【たった10分であなたも株主総会のプロに】株主総会のマナーと挨拶状を徹底解説！

「株主総会の準備は何をすればいいの…？」 「会社の方針や重要な事項を決める重要な場だから絶対に失敗できない！」 「メールやFAXだけで済ませていいの？」

株主総会は株式会社の最高意思決定機関であり、株主と直接、対面する大切な場です。 株主総会で用意しなければならないのが挨拶状です。株主と直接、対面する数少ない機会だからこそ日頃の感謝をこめて挨拶状を送る必要があります。株主総会がうまくいけば文字通り、あなたの会社の「株」も上がります。

また近年の株主総会は会社のPRの場でもあるという考えも強くなっています。株主からの信頼も高まり、あなたの会社をより応援してもらえるのではないでしょうか。 会社の命運を決める株主総会を成功させるためにもまずは良い挨拶状を送りましょう。 挨拶状をつくる際の株主総会ならではの注意するべきところをご紹介します。

株主総会をするときは挨拶状を用意する必要があります

会社法によると株主総会を開催するときは通知をしなければならないとされています。会社の今後の方針や重要な事項を決める最高意思決定機関を開催するのですから、当たり前ですよね。さらに、会社法では重要事項は原則として書面でしなければならないとされています。 「え！このIT化が進んだ時代にわざわざ書面でしないといけないの？」

そう思われたあなた！確かに、電磁的な方法、分かりやすく言えばEメールやPDFなどでの通知もできるとされていますが書面にせよ電子データにせよ株主に対して挨拶文を送る必要があることに変わりありません。 特に、株主総会の場合、挨拶状は書面で送るのが原則です。 次章では、その理由を説明します。

株主に送る挨拶状。書面で送るのが原則

さきほどお伝えした通り、株主総会を開催するときは通知を株主に送ることが法律で定まっています。今はIT化の時代で電磁的な方法で告知することも可能とされてはいますが、書面で送った方が昔ながらの株主には喜ばれます。実際に挨拶状として株主総会の開催を受けとることで株主は、あなたの会社の株主であることを再確認できます。 「挨拶状を送るなんて律義だな。これからも株主として支えていこう！」

株主総会に出られない方も実際に挨拶状を受けとることで、 あなたの会社に対する愛着もわくのではないでしょうか。

株主に送るメールにも挨拶文が必要

今はEメールも書面の挨拶状の代わりに使われる時代です。

書面の挨拶状とは別にEメールでも株主総会を案内します。 書面でもEメールでも基本的には株主総会の挨拶状に盛り込まなければならない内容は基本的には変わりません。

Webサイトの告知文にも使える挨拶文

Webサイトで株主総会を告知することも最近では珍しくありません。

サイトでも株主総会を開催する際の告知で挨拶文も必要です。 Webサイトで株主総会の挨拶文を載せると株主以外の人の目に触れますし、未来の株主に読まれる可能性もあります。 だからこそ株主総会向けの挨拶文の作成は絶対に失敗できません。

株主総会の種類で挨拶状は変わる

株主総会にも種類があることをご存知でしょうか？株主総会には「定時株主総会」と「臨時株主総会」の2種類あります。

総会の種類によって挨拶文の中身が異なります。 株主総会の挨拶文をつくることになった場合、株主総会の種類を確認してから作成しましょう。

定時株主総会とは？

通常、決算後の３カ月以内に開催される株主総会のことで年に一度、行われます。 定時株主総会は決算の承認、それに伴う余剰資金分配決議と役員の選任決議を行います。定時株主総会を開かない場合、「株主総会決議不存在確認の訴え」を起こされる可能性があります。 訴えを起こされると、会社社の信用問題にもつながります。

株主を呼ばずに株主総会を従業員や経営者だけで大切なことを決めてしまうことは株主の信用を失ってしまうからです。定時株主総会は経営者や従業員そして会社のオーナーでもある株主が会社の大切な意思決定をする場です。だからこそ挨拶状やEメール、Webサイトを通して開催を告知することが大切です。 そして年に一度、株主をご招待する会でもあるため 書面で丁寧に挨拶状を送る方が株主の会社に対する心象も良くなるのではないでしょうか。

臨時株主総会とは？

臨時株主総会は合併や会社分割、株式交換などの重大な決定事項の発生する際に臨時で開かれる株主総会のことです。 必要がある場合は、いつでも開催できます。 定時株主総会がその名の通り毎年、開かれるのに対して臨時株主総会は重要なことを決める際に緊急で開かれます。 Eメール、Webサイトで告知することはもちろん、手元にしっかりと届く挨拶状を送ることで株主の方に開催をきちんと伝えることができます。

挨拶状を送る時の流れ

株主総会は会社の今後の方針や重要な事項が決まる非常に重要なイベントです。だからこそ、Eメール、Webサイトで告知するだけで済まさずに書面で伝えるようにしましょう。 しかし、挨拶状を用意するのに慣れておらず、何をしたらいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

