退職に向けたはじめの一歩！センスのある挨拶状・メールの文面とは？

「退職するときって、退職届？それとも辞表？」
「今の会社を辞めて独立したいんだけど・・。会社の人にどう切り出そう。」
「転職先が決まった！転職する前にお世話になった人へのお礼がしたい」

就職するときがあればいずれ退職するときもきます。

現在は、転職することが当たり前の時代になりました。

とはいえ、いざ退職することになったらマナーなど、
不安要素がたくさんある人も多いのではないでしょうか。

例えば、以下の3点でお悩みの方もいるのではないでしょうか。

①退職を上司に伝えるタイミング
②退職願と退職届の違い
③お世話になった人たちに挨拶状を出した方がいいのか

退職する理由がなんであれお世話になった会社や、
取引先の人たちには礼儀を示し円満に辞めたいものです。

円満に退職することで、次の新生活も気持ちよくはじめられるのではないでしょうか。

元の職場での評判は場合によっては、
退職後もついてまわることも珍しくありません。

例えば次の就職先や普段の生活の中で、
それまでにお世話になった関係者の方々と、
今後いつどこで会うかも分かりません。

退職する際にこれまでお世話になった人に感謝の気持ちを示し、
幸先の良い新生活を送るにあたって退職時の挨拶状は効果的です。

どのような退職の仕方であれ、丁寧に挨拶状を出したという事実。

巣立つ職場や関係者に対して礼を最後まで尽くしたという形になります。

気持ちよく退職後の新生活を迎えるためにも、
退職の手続きと同時に退職の挨拶状を用意しましょう。

次に、間違いやすい「退職届」・「退職願」・「辞表」について取り上げます。

【覚えていれば役に立つ】退職届・退職願・辞表・挨拶状の違い

退職の手続きをする際に戸惑うのが退職届・退職願・辞表・挨拶状の違いです。

退職する機会は一生に何度も訪れるわけではないので、
はっきりと区別がついていない人も多いのではないでしょうか。

退職する前に明確に区別できるように整理しておきましょう。

退職届とは？

結論から言うといきなり退職届は出さない方が安全です。

退職届は会社に退職の可否を問わず、
自分の退職を通告するための書類です。

つまり、退職届は会社へ退職する明確な意思表示となります。
受理された時点で退職になります。

また退職届は撤回ができません。
一般的に退職届は会社都合で退職するときに使います。

退職届の提出は退職の意思を撤回しない強い意思があるときに使われます。

例えば、会社側と交渉や話し合いの余地なしに退職の意思を告げる場合です。

円満に退職する場合はいきなり退職届を出さず、
退職願の方を出した方が心象もよく一般的です。

退職願とは？

退職を切り出す際は退職願を最初に出す方が無難です。

退職願は会社や経営者に対して退職を願い出るための書類です。

いきなり退職届を出すよりも、 退職願を出す方が円満に退職することができます。

退職届は一方的な退職意思の表示ですが、
退職願は「退職させてもらえませんか」とお願いするものです。

職場に不満がありすぐにでも辞めたい場合でも、
条件の見直しなど交渉の余地があるので、
原則いきなり退職届を出さずに退職願を出した方が無難です。

また退職願は退職届とは異なり撤回も可能となっています。

退職願と退職届でどちらを出すか悩むなら、
退職届はいきなり出さずに退職願を出した方が心象も良いでしょう。

辞表とは？

辞表は重要な役職の人や公務員が辞意を示すものです。

