社長死去による社長交代の挨拶状について〜文例やマナーを解説

社長交代のタイミングは会社によってさまざまですが、中には在任中の社長が急に亡くなり、社長交代を余儀なくされるケースもあります。計画的に社長交代の準備を進める場合と異なり、病気や事故などで社長が急に死去してしまう場合、早急に次の社長を決定し、新体制を整えなければなりません。社長が急逝した場合、煩雑な手続きが重なり従業員の負担も大きいものがありますが、一方で社長交代という出来事は、取引先にとっても大きな影響を与えることを忘れてはいけません。社長死去に伴う社長交代で社内の状況がまだ落ち着かない場合であっても、取引先などへの挨拶状の送付は決して怠ってはならない作業の一つとして心得ておきましょう。
では、社長死去時の挨拶状は、どのような文面で作成すればよいのでしょうか。
今回は、社長死去による社長交代が生じた場合の挨拶状の作成方法や送付方法などについてご説明します。

社長死去による社長交代の挨拶状作成まず押さえておきたいポイント

社長死去時の社長交代の挨拶状の文例をご紹介する前に、まずは社長交代の挨拶状を送付する際の基本的なルールや必要な作業についてご説明しましょう。

企業の信頼性を保つための挨拶状

挨拶状とは、お世話になっている方々に日頃の感謝の気持ちや敬意を伝えると同時に企業や個人の近況を知らせる書状です。手軽に連絡ができるメールではなく、マナーに則った書状の形式で状況をお知らせすると、相手に対してより丁寧に、敬意をもって思いを伝えることができます。
ビジネスは信頼関係のうえに成り立ちます。ともすれば、社長の逝去が事業に大きな影を落とす可能性もあります。前社長の生前と同様、変わらぬ取引をお願いするためにも挨拶状を送付し、前社長の逝去と新社長の就任についてお知らせをするとともに、良好な関係の継続をお願いすることは、会社にとって自然な流れでもあります。世話になっている相手であるにもかかわらず、社長が亡くなったことや社長交代についてのお知らせをしなければ、相手からの信頼を失ってしまう可能性もあるでしょう。社長交代の挨拶状は、企業としての信頼性を保つためにも大きな役割を果たすものです。

送付するタイミング

一般的に、社長交代の挨拶状は、新社長が就任してから１週間以内に発送すべきだと言われています。社長死去による社長交代の場合、急いで進めなければならない手続きも多く、慌ただしい状況となりますが、できるだけ早めに挨拶状を送付するようにしましょう。

送付先リストの作成

社長交代の挨拶状は、取引先などの関係先の代表者宛に送付します。また、挨拶状は手渡しではなく郵送で発送するため、関連部署とも連携しながら送付先リストの準備をし、挨拶状の作成部数も各署と相談しながら決定しましょう。
万が一、送付が漏れてしまうと、第三者から社長交代についての情報が耳に入ってしまうケースもあります。その場合、企業としての信頼性に傷がつくリスクがあるでしょう。送付先リストを作成する際には、企業名や代表者名などに誤りがないか、送付先に漏れがないかをしっかり確認することが大切です。

印刷と発送

挨拶状はカードに印刷し、封筒に入れて発送します。自社で印刷することも可能ですが、インクが滲むなど、仕上がりの質に問題が生じる可能性が出てきます。また、社長死去による社長交代の挨拶状であれば、忙しい中、従業員にかかる負担も大きくなるでしょう。そのため、社長交代の挨拶状の送付は、従業員の負担も抑えられ、美しい仕上がりが期待できる印刷会社への発注をおすすめします。
挨拶状を発送する際には、記念切手ではなく、料金分の普通切手を貼付します。料金分の切手が貼ってあればどのような状態でもよい、というわけではありません。複数の切手を貼り合わせると、余っている切手を使用したようなイメージを与えてしまうため、できるだけ１枚の切手で送付するようにします。

社長死去による社長交代の挨拶状の文例

社長交代の挨拶状の基本的なマナーを把握したら、挨拶状の文章のルールについても確認しておきましょう。

基本的な構成

挨拶文は、前文、主文、末文、後付けの4つで構成されます。
最初の前文とは、謹啓や拝啓などの頭語と時候の挨拶、相手の繁栄を祝う言葉などを記述する文章です。
主文は挨拶状送付の目的を記載する文であり、この場合は、社長死去に伴い社長が交代したという本題を記載します。主文の前には「さて」や「このたび」といった起こし言葉を入れることが一般的です。
末文には、相手の繁栄を祈る言葉と頭語に対応した謹白や敬具などの結語を入れます。
最後に、日付、差出人の名前を記載した後付けを入れ、挨拶文は完成します。

文例

＜社長死去による社長交代挨拶状の文例①＞

謹啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて　私儀

このたび弊社代表取締役社長○○○○の逝去に伴い 後任として代表取締役社長に就任いたしました
あらためて前社長が賜りましたご厚情に心より感謝いたします
今後は故人の遺志を受け継ぎ微力ながら社業発展に尽くす所存でございます
何卒倍旧のご指導ご懇情を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶と代えさせていただきます

