【転勤時の新常識】挨拶状やメールはどうするの？流れやマナーを徹底解説

「転勤の時のマナー不安だな…。」 「転勤の時は、メールだけでいいのかな？」 「転勤が決まった。日頃のお世話になったお客様、取引先にお礼がしたいけど何かいいものないかな？」

長く勤めていれば、一度は転勤する機会もあるかと思います。現在は、転勤の挨拶をEメールだけで済ませてしまう人も多いです。ただEメールは見逃されてしまう可能性があるため、Eメールだけで済ませてしまうのはおすすめできません。また、IT化が進んでいるとはいえ、まだまだはがき等で挨拶状を受け取る方が丁寧だと感じる方も多いです。ただ私も経験がありますが、転勤が決まると準備で大忙し。「挨拶状を用意する時間なんてないよ」と思う方も多いかもしれません。

実は転勤の挨拶状を用意するのは決して面倒でも難しいことでもありません。 知っておくべきこともたったの3つです。

転勤の段取り
挨拶状の書き方
挨拶状の出し方

この3つさえ知っておけば、つまずくことなく丁寧に転勤する旨と感謝の気持ちを伝えられます。また、挨拶状は、Eメールのように転勤の旨を伝えるだけではありません。手に取れる形で感謝の気持ちも伝えられるので、相手の印象にも残りやすいです。転勤が決まったらお世話になった人にお知らせだけでなく、感謝の気持ちも伝え幸先の良い新生活を迎えられるようにしましょう。

転勤の挨拶状はメールよりはがきで送った方が丁寧

転勤のお知らせをメールで送ることも間違ってはいません。 実務的に転勤をすぐに知らせるためには、メールの方が向いているからです。

しかしお知らせではなく挨拶となると、はがきで送る方が丁寧です。 Eメールは、業務連絡に重きがあります。一方、挨拶状はこれまでの周知だけでなく、感謝の気持ちを盛り込むことができます。

Eメールは見逃されやすい

Eメールでよくやりとりしている人に転勤のお知らせをする場合は問題はありません。しかし、普段の業務であまりやりとりしない人に、Eメールを送っても見逃されてしまう可能性が高いです。 もしかしたら、Eメールを送っても届いていなかったということもあるかもしれません。

転勤の際には普段はやりとりをしていない人にも、転勤の旨と挨拶を伝えなければいけません。取引先やお客様にEメールを送る場合、宣伝やPRのメールと思われて開封を後回しにされてしまうことや、開かれないままということも珍しくありません。確実に転勤の挨拶をするためにはEメールだけでは足りず、はがき等で挨拶状を送るようにしましょう。

手元に届く挨拶状が確実

挨拶状は住所に直接、送れるため見逃されにくいのが利点です。 Eメールで普段からやりとりしていない人にも見逃される心配もなく、確実に確認してもらえます。 Eメールと併せて挨拶状も送ると伝達漏れの可能性も小さくなるので、どちらも送るようにしましょう。

転勤のときにはお世話になった人に挨拶状を出すと丁寧

転勤のときにお世話になった人に挨拶状を送ること自体、非常に丁寧で好まれます。 Eメールなどだけで済ませてしまう人が多い時代だからこそ、挨拶状を送ることで印象に残ります。 「律儀な人だな。転勤先に知り合いがいるから紹介してあげよう！」 「わざわざ挨拶状を送ってくれるなんて嬉しいな。これからも変わらず付き合いたいな。」

挨拶状を社内外で出すことで、良い形で転勤することができます。 挨拶状を送ることは単なる伝達だけではありません。感謝の気持ちを伝えることでこれまでの人間関係をより強化し、次の新しい職場でも幸先の良いスタートを迎えることができます。

転勤のときに挨拶状を送るのは義務ではないがマナー

転勤のときに挨拶状を送るのは義務ではありませんがマナーです。 社会人・職業人としてのマナーが、会社全体の評価に繋がることも珍しくありません。 Eメールだけを送って転勤の挨拶を済ませても特に問題があるわけではありません。ただもしかしたら、マナーがなっていないと思われてしまうかもしれません。