退職願は「従業員が使用者に対して退職を申し出るもの」です。
一方で使用者と会社は雇用契約ではなく委任契約。

そのため雇用契約ではなく、
委任の解約の際には退職願ではなく辞表を提出するのです。

また、公務員は雇用契約ではなく行政からの委任によって働いています。
そのため公務員も辞めるときは辞表を提出します。

ここで、おさらいをしときましょう。

円満に退職するためにも、
退職届は避けるのがベターです。

一般職で間違えて辞表を出してしまう人も少なくないので、
ぜひ覚えておいてくださいね。

退職時お世話になった人に挨拶状を送ると、
退職後も良い関係性を築くことができます。

次に、退職時に送るべき挨拶状について取り上げます。

退職するときの挨拶状

退職の挨拶状とは、社内外でお世話になった人たちに退職することを知らせる礼状のことです。

特に取引先や社外の人たちには、
挨拶状を出さないと退職したことが伝わりません。

営業先などでお世話になっている取引先の方からすれば、
挨拶状などで退職したことを伝えてもらわなければ、
無駄な心配をかけてしまうかもしれません。

また会社でも大きな組織や全国展開しているところでは、
退職することになっても退職の事実が伝わらないこともあります。

「別にわざわざ挨拶状を送らなくて、メールで十分でしょ。」

そう思ったあなた！
確かにその通りです。

わざわざ挨拶状にお金も苦労もかける必要はありません。

しかし、挨拶状を改めて送る方が丁寧な印象を与えます。

「わざわざ自分のために挨拶状を送るなんて・・。」
「律儀なヤツだな！独立するみたいだし、お客さん紹介してあげるか。」

挨拶状をお世話になった社内外の人に出すことで、
良い形で退職を進めることができるだけではなく、
新たな縁を作ることができるかもしれません。

円満退社するために大切なこととは？

円満退職をする上で大切なのは、マナーです。

マナーを守って退職するようにしましょう。
挨拶状だけが立派でも退職をする際のマナーが悪ければ、
せっかくの挨拶状も形だけに・・。

退職全体の流れのマナーを守って、
挨拶状を出すことで、
より円満な退職を進めましょう。

次は、円満な退職をするための上司への伝え方などを取り上げます。

退職の伝え方とタイミング

会社によっては退職をする際には、１か月前に報告をするようになど規定が設けられています。

法的には最短２週間前までに、
退職の旨を伝えれば退職することができます。

基本的に社内の規定よりも法律が優先されます。

しかし円満な退職を目指す場合、
引き継ぎや関わっているプロジェクトの進捗などの兼ね合いもあるため、
余裕をもって1か月から2か月以上前には、
退職の意思を伝えておき余裕をもちましょう。

また実際に退職の意思を伝えるときは上司に事前にアポイントをとります。

いきなり仕事で忙しくしているところや、
廊下を歩いているところに立ち話で、
唐突に退職の意思を伝えるのはマナーが良いとは言えません。

アポイントをとってできれば、
他の同僚がいないオフィスとは別のところで退職の意思を伝えましょう。

退職理由は一身上の都合でも構わない

退職には様々な理由があるでしょう。

「上司や同僚と馬があわない・・。」
「同年代と比べて給料が低い・・。」
「今やっている仕事が自分に合っていない・・。」
「残業時間が多くて、私生活にゆとりがない・・。」
「自分のスキルをより活かすために独立したい。」
「出産・子育てのために会社を辞めたい。」