謹　白

令和○○年○月○日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

＜社長死去による社長交代挨拶状の文例②＞

謹啓 時下ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます

去る○月○日 弊社代表取締役社長○○○○が永眠いたしました
ここにあらためて故人への生前のご厚誼に深くお礼申し上げます

さて 私儀

このたび 故○○○○の後任として代表取締役社長に就任することとなりました
つきましては微力ながら皆様のご期待にお応えできるよう今後一層精進してまいる所存でございます
何卒一層のご指導とご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます

謹白

令和○○年○月○日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

その他の色々なケースの文例

社長死去によるものではない社長交代の場合も、挨拶状の送付は必要です。ここでは、その他のケースにおける社長交代の挨拶状の文例をご紹介します。

＜前社長と新社長が連名で挨拶をする文例＞

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として○○○○が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇

謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

＜単カードで社長交代をお知らせする文例＞

謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素はひとかたならぬご厚情にあずかり深謝申し上げます

さて　私儀

令和○年○月○日開催の第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
もとより浅学非才ながら今後社業発展に誠心誠意精励する覚悟でございますので一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
早速拝眉のうえご挨拶申し上げるべきところ先ずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶申し上げます

謹白

令和○○年○月○日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

遅れてしまった場合の挨拶状

社長交代の挨拶状の発送は、新社長の就任から１週間以内に済ませるべきだと言われています。しかし、前社長の死去による社長交代の場合は、急な出来事のため社内の環境も整わず、挨拶状の送付が遅れてしまうこともあるでしょう。たとえ遅れてしまったとしても社長交代の挨拶状を送付することは失礼にはあたりません。そのような場合は、遅れたことを詫びる一文を加え、挨拶状を送付するようにします。

遅れた場合の文例

挨拶状の送付が遅くなってしまった場合は、次のような一文を付け加えるとよいでしょう。
「本来であれば早々にご報告差し上げるべきところ諸般の事情によりご挨拶が遅れましたこと心よりお詫び申し上げます」
社長死去に伴う社長交代であれば、受け手側も社内の状況を慮り、たとえ挨拶状の送付が遅れたとしても一定の理解を示してもらえるはずです。

社長交代挨拶状の送付後の対応で押さえておきたいポイント

社長交代の挨拶状を送付した後には、挨拶状を受け取った取引先から返信が送られてくることもあるでしょう。また、社長交代後に役員交代などの組織変更を行う可能性もあります。
ここでは社長交代の挨拶状を送付した後の対応についてご説明します。

取引先からの返信に対する対応

一般的に、社長交代の挨拶状を受け取った側が返信をしなければならないというルールはありません。したがって、挨拶状を受け取っても返信はしないケースがほとんどです。しかしながら、社長死去に伴う社長交代の場合は、相手に与える衝撃も大きいため、社長交代の挨拶状を受け取った取引先から返信が届くケースもあります。そのような場合は、担当者に書状を受け取ったことを伝え、取引先に丁寧な返信に対するお礼を依頼することをおすすめします。また、前社長に対する言葉などが記載されていた場合は、書状で感謝の言葉を伝えるとより丁寧な印象を与えられるでしょう。

新体制の案内

社長交代後、株主総会等で役員が交代した場合や組織の変更などがあった場合は、新体制についての案内をする挨拶状の送付も検討した方がよいでしょう。
社長死去に伴う社長交代は、手にとっても大きな衝撃が走り、今後の事業の存続に不安を抱かせてしまう可能性があります。
盤石な新体制をアピールし、取引先等、関係先とは社長交代後もよい関係を維持できるよう、最大限の敬意を払ったうえで取引を継続させることが大切です。

【まとめ】挨拶状を作るならぜひ挨拶状の達人へ！

社長死去に伴い、社長交代が必要になったときには、さまざまなことを急いで決定したり、対応したりしなければならず、会社全体が落ち着かない状況となります。そのような中でも事業をストップさせるわけにはいきません。取引先へも社長逝去と新社長就任についての挨拶状を送付し、これまでのお礼を伝えるとともに社長交代後も変わらぬ取引をお願いするようにしましょう。
急な社長交代は、何かと作業が多くなるため、挨拶状の作成を社内で行うとなると従業員への大きな負担をかけてしまいます。挨拶状の達人は、創業70年以上の歴史をもつ老舗印刷会社です。社長死去に伴う社長交代の挨拶状を簡単に作成できるテンプレートも用意しており、手間をかけずに、リーズナブルな価格で美しい挨拶状の作成ができます。また、印刷だけでなく、封入から発送の代行など、きめ細やかなサービスも提供しています。
社長死去に伴う社長交代の挨拶状送付をご検討の際は、お気軽にお問い合わせください。