逆に挨拶状を送るだけで、Eメールで済ませてしまう人よりも良い印象を与えます。相手との関係を良好なまま次の勤務先に行くことができます。

転勤の際のEメールと文面例

挨拶状を送る前に、とりいそぎ転勤の連絡をEメールでしなければいけないこともあります。挨拶状の印刷と送付にはどうしても準備する期間が必要です。速やかに転勤の連絡をしなければならないときは先にEメールも送るようにします。文面は以下を参考にしてみてください。株式会社○○ ○○○○ ○○様いつもお世話になっております。 ○○○○の○○○です。私ごとではありますが、○月○日（○曜）に ○○○へ転勤することになりました。 ○○様には、初めてご挨拶したときから温かくご指導いただき、大変お世話になりました。本来であれば伺って直接ご挨拶するべきところですが急な辞令のため、メールにて失礼いたします。引き続き、よろしくお願いいたします。 ○/○（○）以降の連絡先株式会社○○　○○支店〒123-45627 ○○県○○市○○町 ○○–○○○○–○○○○ tel）／○–○○○–○○○（fax）メールアドレスに変更はございません。 —————————————————- 株式会社○○ ○○部○○課 ○○○○ 住所：〒123-456 県○○市○○町 TEL：○○–○○○○–○○○○／　FAX：○○–○○○○–○○○○ URL：○○○○ ○○○ Mail：○○○○ ○○○ —————————————————- Eメールで転勤のお知らせを関係者にすることは業務連絡の意味合いが強いです。そのため、Eメールを送った後に、できるだけ挨拶状を送るようにしましょう。もちろんEメールでも挨拶状と同様に丁寧に感謝の気持ちを盛り込むことが大切です。

転勤の後も社内でつながりがあるからこそ挨拶状を出す

「社内の人にも挨拶状出さないといけないの？面倒だな…」

そう思ったあなた！転勤の後も社内でのつながりは続いていきます。いつどこで昔、お世話になった人と出会い仕事を一緒にするかも分かりません。 特に転職ではなく転勤ですから関係はずっと続くことになるはずです。 社内だけならEメールで十分だと考える人もいるかもしれませんが、それでは不十分です。確かにEメールだけでも転勤のお知らせはできます。しかし、感謝の気持ちを表現するにはEメールでは物足りないと感じる人もいるのではないでしょうか。挨拶は仕事の基本です。転勤をする際の節目にしっかりと挨拶状を送ることで社内でのつながりも大切にすることができます。

転勤の挨拶状を送るタイミングは？

転勤が決まると転居や引き継ぎなどや通常の業務も重なり今まで以上に忙しくなります。そのため、漏れがないように挨拶状を送るタイミングをきちんと確認しておきましょう。

転勤の挨拶状を送るベストなタイミング

「転勤の挨拶状を送るタイミングは？」 「内示が出たらすぐ送った方が良いの？ 「それとも正式な辞令が出てからの方がいいのかな？」 「着任して落ち着いてからの方がいいと思うけど…不安だな。」

挨拶状を送るベストなタイミングって難しいですよね。結論から言うと正式な辞令が出てから、または告知の解禁日に速やかに挨拶状を送るのがベストなタイミングです。 内示が出てから早めに挨拶状やEメールを送ってしまいたいと思う人もいるかもしれません。しかし内示はあくまでも引き継ぎの準備をするために設けられる期間です。正式な辞令が出てから速やかにEメールと挨拶状を送りましょう。また実際に挨拶回りをする際も正式な辞令後にしてください。社内外に転勤のお知らせをして万一、転勤の話がなくなった場合は大混乱に陥ります。

転勤の挨拶状はいつまでには出すべきか

転勤が急に決まり挨拶状を準備することが難しいこともあるかもしれません。その場合はEメールなどでお知らせだけでも済ませ、新しい部署に着任してから遅くとも２ヶ月以内には挨拶状を送るようにしましょう。 現実では転勤が急に決まることも珍しくありません。それでもEメールだけで済まさずに後から挨拶状も送った方が感謝の気持ちも伝わります。

転勤の挨拶状を出す流れ

転勤の挨拶状は辞令が正式に出てから着任後２ヶ月以内に送るのがベストなタイミングです。挨拶状を送るための段取り自体は内示が出てから早めに進めてしまう方が良いでしょう。普段、挨拶状を出さない人にとっては慣れないこともあるかもしれません。しかし一度、流れが分かれば転勤の挨拶状を送る流れは難しくありません。流れをチェックして漏れなく対応しましょう。

テンプレート形式に沿って文面を作成

まずはテンプレート形式に沿って文面を作成しましょう。一から挨拶状の文面を起こすのは慣れていないと難しいと感じるかもしれません。しかし、挨拶状の達人なら文面のテンプレートを多数ご用意しております。