独立や出産・子育てなどよりも、
会社に不満があるために退職に踏み切る人の方が、
現実的には圧倒的に多いのではないでしょうか。

しかし退職の理由については、
具体的に書かず一身上の都合で問題ありません。

むしろ波風立てるような退職理由を伝えるよりも、
無難に退職理由を伝えた方が円満退職につながります。

具体的に退職する理由を伝えたくない場合は、
一身上の都合としておきましょう。

次に、具体的なマナー・注意点について取り上げます。

名刺や会社の備品は置いていく

退職するときは所属していた会社の名刺や備品は置いていきましょう。

名刺は悪用できてしまう可能性もありますし、
会社からもらっていた鍵やパソコンなどは、
特にセキュリティ面でも持ち出し厳禁です。

気づかずに会社の備品を、
そのまま持っていってしまう可能性もあります。

辞める前にしっかり私物と会社の備品を区別し、
綺麗に整えて備品を返しましょう。

引き継ぎはしっかりと行う

業務の引き継ぎはしっかりと行いましょう。

引き継ぎを十分にせずに会社を辞めると、
円満退職どころか悪い評判が立ってしまいます。

また、
あなたの後の仕事を引き継ぐ人にも多大な迷惑をかけてしまいます。

辞めるときは十分に期間に余裕をもち、
後任の人や社内外の人に迷惑がかからないようにしましょう。

退職願・届が受理されてから挨拶状を送る

退職の挨拶状は一般的には退職の1か月前後に送るのが一般的です。

ただし実際に挨拶状を出す場合、
正式に退職が決まってからにしましょう。

退職願を出しても、
退職を撤回する可能性もあるでしょう。

万一、退職しないことになったにもかかわらず、
退職の挨拶状を外部に郵送してしまっては大変なことになります。

次に、退職の挨拶状を送るうえでの流れを取り上げます。

退職の挨拶状を送るときの流れ

退職はあなたの勤める会社の最後の締めくくりです。

今までの関係性を壊さない、
新たな関係性の構築のためにも、
Eメールなどで済まさずに書面で伝えるべきです。

しかし退職の挨拶状を用意するのに慣れておらず、
頭を悩ませる人も多いのではないでしょうか。

そこで、一連の挨拶状を送る流れをご紹介します。

テンプレート形式に沿って文面を作成

まず退職が確定したら、
諸手続きと並行して挨拶状の用意をしましょう。

文面はある程度、型が決まっています。

つまりテンプレートの形式に沿って作成するだけです。

挨拶状の達人では、26の豊富なテンプレートを用意しています！

挨拶状の達人にお任せすれば、
大船に乗った気持ちで退職の挨拶状が作れます。

送付先をリストアップする

取引先やお世話になっている社内の方など、
退職したことをお知らせする送付先のリストアップを行います。

挨拶状を送る方の漏れがないように、
しっかりと確認しておくことが大切です。

また挨拶状で、面倒くさいのが宛名です。

挨拶状は1種類でも宛名は名前や住所が1人1人違うため、
一括で済ませることができません。

そこで挨拶状の達人では、
「お客様の負担をできるだけゼロにしたい」
という気持ちから、宛名作業を格安でお受けいたします。

印刷業者に依頼する

退職の挨拶状の大まかな文面と送付先が決まったら依頼しましょう。

挨拶状の達人は様々な挨拶状を手がけているため、
段取りや様式について詳しいプロ集団です。

もしも不安なことがあればお気軽にご相談ください。

疑問点や悩みもすぐに解決し、
速やかに退職の挨拶状の印刷・送付に移ることができます。

封入する

挨拶状の印刷が終わったら、
はがきタイプでない場合は封筒に入れて送付します。

封筒に入れる際には、
封筒の表面（宛名印字側）と退職の挨拶状（印字されている側）を、
同じ方向にして封入するのが一般的です。

しかし最近では封から取り出したときに、
文面がすぐに見える方が良いとする考えもあります。

そのため封入について正解はありません。

ただし古い伝統を重んじる企業や取引先の場合は、
より一般的な封の表面と挨拶状を同じ方向に入れる方が無難です。

退職するときの挨拶状の内容

退職するときに挨拶状を出す際の内容はどうすれば良いのでしょうか。

退職の挨拶状を出す機会は、
一般的にそれほど多くはありません。

そのため、
よく分からない不安だと考える人も多いのではないでしょうか。

しかし退職するときの挨拶状に盛り込む内容は概ね決まっています。

盛り込む内容をしっかりと把握すれば、
退職の挨拶状の作成は決して難しいものではありません。

退職の挨拶状に盛り込むべき内容を整理しておきましょう。

退職年月日

退職する年月日をしっかりと記載しておきましょう。

いつ辞めるか分からないとなると現場が混乱します。

実際に退職する日をお知らせすることで、
あなたがお世話になった人も、
あなたにお別れの挨拶などがしやすくなります。

また取引先であなたに仕事の依頼をしようとしていた人も、
退職の日付を知ることで実務上対応しやすいのではないでしょうか。

退職理由

具体的な退職理由を書かずに一身上の都合としても構いません。

挨拶状を受けとった人も、
