい仕上がりの挨拶状を作成するためにも、挨拶状の印刷は専門業者に依頼することをおすすめします。
発送する際には記念切手ではなく、料金分の普通切手を貼ります。また、料金分の切手といっても、複数の切手を組み合わせて貼るのはマナー違反です。余った切手を寄せ集めて貼ったようなイメージが先行し、相手も良い印象は抱かないことでしょう。社長交代の挨拶状の送付は、とりわけ重要なご案内です。できるだけスマートに、料金分の切手を1枚で貼付するようにしましょう。

社長交代の挨拶状の文例

社長交代の挨拶状の文例をいくつかご紹介します。

1.社長交代の挨拶状（前社長・新社長連名）

謹啓 〇〇の候 拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私儀

去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会をもちまして代表取締役社長を退任いたしました
社長在任中は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます
なお　後任には 〇〇〇〇 が就任いたしましたので　これまで同様お引き立てのほどお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私儀

去る〇月〇〇日開催の弊社定時株主総会ならびに取締役会におきまして〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任いたしました
つきましては　微力ながら社業の発展のため精励いたす所存でございますので何卒一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

敬具

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

2.社長交代の挨拶状（会長就任・社長就任のお知らせ）

謹啓　時下ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り有難く厚く御礼申し上げます

さて 私儀

このたび代表取締役社長を退任し代表取締役会長に就任いたす運びとなりました
社長在任中は公私ともに格別のご懇情を賜り誠に有難く厚く御礼申し上げます
なお　後任には○○○○が就任いたしましたので　これまで同様一層のご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご通知かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役会長　〇〇〇〇

謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り心より厚く御礼申し上げます

さて 私儀

このたび○○○○の後任として代表取締役社長に就任いたしました
甚だ微力ながら　社業発展のため全力を尽くす所存でございますので何卒前任者同様のご指導ご鞭撻を賜りますよう切にお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって謹んでご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

よくある質問と回答

社長交代の挨拶状についてよくある質問と回答をご紹介します。

社長交代の挨拶状はどこまで送るべき？

少なくとも大きな取引を行っている企業には挨拶状は出すべきでしょう。また、これから取引を拡大したい企業やかつて取引があった企業にも送付すると挨拶状の送付がきっかけでビジネスチャンスが広がる可能性もあります。

社長交代の挨拶状のタイミングは？

新社長が就任してから、1週間以内が挨拶状送付のタイミングです。挨拶状の送付が大きく遅れてしまうと失礼にあたる可能性があるため、余裕をもって準備を行うようにしましょう。

社長交代の挨拶状をもらったらどうする？

社長交代の挨拶状を受け取った側は、特に返信する必要はありません。ただし、重要な取引先の場合には返信をすること で、相手に丁寧な印象を与えることができるでしょう。

【まとめ】豊富なテンプレートから選ぶだけ！挨拶状を作るならぜひ挨拶状の達人へ！

社長が交代した場合は、挨拶状の送付によって 社長交代の報告と新体制の挨拶を行うようにしましょう。挨拶状を出さないままでいると礼を欠く行為として捉えられる可能性もあり、今後の取引にも影響を及ぼす恐れがあります。社長交代時には、フォーマルな挨拶状で相手への敬意を示すとともに、新体制について報告を行うことが大切です。
挨拶状印刷の老舗である「挨拶状の達人」では、社長交代の挨拶状に利用できる無料のテンプレートを豊富にそろえているため、ビジネスマナーに則った丁寧な文面の挨拶状を簡単に作ることができます。また、老舗印刷会社として培ってきた高い印刷技術を活かし、見た目にも美しい挨拶状を作成します。
社長交代の挨拶状を作成する際には、ぜひ挨拶状の達人にお任せください。