テンプレートに沿って文面をつくれば挨拶状の作成に慣れていなくても簡単に作成することができます。

送付先をリストアップする

転勤の挨拶状は大きく分けて、

取引先
仕事や業務でお世話になった方
個人的につながりのある方

に送ります。改めて挨拶をするべき方をリストアップしましょう。

また挨拶状で、面倒くさいのが宛名です。挨拶状は1種類でも宛名は名前や住所が1人1人違うため、一括で済ませることができません。そこで挨拶状の達人では、「お客様の負担をできるだけゼロにしたい」という気持ちから、宛名作業を格安でお受けいたします。ぜひご相談ください。

印刷業者に依頼する

文面と送付先リストが出来たら依頼しましょう。挨拶状の達人は様々な挨拶状を手がけためプロ集団です。

もしも不安なことがあればお気軽にご相談ください。疑問点や悩みもすぐに解決し、速やかに退職の挨拶状の印刷・送付に移ることができます。

転勤の際に挨拶状の作成と平行して行うこと

転勤のときに挨拶状の作成と並行して行うことも確認しておきましょう。去り際も社会人にふさわしい段取りで進める必要があります。

転勤までの簡単な段取りの例をご紹介します。転勤が決まったらやることもたくさんあるので改めて整理しておきましょう。

内示が出たら業務の引継ぎ

転勤する際にあなたの後任の人や取引先が困らないように引き継ぎをしっかり行う必要があります。内示が出た段階で業務の引き継ぎを少しずつはじめておきましょう。 正式な辞令がでるまでは挨拶回りやEメール、挨拶状の送付は控えてください。 余裕のある内示の段階に並行して挨拶状の手配や相談も、この段階でしておくと余裕があります。

取引先や、お世話になった方へのご挨拶

正式な辞令が出たら取引先に実際にご挨拶に回れるところには回ります。 実際に回れないところにも連絡を速やかにEメールやFAXなどで行うようにしましょう。挨拶状も辞令がでた段階で送るのが良いタイミングです。

身辺整理

デスクやロッカーなどの身辺整理もしておきましょう。

他の人やあなたの後任が気持ちよく使えるようにしておくこともマナーです。もちろん職場の備品なども整理して転勤する日までにまとめておきます。

転勤前の最後の挨拶

転勤前に送別会などがあったら最後に改めて挨拶を職場の人たちにしましょう。職場の人たちに感謝の気持ちをこめて菓子折りなどを置いていくと心象も良くなります。

転勤のときの挨拶状の内容

転勤のときに挨拶状に盛り込む内容を確認しましょう。挨拶状の文面には色々な種類がありますが、どのような文面でも盛り込んでおくべき内容があります。

挨拶状は感謝の気持ちやお礼を表現することも大切です。ただ、伝えるべき情報もしっかりと掲載しておいた方が親切です。

異動になった月日

異動する月日を挨拶状に記載しておきましょう。 Eメールなどで伝えていたとしても挨拶状でも、改めて異動になった月日は書いておくべきです。 特に事情がない限り異動する月日が書いてないと混乱のもとになります。挨拶状を受けとった人が、あなたに用があったときに移動日を参照することもあるので、漏れなく記入しましょう。

新任地

異動する新任地も書いておきましょう。挨拶状を送る人との関係はずっと続きます。新任地で何か別のご縁もあるかもしれません。 挨拶状を受けとる人と転勤後も良い関係を継続していくためにも、新任地をいれておく必要があります。 新任地を知らせておくことで転勤後にも良い縁が生まれることもありますので、漏れなく記入しましょう。

お世話になったお礼

仕事をしていく中で社内の人や取引先などでお世話になっていた方も多いと思います。挨拶状を送ることで改めてお世話になったお礼を伝えましょう。日頃の感謝の気持ちを転勤の節目にしっかりと伝えておくことで良い関係が築けます。

転勤を日頃の感謝の気持ちを伝える良い機会にしましょう。

新生活への抱負

転勤でこれまでの職場や土地に別れを告げることになり、新たな土地で仕事と生活が始まります。

あなたのこれからの新生活の抱負を前向きにもりこみましょう。人は前向きな考えに惹かれるものです。あなたを応援してくれる人を増やし、自分を鼓舞するためにも新生活への抱負を挨拶状にもりこみましょう。

新しい所属部署、住所、あなたの氏名

新しい所属部署、住所、氏名も挨拶状の中に不都合がなければ記載します。挨拶状は感謝の気持ちを伝えるだけではありません。挨拶状を受けとった人が今後も、あなたと仕事などで関わりがあるかもしれません。挨拶状を見返すだけで必要最低限の情報が分かるようにしておきましょう。挨拶状を受けとった人があなたに用があったときに連絡しやすくなります。