ただ理由もなしに退職すると知らされれば、
驚いてしまうでしょう。

できれば挨拶状を受けとった人が納得でき、
且つ退職後のあなたを応援できるような前向きな退職理由を、
盛り込んでおくのが望ましい形です。

在籍中お世話になった人たちへのお礼

挨拶状の中には、
在籍中にお世話になった人たちへのお礼のことばも盛り込みましょう。

退職後は人によっては会う機会がなくなる人もいるかもしれません。

だからこそ挨拶状ではお世話になった人に感謝の気持ち、
お礼を改めて伝えましょう。

退職することによって迷惑をかけたお詫び

退職することによって多かれ少なかれ影響が出ることは否めません。

あなたの代わりを会社は探さなければならなくなりますし、
事務的な手続きなども関係部署、各所で発生します。

場合によっては社内外に迷惑を知らず知らずのうちにかけてしまいます。

そのため挨拶状には退職をすることによって、
迷惑をかけてしまうことへのお詫びも盛り込んでおきましょう。

ご活躍とご健勝をお祈りする

退職の際に挨拶状を送る人たちはかつての同僚や部下、上司、取引先です。

退職してからも、
お世話になった周囲の人たちへの応援の気持ちも盛り込みましょう。

退職後もまたどこかで挨拶状を送った人たちと関わる機会、
仕事をすることもあるかもしれません。

再会することになったときに、
お互いが良い仕事・良い生活を営んでいることへの願いを、
挨拶状も盛りこみましょう。

退職の理由は様々

退職といってもそれぞれ理由は様々です。

転職のため、出産のため、結婚のため、独立のため、
定年など人それぞれです。

退職の理由によって退職の挨拶状の中身も変わります。

いざ挨拶状を用意するとなると、
何から書きはじめれば良いか分かりづらいですよね。

そこでモデルになる退職理由ごとに定型文をご紹介します。

ご自身の退職理由やご事情に合わせて、
定型文を参考に一度、挨拶状の文面をつくってみましょう。

退職の挨拶状を書く際の注意点

退職に限らず挨拶状を書く際には、
挨拶状のルールに則って書く必要があります。

普段挨拶状を書く機会がないと意外に見落としがちなので、
挨拶状を書く際のルールを整理しておきましょう。

文字の大きさの目安

挨拶状を手書きではなくワープロで打つ場合は、
文字の大きさは小さすぎても大きすぎても見辛くなってしまいます。

目安としては9ポイントから11ポイント程度の間におさめると、
ちょうど良い大きさになります。

句読点や段落おとしを使わない

退職の挨拶状に限りませんが挨拶状で句読点は用いません。

相手に敬意を表す手紙や挨拶状の場合、
句読点は一般的に入れないようにします。

もしも句読点がないと、
読みづらい文章なら読点を使わずに空白を使います。

また段落ごとに文頭に空白を設けるのも正式な書き方ではありません。

挨拶状には挨拶状の書き方があるため、
ルールは守っておいたほうがいいでしょう。

横書きか縦書きか

退職の挨拶状を書くときに、
縦書きか横書きか迷うのではないでしょうか。

伝統的な書き方としては縦書きですが、
最近では横書きの挨拶状も珍しくなくなってきました。

横書きはアルファベットを表記しやすいなどのメリットもあります。

伝統を重んじる方に挨拶状を送ることが多いなら縦書きが無難です。
しかし横書きにもメリットがあるため状況に応じて決めると良いでしょう。

退職の理由ごと挨拶状のテンプレート

退職の主な理由ごとの定型文をご紹介します。
実際に定型文に沿って書いていけば退職の挨拶状の書面をつくるのは決して難しくありません。

一般的な退職の挨拶状

一身上の都合

退職後に独立する場合の挨拶状

退職後に再就職する場合の挨拶状

退職後に家庭に専念する場合の挨拶状

寿退社をする場合の挨拶状

定年退職による退職の挨拶状

教員の定年退職による退職の挨拶状

学校長の定年退職による退職の挨拶状

大学教授の定年退職による退職の挨拶状

Eメールではなく退職の挨拶状を送ることで印象に残ります

退職はあなたの今の職場での最後の締めくくりであり総決算でもあります。

確かに最近はIT化によって挨拶状ではなく、
Eメールで退職のお知らせを済ませることも珍しくありません。

だからこそ大切な退職の挨拶状を紙で送ることで印象に残ります。

退職はあなたの職場での最後の晴れ舞台でもあります。

だからこそ退職のお知らせを挨拶状で伝えたほうが、
Eメールよりも事務的ではなく気持ちを込めて伝えることができるのです。

退職の挨拶状の制作ご依頼をお待ちしております

退職の挨拶状の書面の印刷、
ご用意は特に職場の方には相談しづらいものです。

挨拶状は専門の印刷業者に依頼するのが確実です。

挨拶状の達人は、
退職の挨拶状に限らず様々な挨拶状の形式や印刷に通じています。

退職の挨拶状でよく使われる定型文もご用意できますし、
あなたの退職を飾るにふさわしい挨拶状の作成のお手伝いをさせていただきます。

何か退職の挨拶状の文面・印刷・用紙など不安があれば、
一連の挨拶状の文面作成から印刷までのコンサルティングもさせていただきますので、
お気軽にご相談ください。