そこで、挨拶状の達人での挨拶状送付の流れをご紹介します。

テンプレート形式に沿って文面を作成

まず株主総会の日程が確定したら諸々の手続きと並行して挨拶状の用意をします。文面にはある程度、型があるため、テンプレート形式に沿って作成できます。挨拶状の達人では、豊富なテンプレートをご用意しています！挨拶状の達人にお任せすれば、 大船に乗った気持ちで株主総会の挨拶状を作成ができます。

送付先をリストアップする

挨拶状を送る株主先に漏れがないかリストアップして、確認しておくことが大切です。また、挨拶状で面倒くさいのが宛名です。挨拶状は1種類でも宛名は名前や住所が一人一人異なるため、一括で済ませることができません。そこで挨拶状の達人では、 「お客様の負担をできるだけゼロにしたい」という気持ちから、宛名作業を格安でお受けいたします。

印刷業者に依頼する

株主総会の挨拶状の大まか文面と送付先が決定したら依頼を出しましょう。挨拶状の達人は、様々な挨拶状を手がけているため、段取りや様式に詳しいプロフェッショナルが多数います。

もしも不安なことがあればお気軽にご相談ください。

株主総会の挨拶状のポイント

株主総会の挨拶状を作成する上でいくつかポイントをご紹介します。

株主総会の文面にはある程度、決まった文章の型があります。 そのため挨拶状づくりが不安な方でも決められた文章の型をもとに挨拶状をつくることができます。どのような文章の型でも・導入文・開催情報を分かりやすく明記する・余裕をもって通知する　など上記は特に気をつけるようにしましょう。導入文、開催情報の明記、いつまでに通知するかなどの原則の部分を確認しましょう。

導入文で気をつけること

株主総会の挨拶状を書く際にはビジネス文書や手紙と同様に「拝啓」「謹啓」ではじまる挨拶文を入れるのが一般的です。よく使うのが・謹啓　時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます・謹啓　時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます・謹啓　○○の候　ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は一方ならぬご厚情に預かり深謝申し上げますなどの導入文の挨拶です。謹啓は拝啓よりも敬意の度合いが高いため株主総会の挨拶状では「謹啓」を使う方が一般的です。謹啓の結びには「敬白」を使うことが一般的ですが「敬具」を使うこともあります。 株主総会の挨拶状の導入文は他の挨拶状と同様に導入の挨拶が欠かせません。 また時候の挨拶を厳寒の候、真夏の候など季節にあった文言を導入文に盛りこむこともあります。

開催情報は別記で箇条書きにする

株主総会の日時と場所を分かりやすく箇条書きにします。

株主総会の挨拶状は案内状でもあるため日時、場所、議案などをわかりやすく書いておく必要があります。例えば

日時　○年○月○日（○）　○時より
場所　○○会館第○号館○階
議案　第一号議案　○○○○○○○○○○○○○○

第二号議案　○○○○○○○○○○○○○○ 第三号議案 ○○○○○○○○○○○○○○ 一目でも分かりやすくなるように箇条書きで日時、場所、議案を書いておきましょう。

公開会社の株主総会は開催日の２週間以上前には株主に発送

公開会社の株主総会の挨拶状は開催日の２週間以上前（会日の15日前）には伝わるように送らなければいけません。

公開会社の株主総会を開く際は余裕をもって２週間以上前までに発送できるように準備しておく必要があります。また書面の作成や印刷には日数がかかるため挨拶状の準備は株主総会の一ヶ月以上前には準備しておくと余裕をもって行うことが大切です。

非公開会社の株主総会は開催日も原則２週間以上前。例外もあり

非公開会社の株主総会も原則２週間以上前（会日の15日前）までに株主に発送する必要があります。 ただし書面投票または電子投票を定めない場合には 1週間前まで（会日の8日前）までに書面を発送すればよいとされています。公開会社と非公開会社関わらず、開催日が近づくと準備で忙しく余裕がなくなってきます。早め早めに挨拶状を用意しておくことが大切です。創業70年の老舗印刷会社である挨拶状の達人は、 最短3営業日後お届けできます。

定時株主総会の挨拶状の例

年に1回の定時株主総会の挨拶状の文面例をご紹介します。あなたの会社にあった型の文章を選び必要なところを書き換えるだけで定時株主総会の挨拶文をつくることができます。

定時株主総会の文面例1

定時株主総会の文面例2

定時株主総会の文面例3

定時株主総会の文面例4

定時株主総会の文面例5

臨時株主総会の挨拶状の例

臨時株主総会の挨拶状も定時株主総会の挨拶状と同様、あなたの会社にあった型の文章を選び必要なところを書き換えるだけで挨拶文をつくることができます。参考にしてみてください。