転勤の挨拶状を書く際の注意点

転勤に限らず挨拶状を書く際には挨拶状のルールに則って書く必要があります。普段、挨拶状を書く機会がないと意外に見落としがちなので、挨拶状を書く際のルールを整理しておきましょう。

文字の大きさの目安

挨拶状を手書きではなくワープロで打つ場合は、文字の大きさは適切なサイズにしましょう。目安としては９ポイントから11ポイント程度の間におさめると、ちょうど良い大きさになります。

句読点や段落おとしを使わない

転勤の挨拶状に限りませんが挨拶状では句読点は用いません。相手に敬意を表す手紙や挨拶状の場合、句読点は一般的に入れないようにします。もしも句読点がないと読みづらい文章なら読点を使わずに空白を使います。また段落ごとに文頭に空白を設けるのも正式な書き方ではありません。挨拶状には挨拶状の書き方があるためルールは守っておいたほうがよいでしょう。

横書きか縦書きか

転勤の挨拶状を書くときに縦書きか横書きか迷うのではないでしょうか。伝統的な書き方としては縦書きですが、最近では横書きの挨拶状も珍しくなくなってきました。横書きはアルファベットを表記しやすいなどのメリットもあります。伝統を重んじる方に挨拶状を送ることが多いなら縦書きが無難です。しかし横書きにもメリットがあるため状況に応じて決めれば良いでしょう。

転勤時の挨拶状の例

転勤時の挨拶状の文面は書き慣れていないと戸惑ってしまいます。

転勤時の挨拶状の例をご紹介します。文面例を参考に必要な部分を書き換えるだけで挨拶状の文面をつくることも可能です。ご自身にあった文面例をもとに挨拶状の原型をまずはつくってみましょう。

転勤の挨拶状の文面例1

転勤の挨拶状の文面例2

転勤の挨拶状の文面例3

転勤の挨拶状の文面例4

転勤の挨拶状の文面例5

転勤先が海外の場合の文面例

転勤先でもあなたの過去の信頼が大切になる時代

信頼や信用が大切な時代と言われています。転勤するからこそ、これまでお世話になった人達に感謝の気持ちを伝えることが大切です。

確かに、EメールやFAXなどでも業務上の異動や転勤の連絡は可能です。しかし転勤の節目のときこそ信頼を改めて築く機会と考えましょう。日頃の感謝を伝えば、新天地でも良い仕事と生活をはじめられます。もちろん日頃の仕事を通して、人間関係を築き信頼を積み上げていくことが何よりも大切です。だからといって、挨拶状は必要ないと考えるのではなく、信頼を積みあげてきた人にこそ挨拶状を節目に送ることで、これまでの信頼と実績をさらに強化にすることができます。

転勤のときにもIT時代だからこそ、はがきの挨拶状が印象に残る

確かに転職や退職に比べれば、転勤でわざわざ挨拶状を送る必要があるのだろうかと考える人もいるかもしれません。 EメールやFAXだけで済ませることもできるかもしれません。しかし転勤で今後会う機会がなくなり、感謝の気持ちを伝えられず終わってしまっては、せっかく築き上げた信頼関係にひびが入ってしまうかもしれません。 IT化で簡単に連絡ができる時代になったからこそ、はがき等で挨拶状を送ることで相手の印象に残ります。

特に伝統を重んじる取引先や年配の方には今でも、はがきの挨拶状を送ることがマナーだと考える人もいます。だからこそ転勤のお知らせを挨拶状で送ることで、Eメールよりも事務的ではなく気持ちを伝えることができます。

転勤が急に決まっても大丈夫！

ビジネスの流れが速い時代、転勤が急に言い渡されることもあります。そんなときは挨拶状を送る暇がないと考えてしまいがちです。しかし、挨拶状の達人に依頼すれば最短3日で完成！

あなたの転勤を飾るにふさわしい、挨拶状の作成のお手伝いをさせていただきます。

忙しい転勤のときだからこそお任せください

挨拶状の達人はあなたの味方です。

挨拶状の用意は慣れていないと億劫に感じてしまうかもしれません。しかし、挨拶状の達人であれば多数のテンプレートから気に入った文言を選ぶだけです。面倒な挨拶状の作業も相談いただければなんでも請け負います。転勤で引き継ぎや引っ越しなどで忙しいときだからこそ、挨拶状の達人はお客様の負担をゼロにするお手伝いをさせていただきます。何か転勤の挨拶状の文面・印刷・用紙など不安があれば、一連の挨拶状の文面作成から印刷までのコンサルティングもさせていただきますので、お気軽にご相談ください。