臨時株主総会の文面例1

臨時株主総会の文面例2

株主総会で役員改選を行った場合の挨拶状の例

株主総会の決定で役員改選がされることは会社にとっても株主にとっても重要事項です。そのため役員の改選が決定した場合、挨拶状を送るのが一般的です。

株主総会　役員改選の文面例1

株主総会　役員改選の文面例2

株主総会　役員改選の文面例3

株主総会の挨拶をする前に知っておきたい３つの決議方法

株主総会の挨拶をする前に知っておくと便利な決議方法についてご紹介します。会議方法には「普通決議」「特別決議」「特殊会議」の3つがあります。

会議方法も会社法で定められているものです。挨拶状やコーポレートサイトに株主総会の議決の種類を盛りこみたいときに知っておくと便利です。

普通決議

会社法309条１項に定められています。定足数：定款に別段の定めがある場合を除き、議決権を行使できる株主の議決権の過半数を有する株主の出席議決要件：出席株主の議決権の過半数

特別決議

会社法309条2項に定められています。定足数：株主総会で議決権を行使できる株主の議決権の過半数（3分の１以上の割合を定款で定めた場合は、その割合以上）を有する株主が出席議決要件：出席株主の議決権の３分の２（これを上回る割合を定款で定めた場合は、その割合）以上。（決議の要件に加えて、一定数以上の株主の賛成を要する旨その他の要件を定款で定めることも可能）。

特殊決議

会社法309条３項と４項に定められています。特殊決議その１（会社法309条３項）定足数：なし議決要件：議決権を行使できる株主の半数以上 (ただし、定款で半数以上の割合を定めることができる。かつ、議決権を行使できる株主の議決権の3分の2以上　ただし、定款で3分の2以上の割合を定めることができる。) 特殊決議その２（会社法309条４項）定足数：なし議決要件：総株主の半数以上（ただし、定款で半数以上の割合を定めることができるかつ、総株主の議決権の4分の3以上ただし、定款で4分の3以上の割合を定めることができる）

株主総会は会社の大切な節目なので挨拶状を送ろう

株主総会では会社の将来を大きく左右する重要な経営戦略や人事が決定されます。株主総会は定時株主総会でも臨時株主総会でも会社の節目となる重要なイベントです。また株主総会を会社のPRの場として捉えている企業も少なくありません。

そんな大切な会社の節目には直接、手にとれる挨拶状が欠かせません。株主の中には若い世代に限らず高齢の方まで様々な世代の方がいらっしゃるはずです。特に株主を会社にお招きする機会でもあるため EメールやWeb上での告知だけではなく書面で挨拶状を送ることで、普段はメールやインターネットを使用しない層にもしっかり届けることができます。書面で挨拶状と告知をもらう方が安心する、会社に良い心象をもつ人も少なくはないでしょう。また、挨拶状を受けとる株主は会社の命運を従業員や経営者と担う大切なパートナーでもあるはずです。 株主に書面で挨拶状を送ることで告知するだけではなく日頃の感謝やお礼の気持ちも表現できるのではないでしょうか。

株主総会の挨拶状を用意するのは以外に簡単

取引先に挨拶状を送る機会はIT化によって、だんだんと少なくなってきているのではないでしょうか。そのため紙で印刷した挨拶状を送ることになれておらず、株主総会の挨拶状を書面で用意するのは面倒、難しい、そんな感想を持っている人も多いのではないでしょうか。しかし、挨拶状の達人なら簡単に株主総会の挨拶状を用意できます。

1、挨拶状をつくる下準備をする。 2、文章のテンプレートに従って文章を一度作成してみる。 3、挨拶状を送る先のリスト化をする。 4、挨拶状を印刷する業者に相談、依頼する 5、印刷できたら発送する（株主総会2週間以上前）これだけです。挨拶状の文章もご説明した通り形式はほとんど決まっています。好みの挨拶のテンプレートに当てはめれば、慣れていない挨拶状の文章をつくることも難しくはありません。また、挨拶状に不備や間違いがないか不安であれば、挨拶状の達人に草案をおくっていただければ、無料でご相談・ご確認いたします。

株主総会の挨拶状は挨拶状の達人にお任せください

株主総会の挨拶状は挨拶状の達人にお任せすれば安心です。 挨拶状の達人は単に挨拶状を印刷するだけでなく株主総会の挨拶状にふさわしいテンプレートや、挨拶状の文面のコンサルティングも可能です。挨拶状を株主に送ることは単に印刷物を送ることではありません。挨拶状を通して、あたなの会社の今後の方針や重要事項を決める場に参加を促すだけでなく、日頃の感謝を伝え、株主との信頼関係をあらためて築くためのきっかけを作ることが挨拶状を送る良さです。 あなたの信頼をカタチにする挨拶状の達人で、株主総会の挨拶状を作ってみませんか。